Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения
Скачать 1.2 Mb.
|
VI. Контроль исполнения документов 6.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Минздравсоцразвития Пензенской области определяются Регламентом Минздравсоцразвития Пензенской области, а также Административным регламентом Минздравсоцразвития Пензенской области по исполнению государственной функции организации работы с обращениями граждан по вопросам охраны здоровья, труда и социальной защиты населения. Сроки исполнения документов могут устанавливаться также в соответствии со сроками, установленными законодательством Российской Федерации, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией Министра (другого руководителя). 6.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов. 6.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль". 6.4. Контроль исполнения обеспечивается структурными подразделениями, определенными Регламентом Минздравсоцразвития Пензенской области. 6.5. Документы, поступившие из органов государственной власти, берутся на контроль текущего исполнения работником службы ДОУ в соответствии с установленными на документах сроками исполнения и резолюциями руководителей. 6.6. Предупредительный контроль исполнения документов, направленных на исполнение в Минздравсоцразвития Пензенской области, и снятие их с контроля осуществляется в следующем порядке: 6.1. Информация-напоминание о сроках исполнения документов, указанных в пп. 5.5.1.4. настоящей Инструкции, направляется исполнителям работником службы ДОУ дважды в месяц по состоянию на 1 и 15 число; 6.6.2. Основанием для снятия с контроля документов Минздравсоцразвития Пензенской области является направление письменного ответа корреспонденту о полном исполнении поставленных вопросов и задач; 6.6.3. Исполнитель обязан представить в службу ДОУ на подпись Министру (его заместителю) проект ответа на письмо (поручение), завизированный исполнителем и курирующим заместителем Министра (начальником управления), с приложением документа, послужившего основанием для подготовки ответа. 6.7. Контроль исполнения документов строится на основе данных баз регистрации документов. VII. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и подготовку их для передачи в ГБУ «Госархив Пензенской области» в соответствии с требованиями, установленными нормативными и методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации. 7.1. Составление номенклатур дел 7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Минздравсоцразвития Пензенской области, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 7.1.2. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Положениями о Минздравсоцразвития Пензенской области и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. 7.1.3. В Минздравсоцразвития Пензенской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел (далее – сводная номенклатура). 7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с руководителем службы ДОУ, и после подписания руководителем структурного подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить её в службу ДОУ. 7.1.5. Сводная номенклатура составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи ГБУ «Госархив Пензенской области». 7.1.6. Сводная номенклатура подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией Минздравсоцразвития Пензенской области (далее - ЭК Министерства) и, после согласования экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры и архива Пензенской области (далее – ЭПК Минкультуры и архива Пензенской области), утверждается Министром. Сводная номенклатура дел проходит согласование с ЭПК Минкультуры и архива Пензенской области не реже одного раза в 5 лет. Сводная номенклатура составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Минздравсоцразвития Пензенской области. 7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры структурные подразделения Минздравсоцразвития Пензенской области получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе. 7.1.8. Сводная номенклатура печатается в 3–х экземплярах. Первый утверждённый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий – направляется в ГБУ «Госархив Пензенской области». 7.1.9. Наименованиями разделов сводной номенклатуры являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре разделы располагаются в соответствии с присвоенными цифровыми обозначениями структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области. 7.1.10. В сводную номенклатуру включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области. 7.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом: а) в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Минздравсоцразвития Пензенской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются двумя парами арабских цифр, оформленными через дефис. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Индексы, присвоенные структурным подразделениям, приведены в приложении № 13 к настоящей Инструкции. б) в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен чётко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и наименований органов и учреждений (если они не предусмотрены организационными документами конкретного (органа) учреждения). Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или наименования вида документа (протоколы, приказы и т.д.); наименование Минздравсоцразвития Пензенской области (структурного подразделения) (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, справки, информации и т.д.). Например: Документы о проведении совещаний, семинаров, конференций по вопросам организации финансирования (планы, списки, доклады, информации). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации по вопросам поставки медицинского оборудования в рамках реализации приоритетного национального проекта «Здоровье». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с ГОУ ВПО «Поволжская академия государственной службы им. Столыпина» по вопросам повышения квалификации государственных гражданских служащих. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц или органов (учреждений) в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с администрациями муниципальных районов и городских округов Пензенской области по вопросу передачи (получения) медицинского оборудования. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые планы мероприятий по пожарной безопасности. Годовые финансовые отчеты о расходах на содержание автотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. в) графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. г) в графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Минкультуры России 25.08.2010 № 558) (далее – Перечень), либо установленных соответствующими документами Минздравсоцразвития России; д) в графе 5 «Примечание» указываются реквизиты документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел; о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.); о выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др. 7.1.12. Если в течение года в Минздравсоцразвития Пензенской области возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные в утверждённой номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. 7.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 7.2. Формирование и оформление дел 7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 7.2.2. Дела формируются в Минздравсоцразвития Пензенской области децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях, осуществляющих подготовку и исполнение документов. 7.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. 7.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: а) формировать дела в строгом соответствии с утверждённой номенклатурой дел; б) помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; в) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; г) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; д) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дубликаты документов (повторные экземпляры подлинника документа, имеющего юридическую силу), черновики; е) по объёму дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов "т. 1", "т. 2" и т.д. 7.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности. Приказы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, регламенты, уставы, штатные расписания, утвержденные приказами Минздравсоцразвития Пензенской области, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.2.6. Дела Минздравсоцразвития Пензенской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области в соответствии с их функциональными и должностными обязанностями при методической помощи работника, ответственного за делопроизводство в данном структурном подразделении, и под контролем службы ДОУ. 7.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 15 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 16 к настоящей Инструкции); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 7.2.8. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной ГОСТом 17914 – 72 форме. На обложке дела указываются реквизиты, которые оформляются следующим образом: - наименование Минздравсоцразвития Пензенской области (фондообразователя) указывается полностью, в именительном падеже; - наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием Минздравсоцразвития Пензенской области; - номер (индекс) дела проставляется цифровым обозначением (индексом) дела по сводной номенклатуре дел; - заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Минкультуры и архива Пензенской области; - дата дела (тома, части). В качестве даты указывается год(ы) начала формирования и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих приказы, решения коллегии, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами; - количество листов в деле; - срок хранения дела; - архивный шифр дела. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов. На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно". Документы Минздравсоцразвития Пензенской области на постоянное хранение передаются в ГБУ «Госархив Пензенской области». На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования ГБУ «Госархив Пензенской области», шифров архива и Минздравсоцразвития Пензенской области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Наименования Минздравсоцразвития Пензенской области (фондообразователя) и его структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. 7.2.9. Для учёта документов определённых категорий постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учётом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. |
Похожие:
 | Бюджетные ассигнования Министерства здравоохранения и социального развития Ульяновской области по разделам «Социальная политика»,... |  | Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 25 апреля 2012 г. N 404н |
| Приказ Министерства здравоохранения и социального развития рк от 26. 01. 2011 №42 «Об утверждении Административного регламента Министерства... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... |
| Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... | | Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по определению... |
| Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по постановке... | | Самарской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению путевок и направлению больных в санатории Министерства... |