Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения
Скачать 1.2 Mb.
|
4.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 4.4.1. Документы, отправляемые Минздравсоцразвития Пензенской области, передаются почтовой, электрической связью, выдаются по реестрам под роспись представителям органов и учреждений системы здравоохранения и социальной защиты населения г. Пензы и Пензенской области, а также доставляются курьером в Правительство Пензенской области. 4.4.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ Минздравсоцразвития Пензенской области в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи». 4.4.3. С помощью средств электрической связи осуществляется передача: 4.4.3.1. поздравительных телеграмм – отделом организационной работы и контроля Минздравсоцразвития Пензенской области; 4.4.3.2. факсограмм – работниками структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области со своих рабочих мест (при наличии соответствующих передающих устройств) либо по факсу, установленному в службе ДОУ; 4.4.3.3. телефонограмм и электронных документов – работниками структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области со своих рабочих мест. 4.4.4. Необходимость досылки адресату документа, направленного по каналам электрической связи, на бумажном носителе определяется руководителем структурного подразделения – исполнителя документа, о чём делается соответствующая отметка на бумажной копии документа, хранящегося в службе ДОУ. 4.4.5. Подписанные и зарегистрированные документы передаются исполнителями в службу ДОУ для отправки полностью оформленными, с указанием почтового адреса в реквизите адресат, или с приложением реестра рассылки документа (при наличии более 4-х адресатов). 4.4.6. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. 4.5. Порядок прохождения внутренних документов 4.5.1. Прохождение внутренних документов (приказов, служебных и докладных записок) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 4.5.2. Порядок подготовки, оформления и согласования приказов установлен в п. 3.2. настоящей Инструкции. 4.5.3. Исполнители передают оформленные в установленном порядке документы в службу ДОУ в рабочие дни до 15.00 для представления на подпись Министру (исполняющему обязанности). 4.5.4. Оформленные документы на подпись заместителям Министра, заместителям Министра - начальникам управлений, начальникам управлений Минздравсоцразвития Пензенской области передаются исполнителями через службу ДОУ Минздравсоцразвития Пензенской области в рабочие дни до 16.00. 4.5.5. Регистрация служебных (докладных) записок, подготовленных на имя Министра структурным подразделением, являющимся автором служебной (докладной) записки (далее – автор), после наложения им резолюции осуществляется в службе ДОУ. После регистрации работником службы ДОУ подлинник документа под роспись передаётся автору для организации дальнейшей работы с ней в соответствии с резолюцией Министра. Копии служебных (докладных) записок хранятся в службе ДОУ. 4.5.6. Передача служебных (докладных) записок (в том числе по резолюции Министра) между структурными подразделениями Минздравсоцразвития Пензенской области осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в соответствии с наложенной резолюцией с отметкой в реестре выдачи либо росписью на экземпляре автора. 4.5.7. Контроль за исполнением поручений Министра по служебной (докладной) записке в соответствии с резолюцией осуществляет автор. После исполнения всех поручений Министра по документу в соответствии с резолюцией автор осуществляет отметку об исполнении в карточке регистрации, хранящейся в службе ДОУ. 4.5.8. Исполненные реестры рассылки (выдачи) хранятся у автора документа вместе с полученной в службе ДОУ его копией. 4.6. Работа исполнителей с документами 4.6.1. Исполнение документа предусматривает: - сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) Министром, его заместителями, начальниками управлений и отделов Минздравсоцразвития Пензенской области, подготовку к пересылке адресату. Работник Минздравсоцразвития Пензенской области, ответственный за исполнение, определяет необходимое количество экземпляров документа, передает его на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит реестр рассылки (выдачи). Количество экземпляров документов определяется исходя из: - количества лиц и учреждений его исполняющих - для приказов, протоколов; - количества адресатов и одного дополнительного (для хранения в службе ДОУ) - для служебных писем. 4.6.2. В случае исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах, протоколах, письмах и т.п., без составления документов по исполнению в письменной форме, работник Минздравсоцразвития Пензенской области, ответственный за исполнение документа, делает необходимые отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки должны размещаться на свободных от текста местах датироваться и подписываться. Отметки о промежуточном ответе и окончательном исполнении документа проставляются исполнителем в службе ДОУ в регистрационно-контрольной карточке утверждённого образца. V. Регистрация документов 5.