Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения
Скачать 1.2 Mb.
|
или
или
2.3.15.6. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей. Например:
Подписи членов комиссии располагаются по алфавитном порядке по первой букве фамилий. 2.3.15.7. Протоколы коллегиального органа (совета, собрания, коллегии и т.п.) подписываются председателем этого органа и секретарём. 2.3.15.8. Одним из способов подписания документа является использование факсимиле, как аналога собственноручной подписи. В Минздравсоцразвития Пензенской области факсимиле подписи Министра при необходимости может проставляться на всех экземплярах документа, один из которых лично подписан Министром (поздравительные открытки, повестки заседаний коллегиального органа, письма, направляемые в адрес большого числа адресатов и т.п.). 2.3.16. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам или ранее принятым решениям. Существует два вида согласования (внешнее и внутреннее), которые проводятся с использованием двух реквизитов «Гриф согласования документа» (реквизит 23) и «Визы согласования документов» (реквизит 24). Согласование проекта документа с органами, учреждениями и организациями, должностными лицами, интересы которых в нём затрагиваются, - внешнее согласование. 2.3.16.1. Внешнее согласование документа оформляется «грифом согласование документа». «Гриф согласование документов» состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, ПРОПИСНЫМИ буквами), центрируется относительно самой длинной строки реквизита (максимальная длина 85 мм), должности лица (в именительном падеже), с которым согласован документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия в именительном падеже) и дату согласования документа. Например:
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" и отделяется от него двумя межстрочными интервалами (тройное нажатие клавиши «enter»). При наличии возражений по тексту документа они излагаются на отдельном листе и прилагаются к его проекту. При этом гриф согласования не подписывается. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне по горизонтали, при этом самая длинная строка одного реквизита не должна превышать середины текстового поля (85 мм). Например:
Согласование документа в виде грифа(ов) согласования может оформляться на отдельном листе(ах), в котором указывается наименование вида документа (проекта) и заголовок к его тексту (о чем?). В этом случае на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося для хранения в Минздравсоцразвития Пензенской области, делается отметка "Лист согласования прилагается". Заполненный лист внешнего согласования подписывается руководителем структурного подразделения, осуществлявшего согласование, и прилагается к подлиннику документа. Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим видом документа, гриф согласования оформляется следующим образом:
или
При согласовании отдельных видов внутренних документов (например, должностной регламент государственного гражданского служащего Минздравсоцразвития Пензенской области) также используется реквизит «Гриф согласования документа». 2.3.16.2. Визы согласования документа (внутреннее согласование документов) – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица Минздравсоцразвития Пензенской области (иного органа, учреждения) с содержанием документа (далее – виза). В Минздравсоцразвития Пензенской области: а) согласование приказов Минздравсоцразвития Пензенской области (за исключением приказов по личному составу и приказов оперативного характера по кадровым вопросам, касающихся работников Минздравсоцразвития Пензенской области и руководителей подведомственных учреждений, а также приказов по организации деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области в части выдачи лицензий и проведения проверок соблюдения лицензионных требований и условий, осуществляется на листах согласования по форме установленного образца (приложение № 6 к настоящей Инструкции). В лист согласования включаются следующие должностные лица: - курирующий заместитель Министра; - начальник соответствующего управления (при наличии); - начальник отдела юридической работы; - руководитель службы ДОУ; - должностные лица, ответственные за исполнение поручений, предусмотренных приказом; - начальник отдела, ответственный за подготовку проекта документа (если он не является непосредственным исполнителем). Проекты приказов, требующих материальных и иных затрат, подлежат обязательному согласованию с начальником управления экономики и финансов с указанием источника финансирования. Возражения (замечания) по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае в листе согласовании делается отметка о наличии замечаний. Заполненный лист согласования, прилагается к проекту приказа и передаётся на подпись Министру (исполняющему его обязанности) через службу ДОУ. б) согласование приказов Минздравсоцразвития Пензенской области по личному составу и оперативного характера по кадровым вопросам, касающихся работников Минздравсоцразвития Пензенской области и руководителей подведомственных учреждений, а также приказов по организации деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области в части выдачи лицензий и проведения проверок соблюдения лицензионных требований и условий оформляют визой, в состав которой входят: наименование должности, подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, размещённой в левом нижнем углу оборотной стороны каждого листа подлинника документа (включая приложения к ним). Например: Начальник отдела юридической работы личная подпись инициалы, фамилия 00.00.0000 Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. в) Порядок согласования проектов договоров (контрактов, соглашений) определён Регламентом. г) При согласовании писем, подлинники которых отправляют из Минздравсоцразвития Пензенской области, визы проставляют в левой нижней части лицевой стороны второго экземпляра последнего листа отправляемого (исходящего) документа. 