Областное государственное бюджетное
учреждение "Государственный архив Ульяновской области"
ИНСТРУКЦИЯ
по паспортизации ведомственных архивов
Составитель:
начальник отдела комплектования АФ ведомственных архивов Л.О.Левашина
Ульяновск
2012 год
Предисловие
В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся:
в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организацияхРоссийской академии наук– постоянно;
в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектованиягосударственных и муниципальных архивов– временно;
в федеральных органах исполнительной власти и организациях, перечень которыхустанавливается Правительством Российской Федерации– в соответствии с договоромо сроках депозитарного хранения, заключаемым с Росархивом.
Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам,коллекциям, единицам хранения.
Основой государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерацииявляется единая для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное идепозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации системарегистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающаяорганизационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поискадокументов.
Настоящая инструкция определяет организацию работы по государственному учетудокументов Архивного фонда Российской Федерации с цельюобеспечения государственного контроля за сохранностью документов Архивного фондаРоссийской Федерации на стадии ведомственного хранения документов.
Организации, осуществляющие временное и депозитарное хранениедокументов Архивного фонда Российской Федерации, ведут основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, руководствуясьтребованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использованиядокументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организацияхРоссийской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный№ 9059)
В соответствии с п.2.6. Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года №11, организации-источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря .......г. (приложения №1,2, 3 - в зависимости от состава документов, образующихся в деятельности этих организаций).
При составлении паспорта архива организации следует иметь в виду :
- организации, имеющие государственную форму собственности, заполняют его в 2-х экземплярах;
- организации, имеющие негосударственную форму собственности и хранящие только негосударственную часть Архивного фонда, составляют паспорт в 2-х экземплярах;
- организации, имеющие негосударственную форму собственности, но хранящие государственную и негосударственную части Архивного фонда, заполняют на них отдельные паспорта, каждый в 2-х экземплярах отдельно на государственную и не государственную части Архивного фонда. По одному экземпляру каждого паспорта остается в архиве.
К государственной собственности относятся архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов государственной власти Ульяновской области, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности, расположенных на территории Ульяновской области; архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности (свыше 50%).
Негосударственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, коммерческих структур, предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля негосударственной собственности.
При проведении паспортизации особое внимание следует обратить на составление паспортов организаций, имеющих государственную и негосударственную части Архивного фонда. Следует учесть, что в таких организациях к негосударственной части относятся следующие документы:
- в общественных организациях и объединениях, образовавшиеся после их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях;
- в негосударственных предприятиях и различных коммерческих структурах, образовавшиеся после их акционирования или приватизации.
В паспортах даются сведения об объеме всех, хранящихся в организации управленческих документах постоянного срока хранения и документах по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях учреждения. Сведения о количестве неописанных дел, в т.ч. находящихся в структурных подразделениях, подсчитываются по номенклатурам дел, или даются по их фактическому наличию на основании подсчета;
В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке "кому представляется" указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива.
В строке "кем представляется" адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно- правовую форму собственности (государственное унитарное предприятие, открытое или закрытое акционерное общество и т.п.) Наименование организационно - правовых форм юридических лиц должно проводиться в строгом соответствии со ст.50,66,97,107,113,116-118,120,121 Гражданского кодекса РФ.
Помимо официального адреса организации, указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории; паспорт подписывает руководитель организации, подпись заверяется печатью, указывается фамилия и телефон исполнителя; в случае безвозвратной утраты документов постоянного и долговременного сроков хранения вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя учреждения, организации, предприятия.
Перейдем к порядку заполнения конкретных форм паспорта.
1. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию(Приложение1).
Раздел 1:
- строка 101, графа 1- показывается количество фондов, хранящихся в ведомственном архиве (в основном, это один фонд данного учреждения - фондообразователя)-
- строка 101, графа 2 - степень загруженности имеющегося под ведомственный архив архивохранилища (изолированного помещения) рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить помещение (проектная вместимость) и умноженная на 100.
Раздел 2:
- строка 201, графы 1-3. Показывается количество хранящихся в ведомственном архиве и структурных подразделениях организации документов постоянного хранения по год, предшествующий двум годам текущего года (года заполнения паспорта, который в подсчет не включается). Так, в паспорте, составленном на 1 декабря 2009 года, сведения давались по 2006 год включительно. В данную строку наряду с управленческой документацией включаются похозяйственные книги сельсоветов, записи актов гражданского состояния, судебные дела (2-5 % ежегодно), документы по личному составу работников организаций, переведенные решением ЭПК на постоянное хранение. Большая часть данных документов постоянного срока хранения имеет длительный (75 лет) срок ведомственного хранения.
