Инструкция по делопроизводству в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики (далее Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительным

Скачать 1.1 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики (далее Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительным
страница	5/15
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 15

3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Управления

3.3.1. Приказ (распоряжение)

3.3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят сотрудники структурных подразделений на основании поручений начальника Управления, его заместителей, либо в инициативном порядке в соответствии с направлением деятельности.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя структурного подразделения Управления, который готовит(участвует в подготовке) и вносит данный проект.

Приказы (распоряжения) Управления вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самом приказе (распоряжении). Действие приказа (распоряжения) может быть отменено, приостановлено, в него могут быть внесены необходимые изменения и дополнения посредством издания отдельного приказа (распоряжения). Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа иным способом не допускается.

Приказы (распоряжения) обязательны для исполнения работниками центрального аппарата Управления и аппаратов мировых судей Удмуртской Республики.

3.3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также заместителем начальника Управления. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

3.3.1.3. Приказы (распоряжения) печатаются на бланке установленной формы и имеют следующие реквизиты (Приложение № 7):

Государственный герб Удмуртской Республики.

Наименование органа исполнительной власти – Управление по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики.

Наименование вида документа – ПРИКАЗ, печатается в разрядку полужирным шрифтом.

Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрированным способом.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, в последовательности: день, месяц, год

например: 15 июня 2011 года.
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

Закон Удмуртской Республики от 16 марта 2010 г. № 123 «Наименование закона».
Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Регистрационный номер приказа (распоряжения) – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В состав регистрационного номера приказа и распоряжения обязательно входит индекс дела по номенклатуре и порядковый номер в пределах регистрируемого массива приказов (распоряжений).

Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов.

Например: 01–07/43

(01–07) – индекс дела по номенклатуре дел,

43 – порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива приказов (распоряжений).
Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру,

например:

О командировании работников Управления
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст» и «Подпись» при необходимости размещения текста проекта приказа (распоряжения) на одной странице. Текст печатается текстовым редактором Word for Windows шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 интервала (если текст составляет не более 3 страниц) и через 1 интервал (если текст составляет 4 и более страниц). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается в разрядку, заглавными буквами, полужирным шрифтом.

Например:

В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть приказа имеет повелительную форму изложения, должна быть четкой, содержать формулировки, не допускающие их двоякого толкования, содержать перечисление предписываемых действий и мероприятий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ включается пункт «Приказ довести до сведения…», с указанием лица, ответственного за ознакомление. Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Допускается доведение до сведения сотрудников аппаратов мировых судей приказов (распоряжений) ознакомительного характера с помощью электронной почты.

Приказы (распоряжения) согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа, в верхней его части, либо прикладывается, распечатанный из СЭД, лист согласования.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписываются начальником Управления или его заместителями в соответствии с приказом о предоставлении права подписи.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Например:

Начальник Управления		И.О.Фамилия
	личная подпись

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

В приложении к распорядительному документу (постановление, приказ, правила, инструкция, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №», с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,

например:

Приложение № 1

к приказу Управления ОДМС УР

от 11 января 2012 г. № 01-06/ 02

3.3.1.4. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименование органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – приказ - располагается по центру;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

3.3.2. Положение, правила, инструкция, регламент, порядок

3.3.2.1 Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

В регламентах устанавливаются и регулируются порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществление деятельности, ограничивающие их определенными пределами.

Положения, правила, инструкции и регламенты применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются начальником Управления или как акты, утверждаемые Управлением. Утверждение оформляется в форме грифа Утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил, инструкций и регламентов находится в ведении Управления.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.3.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, регламента) отвечает на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции или регламенту, содержащим должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?».

Например:

Должностной регламент главного специалиста-эксперта.
Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.3.3. Протокол

3.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др..

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания.

3.3.3.2. В Управлении протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Оформление протоколов заседаний коллегии, межведомственных комиссий осуществляется по полной форме. В краткой форме оформляются протоколы оперативных совещаний.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

3.3.3.3. Текст протокола, оформленный по полной форме, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (Приложение № 8).

Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя или председательствующего, секретаря, присутствующих на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола,

например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

- слушали

- выступали

- постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования:

«За -…, против - …, воздержалось - …»

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.3.3.4.Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

В вводной части указываются инициалы и фамилии присутствовавших лиц (Приложение № 9).