2.13.6.3 При наличии замечаний (дополнений), особого мнения, касающихся содержания документа, они излагаются на отдельном листе, при этом виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник отдела юридической работы личная подпись инициалы, фамилия 00.00.0000 При наличии замечаний редакционного характера (опечатки, нарушения правил русского языка, нарушения в оформлении реквизитов документов и т. д.) они вносятся в текст проекта и возвращаются исполнителю для исправления. 2.3.16.4. Служебные и докладные записки, письма подлежат согласованию руководителями структурных подразделений и курирующими заместителями Министра (при их наличии). 2.3.16.5. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, документ подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющего его сути. 2.3.16.6. Для защиты от возможной замены листов в документе после его согласования в Минздравсоцразвития Пензенской области применяется полистное визирование документов, содержащих персональные данные граждан, либо изменяющих правой статус гражданина, а также в иных случаях. Полистное визирование применяется также в случае подписания приказов у Министра (исполняющего его обязанности) исполнителем без проведения согласования в установленном порядке. В этом случае исполнитель несёт персональную ответственность за законность, обоснованность данных поручений и правильность оформления документа. Например, в приказах о присвоении звания «Ветеран труда»; о выдаче дубликатов удостоверений «Ветеран труда» и т.п. 2.3.17. Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати с изображением Герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, перечень которых приведён в приложении № 7 к настоящей Инструкции. Иные круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, не перекрывая личной подписи должностного лица. 2.3.18. Отметка о заверении копии (реквизит 26). При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно" (без кавычек); должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения: Например: Верно Главный специалист-эксперт отдела кадров государственной службы личная подпись инициалы, фамилия 00.00.0000 Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати круглой печати отдела кадров государственной службы Минздравсоцразвития Пензенской области или иного структурного подразделения, имеющего её. 2.3.19. Отметка об исполнителе (реквизит 27). Реквизит оформляется только в служебных письмах, включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, которые печатаются шрифтом № 10. При направлении документов за пределы Пензенской области рекомендуется указывать также код города для ускорения и упрощения связи. Отметку об исполнителе документа располагают от левой границы текстового поля документа на лицевой стороне его последнего листа. Например: Н.С. Максимова (8412)36-46-40 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного (указанного в резолюции первым) исполнителя, При этом, на экземпляре подписанного документа и остающегося на хранении в Минздравсоцразвития Пензенской области, одновременно с визой основного исполнителя проставляются визы соисполнителей. 2.3.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело располагают от левой границы текстового поля документа на лицевой стороне его последнего листа ниже отметки об исполнителе. Отметку об исполнении и дату проставляет исполнитель документа или руководитель структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например, 01.02.2006 отправлен факс. В дело № 00-00 Личная подпись, инициалы, фамилия Дата или Издан приказ от 01.01.2006 № 1 «О создании комиссии…» В дело № 00-00 Личная подпись, инициалы, фамилия Дата Размещается эта отметка в левом нижнем углу от левого поля документа на лицевой стороне его первого листа. 2.3.21. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29). Отметка о поступлении документа в Минздравсоцразвития Пензенской области проставляется виде штампа (либо от руки) в нижней части правого поля лицевой стороны первого листа документа, который содержит информацию о наименовании Минздравсоцразвития Пензенской области, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Данный реквизит используется только на полученных (входящих) документах. |
Похожие:
 | Бюджетные ассигнования Министерства здравоохранения и социального развития Ульяновской области по разделам «Социальная политика»,... |  | Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 25 апреля 2012 г. N 404н |
| Приказ Министерства здравоохранения и социального развития рк от 26. 01. 2011 №42 «Об утверждении Административного регламента Министерства... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... |
| Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... | | Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по определению... |
| Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по постановке... | | Самарской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению путевок и направлению больных в санатории Министерства... |