Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения
Скачать 1.2 Mb.
|
3.5. Подготовка и оформление записок (служебных, докладных, объяснительных) Минздравсоцразвития Пензенской области Служебные, докладные и объяснительные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой, сообщают сведения. побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. 3.5.1. Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого - либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешние докладные записки представляются руководителю вышестоящей организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника, или по заданию его непосредственного руководителя с целью повышения эффективности деятельности. Внешние докладные записки составляются на общем бланке Минздравсоцразвития Пензенской области, внутренние – на стандартном листе бумаге. 3.5.2. Служебная записка – это документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения работником или руководителем структурного подразделения Минздравсоцразвития Пензенской области на имя Министра или специалиста (руководителя) другого структурного подразделения Минздравсоцразвития Пензенской области Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. 3.5.3. Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на стандартном листе бумаге, адресуется конкретному должностному лицу и пишется лично составителем от руки. 3.5.4. Документы, перечисленные в пп. 3.5.1. – 3.5.3. имеют следующие обязательные реквизиты: 3.5.4.1. наименование организации (структурного подразделения) (реквизит 08) - автора документа. При оформлении внешних докладных записок реквизит «наименование организации» заложен в утверждённой форме общего бланка. При оформлении внутренних докладных, служебных и объяснительных записок данный реквизит оформляется в составе реквизита «подпись» (см. пп. 3.5.4.8.). 3.5.4.2. наименование вида документа (реквизит 10) – СЛУЖЕБНАЯ (ДОКЛАДНАЯ) ЗАПИСКА. Реквизит оформляют прописными буквами, полужирным шрифтом № 17 и выравнивают по центру; 3.5.4.3. дата (реквизит 11) и регистрационный номер (реквизит 12). документа. Датой докладной (служебной) записки является дата их составления и подписания. Общие правила оформления реквизита «дата» приведены в пп. 2.3.5. настоящей Инструкции. Регистрационные номера докладным (служебным запискам), адресованным Министру, либо подписанные им присваиваются в службе ДОУ Минздравсоцразвития Пензенской области. Регистрация служебных (докладных) записок, направленных заместителям Министра (начальникам управлений, структурных подразделений) руководителями и работниками структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области, осуществляется в структурных подразделениях, являющихся их авторами; 3.5.4.4. заголовок к тексту (реквизит 18). Реквизит оформляют при составлении внешних докладных записок по общим правилам, изложенным в пп. 2.3.12. настоящей Инструкции; 3.5.4.5. адресат (реквизит 15). Адресатом в служебных (докладных) записках является должностное лицо Минздравсоцразвития Пензенской области (для внутренних документов) или должностное лицо вышестоящего органа (для внешних докладных записок). Общие правила оформления реквизита «адресат» приведены в пп. 2.3.9. настоящей Инструкции; 3.5.4.6. текст (реквизит 20). Текст докладной записки состоит из двух или трёх смысловых частей: в первой излагают причины, факты, события, послужившие поводом для её написания, во второй части анализируется сложившая ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к её написанию, вторая – причины, поясняющие сложившуюся ситуацию; 3.5.4.8. подпись (реквизит 22). Общие правила оформления подписи приведены в пп. 2.3.15. настоящей Инструкции. Внутреннюю докладную (служебную) записку и объяснительную подписывает составитель, внешнюю - Министр (либо один из заместителей по его поручению). Например:
3.5.5. До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. IV. Организация документооборота и исполнения документов 4.1. Организация документооборота 4.1.1. Движение документов в Минздравсоцразвития Пензенской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки адресату образует документооборот. 4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом Минздравсоцразвития Пензенской области. 4.2. Организация доставки документов 4.2.1. Доставка документов в Минздравсоцразвития Пензенской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, а также курьерами учреждений. С помощью почтовой связи в Минздравсоцразвития Пензенской области доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных регистрируемых писем, бандеролей и мелких пакетов, телеграмм, а также печатные издания. 