Ю. В. Суханов 25 декабря 2006г

И Н С Т Р У К Ц И Я

по судебному делопроизводству

на судебном участке мирового судьи

Удмуртской Республики
Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи разработана в целях совершенствования делопроизводства путем унификации документооборота, установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов.

Инструкция устанавливает порядок ведения судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи, предусматривая учет и ведение документооборота в аппарате мирового судьи, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, подготовленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также обеспечения оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
1. Общие положения

Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36 и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
2. Организация делопроизводства

Руководство делопроизводством в аппарате осуществляется мировым судьей совместно с Управлением ОДМС УР. В соответствии с разработанной Инструкцией по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи, Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, иными нормативно-методическими документами, разработанными в Удмуртской Республике, а также требованиями государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, что предусматривает общее руководство деятельностью аппарата мирового судьи; распределение должностных обязанностей между работниками аппарата мирового судьи, осуществление систематического контроля за их выполнением, проверку сроков прохождения дел и материалов, правильность ведения журналов, своевременность обращения к исполнению вынесенных судебных решений и др.

Мировой судья, кроме того, дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, иных материалов и документов; утверждает номенклатуру нарядов, ведущихся в аппарате мирового судьи.

Формирование базы данных по судимости осуществляется в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 2 июня 2004 г. № 82.
3. Порядок приема посетителей

Прием посетителей, а также выдача справок и документов производятся мировым судьей и работниками его аппарата ежедневно, в часы, установленные мировым судьей.
4. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

4.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в аппарат мирового судьи, принимаются, а также отправляются по назначению ответственным работником аппарата мирового судьи.

При регистрации входящей корреспонденции ответственный работник аппарата мирового судьи проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, в нижнем правом углу, в котором указывается дата поступления в суд, регистрационный номер.

Поступившие в суд дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1), дата поступления корреспонденции указывается по середине листа с названием месяца прописью.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй приобщается к полученным документам (форма № 3).

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, апелляционных, частных жалоб и представлений, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.

Не подлежат регистрации и передаются, с отметкой о времени поступления их в аппарат мирового судьи для приобщения к делу:

а) судебные повестки, возвращенные мировому судье за ненахождением адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

Исковые заявления и другие материалы, принятые мировым судьей на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются ответственному работнику аппарата мирового судьи для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

4.2. Отправка исходящей корреспонденции производится ответственным работником аппарата мирового судьи. Вся корреспонденция регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции (форма № 2), дата направления корреспонденции указывается по середине листа с названием месяца прописью.

На переписке по предложениям, заявлениям, жалобам граждан (кроме апелляционных и надзорных жалоб) проставляется индекс «1-ж» и указываются порядковые номера жалоб.

Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами. На заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 8) и подшивается в хронологическом порядке в наряд № 18.

Дела и материалы, направляемые через курьера, регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции, а затем записываются в разносную книгу (форма № 9) и сдаются получателем под расписку в этом журнале.

Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

На лицевой стороне письма ставится штамп «СУДЕБНОЕ».
5. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел,

дел об административных правонарушениях

Все дела, поступившие в суд, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета. На учетно-статистических карточках (для уголовных дел – форма № 5, для гражданских дел - форма № 6, для дел об административных правонарушениях - форма № 7) и в алфавитном указателе (для уголовных дел – форма № 5-а, гражданских дел - форма № 6-а, для дел об административных правонарушениях – форма № 7-а). Алфавитные указатели по всем категориям дел заводятся ежегодно.

Гражданские, уголовные дела и дела об административных правонарушениях, поступившие в аппарат мирового судьи, регистрируются в следующем порядке.

5.1. По делам и заявлениям, присланным мировому судье по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной ответственным работником аппарата мирового судьи в день приема дела или заявления. По делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной мировым судьей при их приеме.

5.1.1. Исковые материалы и заявления, после регистрации, не позднее следующего рабочего дня передаются под расписку в журнале (форма № 1) мировому судье.

Мировой судья, не позднее пяти дней, после рассмотрения вопроса о принятии к производству возвращает материал ответственному работнику аппарата для дальнейшего оформления.

В случае принятия заявления к производству мировым судьей, ответственный работник заводит обложку (форма № 16) и справочный лист (форма № 17-б) с отметкой всех произведенных действий, возвращает мировому судье.