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 5.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, а также адресата. 5.4. В Минздравсоцразвития Пензенской области применяется смешанный способ регистрации поступающих, внутренних и отправляемых документов - в службе ДОУ, а также по месту исполнения и создания документов. 5.5. В отдельных регистрационных массивах регистрируются: 5.5.1. в службе ДОУ Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся (за исключением документов, перечисленных в пп. 5.5.1.3., 5.5.1.5.) следующие документы: 5.5.1.1. приказы по основной деятельности; 5.5.1.2. приказы по оперативной деятельности, касающиеся административно-хозяйственной деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области; 5.5.1.3. судебные документы (исковые заявления, судебные решения, определения, повестки и т.п.); 5.5.1.4. документы, поступившие из органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, Пензенской области, других субъектов Российской Федерации (в том числе от Полномочного представителя Президента Российской Федерации, министерств, агентств, служб, управлений, департаментов, органов прокуратуры и т.п.); 5.5.1.5. документы, поступившие из иных органов, учреждений, организаций (за исключением указанных в пп. 5.5.2.3., 5.5.2.6., 5.5.3.2., 5.5.4.1., 5.5.9.2.); 5.5.1.6. обращения граждан (за исключением перечисленных в пп. 5.5.5. – 5.5.8. настоящей Инструкции; 5.5.1.7. договоры (контракты), соглашения (за исключением перечисленных в пп. 5.5.2.4., 5.5.4.2. – 5.5.4.4., 5.5.9.1., 5.5.10. настоящей Инструкции); 5.5.2. в отделе кадров государственной службы Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся следующие документы: 5.5.2.1. приказы по личному составу; 5.5.2.2. приказы по оперативной деятельности, касающиеся работников Минздравсоцразвития Пензенской области и руководителей государственных учреждений, подведомственных Минздравсоцразвития Пензенской области; 5.5.2.3. документы по вопросам награждения работников органов и учреждений здравоохранения и социальной защиты населения Пензенской области (входящие и исходящие); 5.5.2.4. служебные контракты, трудовые договоры, дополнительные соглашения, а также договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, заключаемые с работниками Минздравсоцразвития Пензенской области; 5.5.2.5. командировочные удостоверения; 5.5.2.6. заявления и справки по кадровым вопросам; 5.5.3. в отделе лицензирования медицинской и фармацевтической деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся: 5.5.3.1. приказы: - о предоставлении лицензий на осуществление лицензируемых видов деятельности; - о переоформлении документов, подтверждающих наличие лицензий на осуществление лицензируемых видов деятельности; - об отказе в предоставлении лицензий на осуществление лицензируемых видов деятельности; - о проведении проверок возможности выполнения соискателями лицензий лицензионных требований и условий при осуществлении лицензируемых видов деятельности; - о проведении плановых (внеплановых) проверок соблюдения лицензиатами лицензионных требований и условий при осуществлении лицензируемых видов деятельности; 5.5.3.2. документы от соискателей лицензий и лицензиатов, поступившие в адрес Минздравсоцразвития Пензенской области, как лицензирующего органа; 5.5.4. в отделе профессиональной подготовки кадров отрасли Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся документы: 5.5.4.1. поступившие в адрес Минздравсоцразвития Пензенской области по вопросам направления на повышение квалификации (профессиональную переподготовку) специалистов, работающих в учреждениях здравоохранения Пензенской области и имеющих медицинское образование; 5.5.4.2. договора об организации профессионального обучения в клинической ординатуре; 5.5.4.3. договора об организации одногодичной специализации (интернатуры); 5.5.4.4. договора об организации целевой подготовки специалиста (в высшем медицинском учебном заведении); 5.5.5. в отделе социальных гарантий и работы с инвалидами Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся документы, поступившие от граждан Российской Федерации, постоянно проживающих на территории Пензенской области, о выдаче правоустанавливающих документов на получение мер социальной поддержки; 5.5.6. в отделе стандартизации, нормативного регулирования здравоохранения и развития высокотехнологичной медицинской помощи Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся документы, поступившие от граждан Российской Федерации в возрасте 18 лет включительно и старше, постоянно проживающих на территории Пензенской области, или их доверенных лиц, касающиеся направления в медицинские учреждения на оказание высокотехнологичной медицинской помощи; 5.5.7. в отделе развития медицинской помощи детям, службы родовспоможения и демографии Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся: 5.5.7.1. документы от граждан Российской Федерации в возрасте до 18 лет, постоянно проживающих на территории Пензенской области, или их законных представителей, касающиеся направления в медицинские учреждения на оказание высокотехнологичной и специализированной