4.2.2. По каналам электрической связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы. 4.3. Приём, обработка и распределение поступающих документов 4.3.1. Документы, поступающие в Минздравсоцразвития Пензенской области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Министром (исполняющим обязанности Министра), его заместителями (заместителями Министра – начальниками управлений), начальниками управлений (далее – руководство) и затем доставляются исполнителям. 4.3.2. Приём и первичную обработку документов осуществляют работники службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «конфиденциально», «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. В правой нижней части лицевой стороны первой страницы полученного документа проставляется регистрационный штамп, который включает наименование органа (Минздравсоцразвития Пензенской области), дату получения и регистрационный номер. Данные о поступивших документах заносятся в электронный журнал. 4.3.3. Документы, поступившие в Минздравсоцразвития Пензенской области подлежат предварительному рассмотрению в службе ДОУ с целью перераспределения их на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения либо работникам структурных подразделений, запрашивающих данный документ. 4.3.4. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Минздравсоцразвития Пензенской области распределения обязанностей между руководством, структурными подразделениями Минздравсоцразвития Пензенской области. 4.3.5. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям либо их руководителям, а также содержащие ответ на ранее направленный запрос Минздравсоцразвития Пензенской области (имеющие заполненный реквизит «ссылка на номер и дату документа»). 4.3.6. Для рассмотрения Министру (исполняющему его обязанности) направляются следующие документы, поступившие в Минздравсоцразвития Пензенской области: 4.3.6.1. с личными резолюциями Губернатора Пензенской области, Вице–губернатора Пензенской области, Руководителя аппарата Губернатора и Правительства Пензенской области, Председателя Правительства Пензенской области, курирующего заместителя Председателя Правительства Пензенской области; 4.3.6.2. правовые акты Минздравсоцразвития Российской Федерации, Правительства Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области; 4.3.6.3. протесты, представления и требования прокуратуры Пензенской области; 4.3.6.4. экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области; 4.3.6.5. частные определения судебных органов; 4.3.6.6. отдельные документы иных органов и учреждений, содержащие вопросы, относящиеся к исключительной компетенции Министра; 4.3.6.7. документы, содержащие особые поручения и (или) подписанные: а) руководителями федеральных органов исполнительной власти; б) Полномочным представителем Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе; в) Председателем Законодательного Собрания Пензенской области; г) Главным федеральным инспектором по Пензенской области; д) прокурором Пензенской области (его заместителями). Документы, поступившие в Минздравсоцразвития Пензенской области (за исключением перечисленных в 4.3.7. настоящей Инструкции), направляются на рассмотрение Министру (исполняющему его обязанности) службой ДОУ в день поступления до 17.00 (требующие срочного исполнения – незамедлительно после регистрации, но не позднее одного часа после их получения). 4.3.7. Правовые акты федеральных органов государственной власти и лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации (федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы и указания Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации и т.п.), а также правовые акты органов государственной власти и лиц, замещающих государственные должности Пензенской области (Законы Пензенской области, постановления Законодательного Собрания Пензенской области, постановления и распоряжения Губернатора Пензенской области, постановления и распоряжения Правительства Пензенской области и т.п.), адресованные в Минздравсоцразвития Пензенской области, после регистрации в службе ДОУ передаются в отдел юридической работы Минздравсоцразвития Пензенской области. Дальнейший порядок рассмотрения указанных правовых актов определён действующим Регламентом Минздравсоцразвития Пензенской области. 4.3.8. Копии экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пензенской области, протестов и представлений Прокуратуры Пензенской области после рассмотрения их Министром (исполняющим его обязанности), независимо от наложенной резолюции, в течение одного рабочего дня передаются службой ДОУ в отдел юридической работы Минздравсоцразвития Пензенской области. 4.3.9. Документы, адресованные в Минздравсоцразвития Пензенской области иными органами, учреждениями и другими должностными лицами, как правило, направляются для рассмотрения заместителям Министра, начальникам управлений по направлениям их деятельности. 