- строка 201, графа 7 - показывается количество дел постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении после установленного Федеральным законом "Об архивном деле в РФ" срока ведомственного хранения - в учреждениях, организациях федерального подчинения, территориальных органах федеральных служб – свыше 15 лет;
- в органах государственной власти области, прокуратурах области, города и районов города, государственных учреждениях, организациях и предприятиях областного подчинения – свыше 10 лет;
- в органах местного самоуправления, учреждениях, организациях, предприятиях городского и районного подчинения– свыше 5 лет;
- записей актов гражданского состояния – свыше 75 лет;
- в организациях и объединениях смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности – свыше 10 лет;
- строки 201, 202, графа 8 - указывается общее количество дел постоянного хранения (строка 201) и по личному составу (строка 202), образующихся в течение одного года в делопроизводстве данной организации, учреждения, предприятия
- строка 202, графы 1-3, даются сведения о документах по личному составу, находящихся на ведомственном хранении в организации. Конечная дата, дается так же как для документов постоянного срока хранения ( в 2009 году - по 2006 год). В данную строку включаются документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет): документы по личному составу сотрудников организации, нотариальные дела сельских администраций, дела граждан о приватизации жилья, личные дела безработных граждан и др.
2. Паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы (Приложение 2).
При заполнении данной формы следует помнить, что срок ведомственного хранения аудиовизуальной документации согласно архивного законодательства составляет 3 года. Паспорт (Приложения 1, 5) составляется на год отчета. Так, в паспорте на 01.12.2012 г. конечной датой в графах 3 будет 2012 год.
3. Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию (Приложение 3).
Негосударственные организации, хранящие документы НТД государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования составляют два отдельных паспорта:
- на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда РФ, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью;
- на документы, относящиеся к негосударственной части, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц. Паспорт на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда РФ, заполняется организацией по запросам архивной службы в том случае, если она заключила договор (соглашение) с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение.
В 1-ом разделе паспорта организация приводит данные о полном объеме хранящейся у нее научно- технической документации (НТД) и годах ее создания.
Порядок заполнения графы 1 раздела 1 зависит от системы учета (регистрации) научно - технической документации принятой в организации.
При поточной (валовой) системе регистрации, когда каждый графический или текстовый документ учитывается в инвентарной книге (журнале) под отдельным порядковым номером, в графе по строкам 101-104 даются суммарные сведения о количестве листов чертежей или томов текстовых документов (отчетов по темам, информационных докладов, регламентов, пояснительных записок, технических описаний), зарегистрированных под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы (лист чертежа, том).
Примеры заполнения графы 1: а) 565 листов, б) 78 томов, в) 448 листов + 30 томов
Неправильные варианты: 250 книг, 250 текста, 250, 250 графики и т. д.
При пообъектной (попроектной, покомплектной) системе регистрации проектно - конструкторской и технологической документации в графе 1 по строка 102-104 указывается суммарное количество проектов (конструкторских разработок, технологических процессов) или комплектов чертежей, составляющих отдельные части (разделы) проекта (узлы конструкторской разработки, элементы технологического процесса, марки - части), зарегистрированные в инвентарной книге под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы.
Примеры заполнения графы 1:
а) 600 проектов (разработок), б) 600 комплектов
При наличии в организации смешанной системы учета НТД в графе 1 по строкам 101-104 даются суммарные сведения по всем существующим системам учета.
Пример заполнения графы 1 а) 7200 листов + 600 комплектов + 30 проектов
Строка 105 "прочие виды" заполняется только при наличии в организации специальных видов НТД: патентной, метеорологической, геологической.
Раздел 2 паспорта архива заполняется в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение, но на момент представления паспорта эти документы продолжают храниться в организации.
В графе 1 раздела 2 в строках 202-204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных ЭПК. При отсутствии утвержденных перечней делается отметка "отсутствуют". В графе1, строках 201-205 делается прочерк (в большинстве муниципальных архивов данная графа заполняться не будет).
В пояснительной записке к паспорту следует дать количество томов или листов, которые предполагается принять на постоянное хранение (выделить в общем объеме научно- технической документации документы Архивного фонда РФ). Например, по БТИ указываются дела на здания и сооружения, имеющие историко-архитектурное или культурное значение.