медицинской помощи, а также направления детей на долечивание в санатории Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации; 5.5.7.2. документы от граждан Российской Федерации (женщин) в возрасте 18 лет включительно и старше, постоянно проживающих на территории Пензенской области, или их законных представителей, касающиеся направления в медицинские учреждения на оказание высокотехнологичной и специализированной медицинской помощи; 5.5.8. в отделе организации медицинской помощи и развития здравоохранения Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся документы, поступившие от граждан Российской Федерации в возрасте 18 лет включительно и старше, постоянно проживающих на территории Пензенской области, или их доверенных лиц, касающиеся: 5.5.8.1. направления в медицинские учреждения на оказание специализированной медицинской помощи; 5.5.8.2. направления на санаторно-курортное лечение лиц, подвергшихся воздействию радиации; 5.5.8.3. направления в межведомственный экспертный совет по установлению причинной связи заболеваний, инвалидности и смерти граждан, подвергшихся воздействию радиационных факторов; 5.5.9. в отделе бухгалтерского учёта Минздравсоцразвития Пензенской области осуществляется регистрация и хранение: 5.5.9.1. договоров (контрактов), соглашений, плательщиком по которым выступает Минздравсоцразвития Пензенской области; 5.5.9.2. первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности; 5.5.10. в отделе финансирования, организации государственных закупок и регистрации договоров Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются и хранятся договора на выполнение работ (оказание услуг, приобретение товаров) для нужд государственных учреждений, подведомственных Минздравсоцразвития Пензенской области; 5.6. Протоколы и решения коллегиальных органов (коллегии, комиссии, рабочие группы и т.п.) регистрируются и хранятся их секретарями. 5.7. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам электронной почты, регистрируются в структурных подразделениях, осуществляющих их приём и передачу. 5.8. Информационные письма, присланные в ответ на запросы Минздравсоцразвития Пензенской области регистрируются в структурных подразделениях, являвшихся инициаторами запросов в соответствии с выполняемыми ими функциями. 5.9. Перечень нерегистрируемых документов приведён в приложении № 10 к настоящей Инструкции; 5.10. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах установленного образца: - в структурных подразделениях Минздравсоцразвития Пензенской области – журналах по формам, приведённым в приложении № 11 к настоящей Инструкции; - в службе ДОУ и отделе лицензирования медицинской и фармацевтической деятельности (приказы) с использованием программного продукта «LOTUS». Правила заполнения граф регистрационной формы приведены в приложении № 12 к настоящей Инструкции; 5.11. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, дополняется буквенным индексом: 5.11.1. документы, указанные в пп. 5.5.1.4., имеют в составе регистрационного номера букву «в», проставляемую через дефис после присвоенного номера в регистрационном массиве в пределах календарного года; 5.11.2. документы, указанные в пп. 5.5.1.5. настоящей Инструкции, имеют в составе регистрационный номер, присвоенный в регистрационном массиве в пределах календарного года, без буквенного индекса; 5.11.3. документы, полученные из судебных органов, имеют в составе регистрационного номера букву «ю», проставляемую через дефис после присвоенного номера в регистрационном массиве в пределах календарного года; 5.11.4. ходатайства подведомственных учреждений и иных организаций о направлении специалистов на повышение квалификации и награждении имеют в составе регистрационного номера номер структурного подразделения по номенклатуре дел, проставляемый через дефис после присвоенного номера в регистрационном массиве в пределах календарного года; 5.11.5. направления на консультации и лечение за пределы Пензенской области граждан 18 лет и старше имеют в составе регистрационного номера буквенное сочетание «нв», проставляемое через дефис после присвоенного номера в регистрационном массиве в переделах календарного года; 5.11.6. направления на консультации и лечение за пределы Пензенской области граждан в возрасте до 18 лет имеют в составе регистрационного номера буквенное сочетание «нд», проставляемое через дефис после присвоенного номера в регистрационном массиве в пределах календарного года; 5.11.7 документы по вопросам награждения работников органов и учреждений здравоохранения и социальной защиты населения Пензенской области имеют в составе регистрационного номера буквенное сочетание «ок», проставляемое через дефис после присвоенного номера в регистрационном массиве в пределах календарного года; 5.11.8. договорам и соглашениям присваиваются регистрационные номера (индексы) в соответствии с требованиями Регламента Минздравсоцразвития Пензенской области; 5.11.9. исходящие документы (за исключением документов о направлении граждан (документов) на медицинские консультации и лечение), носящие инициативный характер, имеют в составе регистрационного индекса только номер, присвоенный в регистрационном массиве в пределах календарного года; 5.11.10. исходящие документы (за исключением документов о направлении граждан (документов) на медицинские консультации и лечение), содержащие ответ на запрос, имеют в составе регистрационного индекса в регистрационном массиве в пределах календарного года, дополнительно номер, присвоенный при регистрации запросу, проставляемый через косую черту; 5.12. