Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения
Скачать 1.2 Mb.
|
2.4. Подготовка текстов документов Минздравсоцразвития Пензенской области 2.4.1. Настоящий раздел Инструкции устанавливает требования к оформлению обязательного реквизита документов Минздравсоцразвития Пензенской области «Текст документа» (реквизит 20). Текст документа отражает основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение. 2.4.2. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, оформленный в кавычках. 2.4.3. В распорядительных документах Минздравсоцразвития Пензенской области (приказы, распоряжения), действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах (служебные, докладные записки и т.п.), адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов (коллегия, совет) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). 2.4.4. В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. 2.4.5. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или в виде сочетания этих структур. 2.4.6. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.п. 2.4.7. Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы имеют заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. 2.4.8. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце. 2.4.9. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные правовые акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс (номер), заголовок. Например: В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» и постановлением Правительства Российской Федерации от 17.05.2002 № 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей»…. Во второй (заключительной) части излагаются решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). 2.4.10. Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определённым признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах. Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной их характеристики. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например, структурное подразделение, место работы. Заполненная анкета является примером структурированного проставления текста документа. Например, в Минздравсоцразвития Пензенской области по данной форме составляются тексты приказов «О присвоении звания «Ветеран труда», «О присвоении (подтверждении) квалификационных категорий», отдельные виды приказов по личному составу, а также учётные формы кадровой службы и пр. 2.4.11. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура Минзравсоцразвиия Пензенской области, штатное расписание, план работы, сметы расходов, перечень мероприятий и т.п.). Слева над таблицей размещают слово «Т а б л и ц а», выделенное разрядкой, после которого приводят номер таблицы (если она не одна). Точку после номера таблицы не ставят. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы, горизонтальный – строки. Обобщённые наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки (головка таблицы), а наименования объектов – заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).
Графы таблицы должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера продолжаются (должны быть напечатаны только номера этих граф). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Точки в заголовках и подзаголовках не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 2.14.13. Тексты каждого из организационно-распорядительных документов имеют свои особенности: 2.4.13.1. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. 2.4.13.2 Текст доверенности фиксирует факт предоставления права совершения каких-либо действий от лица Минздравсоцразвития Пензенской области (доверителя). 2.4.13.3. Текст служебных писем (далее – письмо) формируется в зависимости от содержания и назначения. Письма, как вид документов, могут быть инструктивные, гарантийные, информационные письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения и др. Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться к одному адресату одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. В деловой переписке принята форма изложения от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес", «напоминаем о необходимости…»), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Возможно использование также формы изложения от третьего лица единственного числа (Минздравсоцразвития Пензенской области возражает против внесённого предложения…(на замечания оппонента), "Минздравсоцразвития Пензенской области сообщает (что?) решение суда… или (о чем?) о результатах рассмотрения…"). Изложение текста от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым") возможно в двух случаях: - письмо оформляется на должностном бланке (в Минздравсоцразвития Пензенской области отсутствует); - письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда требуется изложение сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др. Простое письмо может состоять из двух частей: первая часть – обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; и вторая часть (заключение) – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц. Сложное письмо составляют по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, её анализа, аргументации, оценки, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: - вступление; - основное содержание; - заключение. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатация факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы, в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительные письма), сообщаем (информационные письма). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением, ….. 2.4.14. Тексты документов должны быть написаны официально-деловым стилем, которым обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: - нейтральный тон изложения; - точность и ясность изложения; - лаконичность и краткость текста. Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределённым значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например: До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания. или: Протокол не отражает намерений договаривающихся сторон. Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например: - Установлено, что в период….. - В соответствии с ….. - В целях ….. - Считаем целесообразным… В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено», не «Вы предлагаете», а «Вами предложено». В целях сжатия текста в деловой переписке могут использоваться: - общепринятые сокращения (т.е.; и т.д.(и т.п.); и др.(и пр.);обл.); - названия учреждений предприятий (РАМН, БТИ и др., которые пишутся заглавными буквами без точек и состоят из начальных букв; - общепринятые нарицательные имена существительные (вуз; втуз и т.п., которые пишут строчными буквами); - сокращения – усечения (спецназ, спецодежда и т.п.); - названия учёной степени, должности, профессии перед фамилией (адм., акад., доц., д-р, проф., мл., зам., которые пишут сокращенно через точку или дефис без промежутков); - ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста с указанием номера, главы (гл., п., пп., рис., разд., см., л.; - обозначение единиц скорости (м/с; км/час - пишут через косую черту без промежутков между буквами и без точек в конце); - инициалы (пишут прописными буквами через точку без промежутков между ними). Рекомендуется не делать промежутков после сокращенных слов с точкой, так как эта точка не означает законченной мысли. Сокращения, применяемые с цифрами во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты. 2.4.15. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, в т.ч. составления их текстов дополнительно изложены в разделе III настоящей Инструкции. III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 3.1. Подготовка и оформление положений, правил, инструкций Минздравсоцразвития Пензенской области 3.1.1. Организационная деятельность Минздравсоцразвития Пензенской области фиксируется в документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус, компетенцию, структуру, функциональное содержание исполнительного органа в целом, его структурных подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты (далее – организационные документы). К организационным документам относятся – Положение о Минздравсоцразвития Пензенской области, положения о его структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах (положение о коллегии, о совете и т.п.), регламенты работы (Минздравсоцразвития Пензенской области, коллегиальных и совещательных органов; Служебный распорядок); инструкции по отдельным видам деятельности (инструкция по делопроизводству; инструкция по технике безопасности; инструкция ответственного дежурного по Минздравсоцразвития Пензенской области и т.п.), должностные регламенты государственных гражданских служащих, правила поведения государственного гражданского служащего и т.п. Организационные документы обязательны для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области. 3.1.2. Положение принимается в том случае, если в нём устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Минздравсоцразвития Пензенской области. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений актов. 3.1.3. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные акты, утверждаемые Министром. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путём издания распорядительного документа (приказа) об их утверждении, либо оформления протокола коллегиального органа. 3.1.4. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Минздравсоцразвития Пензенской области. 3.1.5. В Минздравсоцразвития Пензенской области гриф утверждения используется для утверждения внутренних организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные регламенты, график отпусков и т.п.). Приказом утверждаются документы, имеющие статус локального нормативного правового акта (положения о постоянно действующих комиссиях, советах, Регламент Минздравсоцразвития Пензенской области, Инструкция по делопроизводству и т.п.); 3.1.6. Текст проекта организационного документа (положения, правил, инструкции и т.п.) печатается на стандартном листе формата А-4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста-эксперта). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационного документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. 3.1.7. Внутреннее согласование организационных документов (реквизит «виза согласования»), перечисленных в п. 3.1.1. настоящей Инструкции с оформлением реквизита «Гриф утверждения», проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, и хранится у разработчика документа. Например:
3.1.8. При согласовании документа несколькими лицами их визы оформляются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При согласовании документа несколькими лицами равных должностей, визы согласования располагают на одно уровне. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Бюджетные ассигнования Министерства здравоохранения и социального развития Ульяновской области по разделам «Социальная политика»,... |  | Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 25 апреля 2012 г. N 404н |
| Приказ Министерства здравоохранения и социального развития рк от 26. 01. 2011 №42 «Об утверждении Административного регламента Министерства... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... |
| Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... | | Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по определению... |
| Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по постановке... | | Самарской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению путевок и направлению больных в санатории Министерства... |