4.3.10. Рассмотренные руководством в срок не позднее 1 рабочего дня документы возвращаются в службу ДОУ, где в электронный журнал заносится содержание резолюции (резолюций), а документы передаются на исполнение. Подлинники документов, перечисленных в пп. 4.3.6. с резолюциями руководства хранятся в службе ДОУ. В структурные подразделения и должностным лицам для исполнения передаются копии документов с резолюцией (ями). Правовые акты, перечисленные в п. 4.3.7. настоящей Инструкции, после наложения резолюции и выдачи копий исполнителям передаются службой ДОУ в отдел юридической работы для дальнейшей работы с ними и хранения. Подлинники иных документов передаются исполнителям в соответствии с резолюцией для исполнения, подготовки ответа (при необходимости) и дальнейшего хранения в соответствии с утверждённой номенклатурой дел Минздравсоцразвития Пензенской области. 4.3.11. Поступившие телеграммы принимаются под личную роспись работниками службы ДОУ с проставлением даты и времени приёма, регистрируются в порядке, установленном в разделе Y настоящей Инструкции, а затем передаются на рассмотрение руководству для наложения резолюции и дальнейшего исполнения. 4.3.12. Текст поступившей телефонограммы записывается работником Минздравсоцразвития Пензенской области, работающим в приёмной Министра, в специальном журнале и оперативно (в течение 1 часа с момента получения) передаётся на резолюцию Министру (исполняющему его обязанности), либо должностному лицу, которому она адресована. После наложения резолюции содержание телефонограммы под роспись доводится работником, работающим в приёмной Министра, до исполнителя. 4.3.13. При передаче и приёме документов по каналам факсимильной связи соблюдаются следующие требования: 4.3.13.1. объём передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на листе бумаги формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; 4.3.13.2. ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ и передавшего его, и руководителя соответствующего структурного подразделения; 4.3.13.3. запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; 4.3.13.4. документ, переданный по каналам факсимильной связи с отметкой о времени его отправки хранится у исполнителя; 4.3.13.5. поступившие по каналам факсимильной связи телефонограммы регистрируются в службе ДОУ в порядке, установленном разделом Y настоящей Инструкции; 4.3.13.6. поступившие в ответ на запрос Минздравсоцразвития Пензенской области (письменный, устный, электронный) факсограммы передаются непосредственным исполнителям в день их приёма без регистрации путём передачи через папку структурного подразделения, имеющуюся в службе ДОУ; 4.3.13.7. факсограммы, поступившие в Минздравсоцразвития Пензенской области на имя его руководителя для срочного исполнения, регистрируются и передаются оперативно (не позднее 1 часа с момента получения) Министру (в его отсутствие – любому заместителю Министра) для наложения резолюции. Копия факсограммы без резолюции оперативно (не позднее 1 часа с момента получения) передаётся в соответствующее структурное подразделение под личную подпись любого из работников. Поступивший в дальнейшем за факсограммой подлинник документа регистрируется и приобщается к полученной ранее факсограмме без получения дополнительной резолюции; 4.3.13.8. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями. 4.3.14. Работник службы ДОУ дважды в день осуществляет приём документов, поступающих в электронном виде на официальный адрес Минздравсоцразвития Пензенской области и адресованных Министру. Документы проходят приём, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям в порядке, установленном для документов, поступивших на бумажном носителе с проставлением отметки «Получено по электронной почте». Приём и регистрация документов, поступивших на имя других адресатов - работников Минздравсоцразвития Пензенской области, подлежат рассмотрению и регистрации в структурных подразделениях. |
Похожие:
 | Бюджетные ассигнования Министерства здравоохранения и социального развития Ульяновской области по разделам «Социальная политика»,... |  | Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 25 апреля 2012 г. N 404н |
| Приказ Министерства здравоохранения и социального развития рк от 26. 01. 2011 №42 «Об утверждении Административного регламента Министерства... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... |
| Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... | | Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по определению... |
| Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по постановке... | | Самарской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению путевок и направлению больных в санатории Министерства... |