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель (форма № 6-а) по делам искового производства, ведется на каждого ответчика.

5.1.2. Заявления, не принятые мировым судьей по основаниям, перечисленным в ст. ст.134, 135, 136 ГПК РФ, не подлежат регистрации как гражданские дела.

В случае вынесения мировым судьей определения об отказе в принятии заявления или возвращении заявления по основаниям, предусмотренным ст. ст. 134, 135 ГПК РФ, ответственный работник аппарата суда в течение 5 дней, со дня поступления заявления с суд, направляет копию определения, заявление с приложенными материалами и сопроводительное письмо заявителю заказным письмом. При необходимости составляется опись заказного письма (форма № 8). Подшивается в наряд № 18. Подлинник определения и копия заявления подшиваются в наряд № 11.

5.1.3. Заявления (жалобы), поданные с нарушением требований ст.ст. 131, 132 ГПК РФ по определению судьи оставленные без движения, хранятся в наряде № 11.

Копия определения направляется истцу (заявителю) не позднее следующего рабочего дня.

Если к указанному в определении сроку недостатки не устранены, ответственный работник аппарата:

а) подлинник определения, копию искового заявления, копию сопроводительного письма подшивает в наряд № 11;

б) подлинник заявления с приложенными документами направляет истцу (заявителю) заказным письмом;

в) составляет опись заказных писем (форма № 8) и оформляет в наряде № 18.
Если недостатки устранены, ответственный работник аппарата:

а) оформляет обложку (форма №16) и справочный лист (форма №17-б), с отметкой всех произведенных действий;

б) заводит учетно-статистическую карточку (форма № 6) и вносит данные в алфавитный указатель (форма № 6-а);

г) делает отметку в журнале (форма № 1), передает дело мировому судье.
5.1.4. Регистрация гражданских дел по исковым требованиям, выделенным в отдельное производство, осуществляется следующим образом.

В случае выделения исковых требований по гражданскому делу в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее гражданское дело в день вынесения мировым судьей постановления о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В учетно-статистической карточке указывается номер дела, из которого выделено исковое требование. В нем также должны содержаться подлинники или заверенные мировым судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.

В случае соединения гражданских дел в одно производство ему присваивается один номер по первому поступившему делу, дальнейший учет ведется по первому поступившему делу и в реквизитах учетно-статистической карточки первого дела указывается, с каким делом оно соединено. В учетно-статистической карточке присоединенного дела также указывается ссылка на номер первого поступившего дела. Дата поступления дела определяется по первичной дате поступления последнего из дел.

Материалы о вынесении дополнительного решения, разъяснении решения мирового судьи, рассрочки, отсрочки, порядка их исполнения, о выдаче дубликата исполнительного документа отдельно не регистрируются, а приобщаются к соответствующим гражданским делам.
5.2. Регистрация уголовных дел, в том числе материалов в порядке частного обвинения, поступивших из правоохранительных органов производится следующим порядком:

5.2.1.Впервые поступившее уголовное дело регистрируется в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1). Не позднее следующего рабочего дня, под роспись передается мировому судье. На каждое привлеченное лицо заводится учетно-статистическая карточка (форма № 5). Данные на каждое привлеченное лицо заносятся в алфавитный журнал (форма № 5-а). На каждое уголовное дело оформляется справочный лист (форма № 17-а) с отметкой всех произведенных действий, в случае необходимости заводится обложка (форма № 16).

5.2.2. По уголовному делу в отношении нескольких привлеченных лиц учетно-статистическая карточка формы № 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются. В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных - только раздел Б «Сведения о привлеченном лице».

По результатам рассмотрения уголовного дела, на каждое привлеченное лицо (исключая лиц, дела и материалы в отношении которых переданы органам предварительного следствия и дознания) в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации № 82 от 2 июня 2004 г., мировым судьей заполняется статистическая карточка на подсудимого для первичного учета состояния судимости.

Производства по уголовным делам о наложении денежных взысканий и штрафов, а также об обращении залога в доход государства в соответствии со ст. 118 УПК Российской Федерации регистрируются в журнале формы № 12; аналогичные производства по гражданским делам – в журнале формы № 13.
5.3. Поступившие в аппарат мирового судьи заявления граждан, поданные в порядке частного обвинения, подлежат регистрации в журнале учета входящей корреспонденции формы №1., затем - в журнале учета заявлений по делам частного обвинения (форма № 5.1). Каждому материалу частного обвинения присваивается порядковый номер (по журналу формы № 5.1.). Оформляется обложка формы № 18. На обложке материала указывается наименование судебного участка, номер материала, фамилия частного обвинителя, фамилия обвиняемого, статья обвинения.

