Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения
Скачать 1.2 Mb.
|
| Если документ отправляют в несколько однородных организаций, или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно. Например:
При таком адресовании документа к нему прилагается список (реестр) рассылки по форме приведённой в приложении № 4 к настоящей Инструкции. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса на документах, конвертах и др. почтовых отправлениях указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: 1. наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц); 2. название улицы, номер дома (номер квартиры – для физических лиц); 3. название населенного пункта (города, поселка и т.п.); 4. название области, края, автономного округа (области), республики; 5. страна (для международных отправлений); 6. почтовый индекс. Например: ул. Пушкина, д. 163, г. Пенза, 440018. При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес. Например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например:
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после неё. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресами не указываются. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых общеизвестным корреспондентам: Например:
2.3.10. Гриф утверждения документа (реквизит 16). Документы Минздравсоцразвития Пензенской области, указанные в приложении № 5 к настоящей Инструкции, подлежат обязательному утверждению. Документ утверждается Министром (или иным должностным лицом – руководителем), либо специально издаваемым распорядительным документом (приказом). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на расстоянии 80 мм от левой границы текстового поля первого листа документа, все элементы реквизита центрируются относительно самой длинной строки (максимальная длина строки 90 мм). Гриф утверждения оформляется следующим образом:
При наличии двух грифов утверждения их располагают на одном уровне по горизонтали, при этом самая длинная строка одного реквизита не должна превышать середины текстового поля (85 мм). Например:
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЁН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Например:
2.3.11. Резолюция (реквизит 17). В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Если в резолюции по исполнению поручений, содержащихся в распорядительных документах, приказах, протоколах заседаний, письмах (поручениях), обращениях граждан указано несколько должностных лиц (работников) и не определено лицо, отвечающее за его «свод» (обобщение), то лицо, указанное в поручении первым, является основным исполнителем поручения. Основной исполнитель: а) организует работу по исполнению документа; б) осуществляет «свод (обобщение)» всей информации Минздравсоцразвития Пензенской области по исполнению документа; в) несёт персональную ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего структурного подразделения Минздравсоцразвития Пензенской области, в течение первой половины срока, отведённого для исполнения поручения. Основной исполнитель имеет право: а) изменять срок исполнения документа в сторону его уменьшения. При этом установленный им срок должен быть в обязательном порядке доведён до сведения соисполнителей; б) определять срок представления информации от соисполнителей (который в обязательном порядке доводит до соисполнителей); в) определять порядок согласования подготовки итогового документа; г) проводить согласительные совещания (при необходимости). На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюции Министром оформляются, как правило, на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, либо на контрольно-регистрационной карточке, прилагаемой к документу. Другими должностными лицами Минздравсоцразвития Пензенской области резолюция оформляется от руки на свободном от текста месте документа. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. 2.3.12. Заголовок к тексту документа (реквизит 18). Заголовок к тексту обязателен для каждого вида документа. Он должен быть кратким и точно передавать содержание текста. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: Например: «о чем?» (о ком?») П Р И К А З Об утверждении штатного расписания "чего?" ("кого?") ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного бухгалтера Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О проведении инвентаризации». К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы (регистрационно-контрольная карточка, электронная база данных, журнал (книга)). 2.3.13. Отметка о контроле (реквизит 19) обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах. В Минздравсоцразвития Пензенской области отметка о контроле проставляется специалистом службы ДОУ на первом листе документа на свободном от информации месте его правого верхнего поля. В отдельном случае отметку о контроле в виде обозначения «К» собственноручно проставляет должностное лицо, наложившее резолюцию на документе. 2.3.14. Отметка о наличии приложений (реквизит 21). К служебному письму отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Отступив от текста два межстрочных интервала (тройное нажатие клавиши «Enter»), от левой границы текстового поля документа с прописной буквы печатается слово «Приложение» (всегда в единственном числе), после которого проставляется двоеточие. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте или нет: Приложение: в 2 экз. или
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложения к приказам оформляются по правилам, установленным в разделе 3.2. настоящей Инструкции. 2.3.15. Подпись (реквизит 22). 2.3.15.1. В состав реквизита «подпись» в документе, оформленном на бланке Минздравсоцразвития Пензенской области, входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2.3.15.2. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» размещается с пробелом между инициалами и фамилией на уровне последней строки наименования должности. При единоличном подписании документа выравнивание последней буквы фамилии осуществляется по правой границе текстового поля. Например:
При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При этом: - наименования должностей лиц, подписывающих документ, отделяют друг от друга удвоенным межстрочным интервалом (тройное нажатие клавиши «Enter»); - выравнивание первой буквы наименования должностей (при их написании в одну строку) осуществляется по левой границе текстового поля; - в расшифровке подписи выравнивание производится по первой букве инициалов в фамилии с самым большим количеством буквенных знаков. При этом, последняя буква этой фамилии, выравнивается по правой границе текстового поля. Например:
При указании в многострочном реквизите «Подпись» расшифровки должности в первой строке указывается наименование должности, во второй и последующих - наименование структурного подразделения. Максимальная длина строки при написании расшифровки должности не должна превышать 85 мм. При этом все строки располагаются от левой границы текстового поля документа. Например:
2.3.15.3. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. 2.3.15.4. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, либо представляющими разные органы (например, в совместно подготовленных служебных письмах), подписи располагают на одном уровне.
2.3.15.5. При оформлении документов не на утверждённых бланках Минздравсоцразвития Пензенской области в состав реквизита «подпись» входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ с указанием наименования организации (структурного подразделения), личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Бюджетные ассигнования Министерства здравоохранения и социального развития Ульяновской области по разделам «Социальная политика»,... |  | Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 25 апреля 2012 г. N 404н |
| Приказ Министерства здравоохранения и социального развития рк от 26. 01. 2011 №42 «Об утверждении Административного регламента Министерства... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... |
| Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... | | Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по определению... |
| Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по постановке... | | Самарской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению путевок и направлению больных в санатории Министерства... |