Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения
Скачать 1.2 Mb.
|
7.3. Организация оперативного хранения документов 7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Минздравсоцразвития Пензенской области дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области и работники, назначенные ответственными за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет (от даты последнего документа, подшитого в данное дело), а затем сдаются в архив Минздравсоцразвития Пензенской области. 7.3.2. Выдача дел из архива Минздравсоцразвития Пензенской области структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области для работы осуществляется ответственным за архив под личную роспись в отдельном журнале (приложение № 17 к настоящей Инструкции). Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области на срок не более одного месяца. По минованию надобности в использовании дела (но не позднее срока, установленного при выдаче) оно должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с письменного разрешения Министра или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам приема - передачи. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив 8.1. Экспертиза ценности документов 8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 8.1.2. Экспертиза ценности документов в Минздравсоцразвития Пензенской области на стадии делопроизводства проводится: - при составлении номенклатуры дел; - в процессе формирования дел; - при проверке правильности отнесения документов к делам; - при составлении описей дел; - при подготовке дел к передаче в архив Минздравсоцразвития Пензенской области. 8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минздравсоцразвития Пензенской области создается постояннодействующая ЭК Министерства. 8.1.4. Функции и права ЭК Министерства, а также организация её работы определяется положением, которое утверждается Министром. Положение об ЭК Министерства до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Минкультуры и архива Пензенской области. 8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Минздравсоцразвития Пензенской области работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с членами ЭК Министерства. 8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: а) отбор дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Минздравсоцразвития Пензенской области; б) отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; в) отбор и подготовка дел к уничтожению за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, с обязательным составлением акта. 8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании правовых актов, устанавливающих сроки хранения документов, и сводной номенклатуры путём полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию: а) дубликаты документов; б) черновики; в) неоформленные копии документов; г) не относящиеся к вопросу документы; д) документы с временными сроками хранения. 8.1.8. Упорядочение документов, составление описей и исторической справки осуществляет на договорной основе ГБУ «Госархив Пензенской области». 8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учёта и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) срока хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. 8.1.13. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 8.1.14. При составлении описи дел должны соблюдаться следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый (порядковый); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п. 8.1.15. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.1.16. Описи дел Минздравсоцразвития Пензенской области составляются в трёх экземплярах, подписываются руководителем службы ДОУ, согласовываются ЭК Министерства, утверждаются ЭПК Минкультуры и архива Пензенской области, после чего направляются на утверждение Министром. 8.1.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (далее – акт) производится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период и утверждения ЭПК Минкультуры и архива Пензенской области. 8.1.18. Акты составляются отдельно на дела каждого структурного подразделения Минздравсоцразвития Пензенской области по установленной форме (приложение № 18 к настоящей Инструкции) работниками, ответственными за делопроизводство. 8.1.19. Описи дел и акты рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно. Акты, после их согласования с ЭК Министерства, утверждаются Министром. Описи дел после их утверждения ЭПК Минкультуры и архива Пензенской области, утверждаются Министром. После этого Минздравсоцразвития Пензенской области имеет право уничтожить дела, включенные в акты. 8.2. Подготовка и передача документов в архив 8.2.1. Документы Минздравсоцразвития Пензенской области являются источником комплектования ГБУ «Госархив Пензенской области» и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив ГБУ «Госархив Пензенской области», как составная часть Архивного фонда Российской Федерации. 8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Минздравсоцразвития Пензенской области через пять лет после их завершения в делопроизводстве. 8.2.3. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Минздравсоцразвития Пензенской области не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 8.2.4. В ГБУ «Госархив Пензенской области» передаются дела согласно утверждённым описям по актам передачи документов. 8.2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Минздравсоцразвития Пензенской области работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Минздравсоцразвития Пензенской области, независимо от сроков хранения. 9. Хранение и использование печатей и штампов 9.1. Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для нанесения оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица, подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах предусматривающих заверение подлинности подписи. Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, исполнении документов и др. 9.2. Минздравсоцразвития Пензенской области имеет печати и штампы, перечисленные в приложении № 19 к настоящей Инструкции. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве исключительно в служебных целях. 9.3 Ответственными за хранение и использование печатей и штампов устанавливаются: - мастичной круглой печати с наименованием Минздравсоцразвития Пензенской области и изображением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать) начальник отдела бухгалтерского учёта - главный бухгалтер Минздравсоцразвития Пензенской области; - других печатей и штампов – руководители соответствующих структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области. 9.4. Гербовую печать Минздравсоцразвития Пензенской области ставят на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых приведен в приложении № 7 к настоящей Инструкции. Право подписи на документах, подлежащих заверению гербовой печатью, определено приказом Минздравсоцразвития Пензенской области. 9.5. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Министра разрешается использовать для тиражирования документа, подлинный экземпляр которого был подписан Министром в порядке, установленном Регламентом. Использование указанного штампа при оформлении подлинников документов запрещается. 9.6. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области, производится по резолюции начальника управления экономики и финансов Минздравсоцразвития Пензенской области на служебной записке (заявке), подписанной руководителем структурного подразделения Минздравсоцразвития Пензенской области, содержащей обоснование необходимости изготовления печати (штампа) и её (его) описание и согласованной с руководителем службы ДОУ Минздравсоцразвития Пензенской области. 9.7. Служебные записки (заявки) на изготовление печатей и штампов после получения положительной резолюции на изготовление представляются заведующему хозяйством, который осуществляет их заказ и получение в организации, имеющей соответствующее разрешение на выполнение данного вида деятельности. 9.8. Изготовленные печати и штампы учитываются заведующим хозяйством в специальном журнале с проставлением оттисков и выдаются им под личную роспись руководителям структурных подразделений Минздравсоцразвития Пензенской области, отвечающих за их использование и сохранность, в регистрационно-учётной форме, приведённой в приложении № 20 к настоящей Инструкции. 9.9. Печати и штампы в структурных подразделениях Минздравсоцразвития Пензенской области должны храниться в металлических шкафах или сейфах, запираемых на ключ. 9.10. Уничтожение печатей происходит в случаях реорганизации, ликвидации Минздравсоцразвития Пензенской области (структурного подразделения Минздравсоцразвития Пензенской области), переименования Минздравсоцразвития Пензенской области или его структурного подразделения, имеющего печать с изображением своего наименования. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются в установленном порядке с составлением акта и отметкой в регистрационно-учётной форме. |
Похожие:
 | Бюджетные ассигнования Министерства здравоохранения и социального развития Ульяновской области по разделам «Социальная политика»,... |  | Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 25 апреля 2012 г. N 404н |
| Приказ Министерства здравоохранения и социального развития рк от 26. 01. 2011 №42 «Об утверждении Административного регламента Министерства... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... |
| Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... | | Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по определению... |
| Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по постановке... | | Самарской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению путевок и направлению больных в санатории Министерства... |