В случае, если заявление не соответствует требованиям ст. 318 УПК РФ, судья выносит постановление о возвращении заявления заявителю для устранения нарушений в определенный срок. Ответственный работник аппарата суда не позднее следующего рабочего дня направляет копию постановления и сопроводительное письмо заявителю. Подлинник постановления с сопроводительным письмом подшиваются к заявлению и материалам в хронологическом порядке. Если заявитель не устранил нарушения в указанный срок, судья выносит постановление об оставлении заявления без движения. Ответственный работник аппарата суда не позднее следующего рабочего дня направляет копию постановления с сопроводительным письмом заявителю. Подлинник постановления и сопроводительное письмо подшиваются к заявлению и материалам в хронологическом порядке, составляется опись. Заявление с приложенными к нему материалами и постановлениями, оставленное без движения, храниться в наряде № 12 по порядковым номерам.

В случае вынесения постановления о принятии заявления к производству материал регистрируется и оформляется как уголовное дело (заводится учетно-статистическая карточка формы № 5, данные заносятся в алфавитный указатель формы № 5-а). Регистрация производится датой поступления заявления в аппарат мирового судьи.

В случае, если поданное мировому судье заявление не соответствует ч. 5 и ч. 6 ст. 318 УПК РФ, началом течения 14-дневного срока следует считать момент поступления к мировому судье заявления с устраненными недостатками (ч.1 и ч. 3 ст. 319 УПК РФ).

Не позднее трех дней после передачи мировому судье заявления, поданного в порядке частного обвинения, оно должно быть возвращено ответственному работнику аппарата мирового судьи для оформления.
5.4. Жалобы на действия судебных приставов-исполнителей, поступившие в порядке статьи 90 Федерального закона «Об исполнительном производстве», регистрируются в журнале формы № 15.
5.5. Регистрация дел об административных правонарушениях:

Ответственный работник аппарата мирового судьи регистрирует дело об административном правонарушении в журнале учета входящей корреспонденции (форма №1). Оформляет справочный лист (форма №17-в) с отметкой всех произведенных действий, в случае необходимости подшивает в обложку (форма №18). Заводит учетно-статистическую карточку (форма №7), по каждому привлеченному лицу вносит в алфавитный указатель (форма № 7-а) и не позднее следующего рабочего дня под роспись передает мировому судье.
5.6. Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и материалов устанавливается примерный перечень индексов: «1» - уголовные дела; «2» - гражданские дела; «3» - дела об административных правонарушениях; «4» - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров; «5» - производства о наложении денежных взысканий и штрафов. Допускается использование других индексов для удобства учета рассматриваемых мировым судьей дел и материалов.

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются. В случае изменения действующего законодательства и по усмотрению мирового судьи перечень индексов может быть дополнен.

Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.

Например: 1-20/2006 (уголовное дело); 2-15/2006 (гражданское дело); 3-11/2006 (дело об административном правонарушении) и т.д.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела, указывается на обложке дела и в алфавитном указателе.

5.7. Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами №№ 5, 6 и 7. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года, например: №2-360/2004 года и дело №2-1/2005 года. В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

По соединенным делам карточки на следующий год переносятся по количеству соединенных дел. При этом номера присваиваются в хронологическом порядке. В остальных карточках делается отметка о соединенных делах.

5.8. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (ст. 399 УПК РФ), регистрируются в журнале формы № 1 после проверки наличия документов в соответствии с описью и не позднее следующего рабочего дня, под роспись передаются мировому судье. После проверки мировой судья возвращает материалы в отдел делопроизводства для регистрации в журнале формы № 10. Материалы оформляются в обложку (форма № 18) и заводится справочный лист (форма № 17), где отражаются все произведенные по материалу действия, и материалы передаются мировому судье.

5.9. Для учета движения дел, оформления учетно-статистических карточек и составления статистической отчетности секретарем судебного заседания ведется журнал учета дел, назначенных к рассмотрению (форма № 4), в котором ежедневно отмечаются результаты рассмотрения дел, передача дел в канцелярию для исполнения.