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав обязательных реквизитов регистрации и формы регистрации (приложение № 11 к настоящей Инструкции): 5.12.1. входящие документы: - адресант (наименование организации, корреспондент); - вид документа; - дата документа; - номер документа; - дата поступления (регистрации); - входящий номер документа; - наименование текста (краткое содержание – переносится с заголовка); - сведения о переадресации документа (внешняя переадресация); - количество листов основного документа; - количество приложений; - общее количество листов приложений; - должность (фамилия) лица, рассмотревшего документ; - указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, дата); - должность, фамилия и инициалы исполнителя и его роспись в получении документа; - внутренняя переадресация документов по исполнителям; - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - индекс дела; 5.12.2. исходящие документы: - адресат (наименование организации, физического лица); - дата регистрации документа; - номер документа; - ссылка на исходящий номер и дату документа; - наименование текста (краткое содержание – переносится с заголовка); - количество листов основного документа; - количество приложений; - общее количество листов приложений; - отметка о конфиденциальности; - должность (фамилия) лица, подписавшего документ; - должность, фамилия и инициалы исполнителя; - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - индекс дела; 5.12.3. внутренние документы: - вид документа (размещение данного реквизита возможно на обложке регистрационной формы); - дата документа; - номер документа; - наименование текста (краткое содержание – переносится с заголовка); - количество листов основного документа; - количество приложений; - общее количество листов приложений; - срок исполнения документа; - должность (фамилия) лица, подписавшего документ; - должность, фамилия и инициалы исполнителя; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - индекс дела. 5.13. Для отправки документов исполнители передают в службу ДОУ подписанный подлинник документа и необходимое количество заверенных в установленном порядке его копий, а также подписанный исполнителем реестр рассылки к документам с количеством адресатов более 4-х. Реестр рассылки в подведомственные Минздравсоцразвития Пензенской области учреждения содержит сведения о полном их наименовании в соответствии с действующим Уставом учреждения. Реестр рассылки в иные органы и учреждения содержит почтовый индекс, адрес и их полное наименование. Для отправки документа физическому лицу в реквизите «адресат» указывается почтовый адрес, фамилия и инициалы лица, кому направляется документ. 5.14. Приём документов для отправки службой ДОУ осуществляется ежедневно, в рабочие дни с 09.00 до 16.00. Исходящие документы, адресованные в Правительство Пензенской области и поступившие в службу ДОУ до 13 часов, ежедневно доставляются курьером в период с 13.00 до 15.00. Документы, поступившие для отправки в Правительство Пензенской области после 13.00. доставляется исполнителем самостоятельно либо курьером на следующий день. Документы, адресованные иным адресатам, направляются почтой. 5.15. Документы, оформленные исполнителями с нарушением требований, установленных настоящей Инструкцией, к отправке не принимаются и с замечаниями работников службы ДОУ возвращаются исполнителям для исправления. 5.16. Исходящие документы для отправки обрабатываются работниками службы ДОУ в течение 5 рабочих дней. Документы с отметкой, характеризующей степень срочности их доставки «Срочно», обрабатываются работниками службы ДОУ не позднее одного рабочего дня, следующего за днем получения документа от исполнителя. 5.17. Путёвки (направления) в дома-интернаты выдаются представителям учреждений службой ДОУ под роспись с оформлением записи в соответствующем журнале выдачи документов. |
Похожие:
 | Бюджетные ассигнования Министерства здравоохранения и социального развития Ульяновской области по разделам «Социальная политика»,... |  | Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 25 апреля 2012 г. N 404н |
| Приказ Министерства здравоохранения и социального развития рк от 26. 01. 2011 №42 «Об утверждении Административного регламента Министерства... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... |
| Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... | | Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по определению... |
| Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по постановке... | | Самарской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению путевок и направлению больных в санатории Министерства... |