В муниципальных образовательных учреждениях мазановского района
Скачать 1.04 Mb.
|
| УТВЕРЖДЕНА приказом управления образования администрации Мазановского района от 06 ноября 2012 № 243 типовая ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВодствУ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ МАЗАНОВСКОГО РАЙОНА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в образовательных учреждениях Мазановского района (далее – Учреждение). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Амурской области, ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области, утвержденной постановлением губернатора Амурской области от 27.12.2007 № 700, инструкцией по делопроизводству в министерстве образования и науки Амурской области, утвержденной приказом министерства образования и науки от 07.05.2008 № 1247. 1.3. Образовательные учреждения Мазановского района организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, настоящей Инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями Учреждений после согласования с соответствующим архивным учреждением. 1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.5. Соблюдение настоящей Инструкции (правил ведения делопроизводства и оформления документов) обязательно для всех работников Учреждений. 1.6. При работе с документами следует выполнять следующие требования: 1.6.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. 1.6.2. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях, знакомиться с документами могут только лица, имеющие отношение к их исполнению. 1.6.3. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время (более суток) сотрудники Учреждения обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию непосредственного руководителя. 1.6.4. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы непосредственному руководителю. 1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления этой организации, или лицом, назначенным приказом руководителя, ответственным за ведение делопроизводства. 1.8. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и дополнений в нее утверждаются приказом управления образования администрации Мазановского района. II. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ И ТЕХНИЧЕСКОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Унификация документов и требования к бланкам. 2.1.1. Унификация документов заключается в разработке единых форм документов и единых правил составления и оформления трафаретных текстов. 2.1.2. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих требований разрабатываются бланки документов Учреждения. 2.1.3. На бланках печатаются документы, представляемые как проекты приказов, писем. Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков. 2.1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 2.1.5. Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 2.1.6. Бланки документов оформляют в соответствии с приложениями №№ 1 и 2 к Инструкции. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. 2.1.7. В Учреждении используются следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк служебного письма (угловой); бланк конкретного вида документа: распоряжение, приказ (продольный). 2.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению руководителя Учреждения. Соответствующие предложения вносятся ответственным за ведение делопроизводства Учреждения вместе с образцами предлагаемых бланков. 2.2. Требования к техническому оформлению документов. 2.2.1. Документы, создаваемые в Учреждении, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman № 14 через межстрочный интервал «одинарный». Допускается применение размера шрифта № 13 для размещения текста на одном листе (кроме текста письма). При оформлении докладов, справок, пояснительных записок, таблиц могут использоваться шрифты других размеров, а также полужирное начертание, курсив, измененный интервал между строками. 2.2.2. При наличии в тексте документа примечания или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» располагаются от левой границы текстового поля. Печатаются примечания размером шрифта № 12 через одинарный межстрочный интервал. Например: Примечание: протокол составляется в 2 экземплярах (главе муниципального образования, на территории которого проходило совещание, начальнику управления образования). 2.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей: левое - не менее 3,0 см; правое - не менее 1,0 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 2,0 см. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. В таком случае реквизиты полей будут следующие: левое - не менее 1,0 см; правое - не менее 3,0 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 2,0 см. 2.2.4. Заголовок к тексту печатается ниже названия вида документа в соответствии с расположением этого реквизита на бланке непосредственно от левой границы текстового поля. Длина строки не должна превышать 7 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. 2.2.5. Название вида документа печатается прописными буквами (ПРОТОКОЛ, АКТ и т.д.) и центрируется по отношению к правому и левому полям. 2.2.6. Многострочный реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек, строчными буквами, без разрядки. Слово «УТВЕРЖДЕН» печатается прописными буквами, отделяется от остальных строк реквизита полуторным межстрочным интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал. 2.2.7. Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа) либо оформляют флаговым способом, т.е. выравнивают по границе левого поля. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами. 2.2.8. Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Если документ издан от имени нескольких организаций или должностных лиц, то номер и дата проставляются на одной строке ниже подписи. 2.2.9. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков. Первая страница документа не нумеруется. 2.3. Требования к оформлению реквизитов документов. 2.3.1. При составлении и оформлении документов используются 30 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения №№ 1, 2, 3 к Инструкции). 2.3.2. При подготовке и оформлении документов Учреждения используют следующие реквизиты: герб района; код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа. 2.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и индентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.3.4. Наименование Учреждения должно соответствовать его наименованию, указанному в положении (Уставе) об этом Учреждении. При наличии сокращенного наименования Учреждения его помещают в скобках ниже полного. Над наименованием Учреждения указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации, в ведении которой находится данное Учреждение. 