При отнесении документов к Архивному фонду РФ следует руководствоваться "Основными правилами работы с научно- технической документацией в организациях и на предприятиях" М., 1991 г., Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2007.
Раздел 3 "Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД) заполняются в том случае, если в организации имеются документы на машинных носителях, оформленные в соответствии с ГОСТ 28388 - 89 "Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения", а так же функционирующие базы данных.
В разделе 4 "Управленческая документация" приводятся сведения об исполненных документах постоянного срока хранения. В разделе 5 "Кадры" указываются сведения о количестве работников архивов научно - технической (строка 501) и управленческой (строка 502) документации.
Если в организации отсутствует действующий научно - технический архив, то в строке 501 указывается фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за хранение НТД с пометкой "архива НТД нет".
В разделе "Условия хранения документов" следует подчеркнуть те показатели, которые характеризуют помещение, в котором хранятся документы отчитывающейся организации, оборудование этого хранилища и поддерживающийся в нем температурно - влажностный режим.
При заполнении сведений по форме 6 следует учесть, что республиканские архивы заполняют строки 103, 104, 107, 203, 204, 207, 301, 302, 401 - 408, муниципальные архивы - 105, 106, 107, 205, 206, 207, 301, 302, 401 - 408.
В пояснительной записке к статформе даются пояснения по всем 4 разделам. При этом не следует повторять цифры статформы без объяснений и комментариев, а дать информацию по изменившимся цифрам, указать причины их увеличения или уменьшения.
В разделах 3 и 4 (все строки), давая в графах 4 общее количество документов хранящихся в архивах, в пояснительной записке следует указать объем документов, отнесенных к Архивному фонду РФ (документы закончены делопроизводством, проведена экспертиза ценности), в графе 7 указать, сколько из данного объема включено в описи.
Кроме того, в пояснительной записке указываются сведения отдельно по каждому виду документации (управленческая, научно- техническая, кинофотофоновидеодокументация) о количестве негосударственных организаций, хранящих документы государственной части Архивного фонда РФ и объем этих документов в ед. хр. с указанием крайних дат и степени подготовленности этих документов к передаче на госхранение (отдельно по документам постоянного хранения и по личному составу).
2.3.Составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования ОГБУ "ГАУО".
Паспорта архивов организаций представляются в ОГБУ "ГАУО" к 10 ноября;
Сводная ведомость составляется к 1 декабря;
Получив паспорт архива организации, куратор обязан проверить указанные в паспорте сведения, сравнив их с данными карточки учета работы с организациями, описями дел, справками комплексных проверок.
Сотрудники ведомственных архивов составляют ведомость о состоянии хранения документов курируемых организаций по следующей форме: номер по порядку, наименование организации, наличие номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, помещения под архивохранилища, количество штатных работников, количество документов постоянного хранения, их крайние даты, количество документов по личному составу, их крайние даты, количество документов по личному составу, внесенных в описи, их крайние даты. Все особенности состояния хранения документов в организациях оговариваются в объяснительной записке: наличие типовых номенклатур дел, дел постоянного хранения, не подлежащих передаче на государственное хранение.
В сведениях о негосударственных организациях отдельно указываются данные о государственной части Архивного фонда.
На основе ведомостей, составленных кураторами организаций, начальник отдела составляет сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда РФ в организациях-источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта РФ, муниципального архива (приложение №5).
При составлении сводных сведений следует иметь в виду:
- сведения срок 107,201 не включаются в сведения строк 103-104, 203-204;
- в разделах 2,3,4 по строкам 204,302 даются сведения только о документах негосударственной части архивного фонда, т.е. документах, образовавшихся в деятельности негосударственных организаций с момента их создания или приватизации.
Сведения о документах, относящихся к государственной части Архивного фонда и хранящихся в негосударственных организациях даются в разделе 2 по строке 203, в разделе 3 по строке 301.
Раздел 5 не заполняется.
К статистическим сведениям прикладывается пояснительная записка. В пояснительной записке сведения даются отдельно по каждому виду документации (управленческая, научно-техническая, фотодокументы)
В пояснительной записке оговариваются все особенности проводимой паспортизации, проводится сравнительный анализ с данными предыдущей паспортизации.
Государственные музеи и библиотеки составляют паспорт на 1 января. Их данные в сводную ведомость не включаются. |