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Начальник Управления И.О.Фамилия
Начальники структурных подразделений И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.3.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Комиссий, протоколы научных и экспертных советов, оперативных совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.3.3.6. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде копий протоколов, выписок из протоколов, которые оформляются на стандартном листе бумаги А-4 и заверяются печатью «Для документов», либо направляются для исполнения в СЭД.

3.3.3.7. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А-4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование Управления

Вид документа – слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания (совещания) – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания (совещания)», выравнивается по центру;

«Дата» и «номер» протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.3.4. Служебные письма

3.3.4.1. В Управлении используются следующие виды служебных писем (переписки):

- деловое письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по почтовой связи;

- телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования;

- факсограмма (факс) – получаемая (передаваемая) на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи;

- телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

- электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Все служебные письма подготавливаются как официальные документы, используемые в текущей деятельности Управления.

3.3.4.2. Служебные письма Управления подготавливаются:

- как ответы о выполнении поручений федеральных органов государственной власти;

- как ответы о выполнении поручений Президента Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики – как исполнение поручений Президента Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Удмуртской Республики, проектам актов Президента Удмуртской Республики и актов Правительства Удмуртской Республики и др.;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

3.3.4.3. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.

3.3.4.4. Служебные письма печатаются на бланке письма Управления с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 интервала (если текст небольшого объема, до 4-5 строк) и через 1 интервал (если текст составляет более 5 строк). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (Приложение № 10).

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции начальника Управления. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Управления. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.3.4.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются Перечнем документов, подлежащих постановке на контроль в Управлении, утвержденным начальником Управления или резолюцией начальника Управления на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

3.3.4.6. Текст письма, как правило, начинается вступительным обращением «Уважаемый…….!». Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Управление сообщает…»,
3.3.4.7. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с нового абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.3.4.8. Проект служебного письма, представляемый на подпись начальнику Управления, должен быть завизирован исполнителем, руководителем структурного подразделения, в котором он подготовлен, а также сотрудниками Управления, чьи интересы затрагивает содержание письма. Визы проставляются на втором экземпляре, остающемся в Управлении, либо распечатываются в виде листа согласования из СЭД.

3.3.4.9. Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Письма подписываются начальником Управления или его заместителями в соответствии с приказом о предоставлении права подписи.

Вносить исправления или добавления в подписанные письма запрещается.

3.3.5. Записка (докладная, служебная, объяснительная), заявление

3.3.5.1. В Управлении создаются докладные, служебные и объяснительные записки. Это внутренние документы Управления, они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.

3.3.5.2. Докладная записка – документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю и содержащий обстоятельное изложение вопроса, который отражает определенную сторону деятельности Управления. Докладные записки могут содержать информацию о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п., и побудить к принятию определенного решения. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

3.3.5.3. Служебные записки, как правило, составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.

3.3.5.4. Объяснительная записка – это документ, составляемый сотрудником Управления для представления непосредственному руководителю с объяснением причин невыполнения какого-либо поручения, нарушения дисциплины или иных действий, событий или факторов. Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

3.3.5.5. Записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А-4 или А-5 (если объем текста составляет не более одного абзаца) с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman размером № 12 через 1 интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Служебные записки имеют следующие реквизиты (Приложение № 11):

адресат;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту, который кратко раскрывает содержание документа и формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже.
текст;
подпись составителя (с указанием должности);
резолюция;
отметка об исполнении.

3.3.5.6. Записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

3.3.5.7. Записка согласовывается с руководителем структурного подразделения и передается лицу, ответственному за ведение делопроизводства, для регистрации.

Записка предоставляется на рассмотрение начальнику Управления или лицу, исполняющему его обязанности. В последующем записка передается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, исполнителям для рассмотрения и внесения предложений.

3.3.5.8. Заявление – документ, адресованный руководителю и содержащий просьбу, касающуюся принятия на работу, увольнения, предоставления отпуска и т.д. (Приложение № 12).

3.3.6. Обращения граждан

Порядок и сроки приема, обработки, регистрации и рассмотрения обращений граждан, иные действия, связанные с поступившими обращениями граждан, установлены утвержденным в Управлении Административным регламентом предоставления государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан Управлением по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики».

3.3.7. Котировочные заявки

Порядок приема, обработки, регистрации и рассмотрения котировочных заявок установлен утвержденным в Управлении Положением о котировочной комиссии Управления и Регламентом работы Котировочной комиссии, утвержденными локальными актами Управления.