IV. Организация документооборота и исполнения документов
Движение документов в Управлении с момента их создания или получения, до завершения исполнения или отправки, образует документооборот.
Организация делопроизводства в Управлении осуществляется посредствам электронного документооборота. В документообороте Управления выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
В Управлении создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Удмуртской Республики.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Управления. Документы, создаваемые в Управлении и поступающие в Управление на бумажном носителе, вводятся в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов.
Электронные образы документов создаются в случаях, когда создание электронных документов невозможно, а работа с электронными образами документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся на бумажном документе.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение начальнику Управления, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям, а также при отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.1.1. Доставка документов в Управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Управление доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также в виде печатных изданий.
4.1.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
4.1.3. Прием и первичная обработка всей поступающей в Управление корреспонденции, в том числе электронной, осуществляется сотрудником организационно-правового отдела в соответствии с должностными обязанностями.
4.1.4. При поступлении документов лицо, ответственное за делопроизводство, выполняет следующие операции:
- проверяет правильность доставки документов. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.
- проверяет целостность упаковки документов. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке – «Поступило в поврежденном виде», заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.
- проверяет наличие и количество приложений. В случае отсутствия в конверте документа или приложений к нему, составляется акт (Приложение № 13) в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в Управлении и приобщается к поступившему документу, второй направляется отправителю документа. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются лицом, ответственным за ведение делопроизводства. Конверт, в котором поступил документ, сохраняется в случаях: если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала; если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата); если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней; к обращениям граждан; к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов. Остальные конверты от поступившей корреспонденции подлежат уничтожению.
- сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные; поздравительные письма и телеграммы; билеты; планы; программы семинаров; конференций; симпозиумов и других подобных мероприятий; документы по бухгалтерскому учету; плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы; коммерческие предложения; печатные издания; унифицированные формы и бланки документов и др.;
- проводит сортировку документов, требующих рассмотрения начальником Управления и адресованных непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
4.1.5. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
4.1.6. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в приемной начальника Управления в журнале регистрации телефонограмм, и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
4.1.7. При приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;
- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель.
4.1.8. Проверка поступления электронных документов по открытым каналам связи в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики осуществляется не реже четырех раз в течение рабочего дня: первый раз в начале рабочего дня (не позднее 30 минут после его начала), в течение рабочего дня с интервалом не более 30 минут, последний раз – в конце рабочего дня (за 30 минут до его окончания).
4.1.9. Для подтверждения подлинности электронных документов в Управлении используются электронные цифровые подписи (ЭЦП). Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке.
4.1.10. При поступлении документов на бумажном носителе создаются их электронные образы. Электронный образ документа, заверенный электронной цифровой подписью, прикрепляется к электронной карточке с атрибутами документа.
Не создаются электронные образы документов для служебного пользования, документов, сканирование которых технически невозможно, а также документов, содержащих персональные данные (обращения граждан).
Введение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа; подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи сотрудника, выполняющего данную процедуру.
|