2.3.5. Справочные данные об Учреждении включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Учреждения, (номера факсов, электронной почты, банковские реквизиты и т.д.). 2.3.6. Наименование вида документа, создаваемого Учреждением, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). 2.3.7. Дата документа. 2.3.7.1. Дата является одним из основных реквизитов документа, который обеспечивает его юридическую силу. Датой документа может являться дата его подписания, регистрации, утверждения, принятия, согласования или события, зафиксированного в документе. Датой протокола является дата проведения заседания; для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения. Датой распорядительного документа, служебного письма является дата их регистрации. Датой утверждаемого документа – дата его утверждения. Распорядительные документы вступают в силу с даты их подписания, если иное не определено в подписанном документе. 2.3.7.2. Если автором документа являются несколько организаций (акт, соглашение, совместное письмо и др.), то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания и регистрации. 2.3.7.3. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 27.05.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 27 мая 2009 года. Ноль проставляется в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру. 2.3.7.4. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться. 2.3.8. Регистрационный номер (индекс) документа. Регистрационный номер (индекс) – это условное обозначение документа, под которым он введен в журнал регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 2.3.10. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. 2.3.11. Адресат. Порядок оформления данного реквизита приведен в пункте 3.4.4.10. данной Инструкции. 2.3.12. Утверждение документа. Порядок оформления данного реквизита приведен в пункте 3.2.9. данной Инструкции. 2.3.13. Резолюция. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции руководителя. В состав резолюции включаются следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции. Например: Н.П.Терентьеву Прошу подготовить распоряжение к 25.09.2011 Личная подпись 21.09.2011 Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Исполнителей в резолюции может быть несколько. В этом случае ответственным за сбор информации и исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Остальные исполнители передают ему свою часть подготовленных материалов и в срок до 5 дней вносят свои предложения. Как правило, резолюция оформляется на отдельном листе бумаги формата A6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 2.3.14. Заголовок к тексту документа. 2.3.14.1. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопросы «о чем?», «чего? (кого?)» например: «О выделении ...», «О внесении изменений ...», «Об отмене…», «Об организации…», «О состоянии…», «О командировании Петрова А.В.». Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. 2.3.14.2. Объем заголовка не должен превышать 6 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, в конце заголовка точка не ставится. В заголовке не допускаются переносы. Если заголовок к тексту больше установленного для него реквизита, допускается располагать заголовок по центру документа с соблюдением всех установленных межстрочных интервалов. 2.3.14.3. Заголовок документа вносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, регистрационную карточку, базу данных. 2.3.15. Отметка о контроле. Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» и помещается на правом свободном поле верхней части первого листа документа. 2.3.16. Текст документа. Правила оформления этого реквизита приведены в пункте 3.2.13. и приложении № 4. Контроль за соответствием текста документа, направляемого на подпись руководителю учреждения, правилам русского литературного языка, а также оформлением документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и настоящей Инструкцией осуществляет ответственный за ведение делопроизводства в Учреждении. 2.3.17. Отметка о наличии приложения. Правила оформления данного реквизита приведены в пункте 3.2.14. 2.3.18. Подпись. 2.3.18.1. Подпись – это один из основных способов удостоверения документов, она является обязательным реквизитом. Документы подписываются должностными лицами в зависимости от их компетенции. 2.3.18.2. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Между инициалами имени, отчества и фамилией пробелы не ставятся. 2.3.18.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). 2.3.18.4. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, она должна быть заменена на подпись его заместителя в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия определенного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога «за», надписи «зам.» или косой черты перед наименованием должности не допускается. 2.3.18.5. Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ. 2.3.18.6. Подпись отделяется от текста 3 – 5 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 2.3.19. Гриф согласования. Правила оформления данного реквизита приведены в пункте 3.2.10. 2.3.20. Виза согласования документа. Правила оформления данного реквизита приведены в пункте 3.2.11. 2.3.21. Печать. Для удостоверения подлинности документа или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати. Примерный перечень документов, на которых ставится печать, приведен в приложении № 5. Порядок изготовления и использования печатей и штампов оговорен в разделе V. 2.3.22. Отметка о заверении копии. Правила оформления данного реквизита приведены в пункте 3.2.12. 2.3.23. Отметка об исполнителе. Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города. Отметку об исполнителе располагают на лицевой (письма) или оборотной (распорядительные документы) стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом № 10. Например: И. И.Гаврилов 213 77 2.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит проставляется на исполненных документах (результативный окончательный ответ), подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных и иных целях. Отметку о направлении в дело ставит, как правило, должностное лицо, которое первоначально давало поручение по исполнению данного документа. Этот реквизит помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает краткие сведения об исполнении документа, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, подпись лица, снимающего с контроля документ, дату. Если в результате рассмотрения вопроса принят какой-либо нормативный акт либо дан ответ за подписью руководителя, отметку «В дело» с соответствующей расшифровкой ставит секретарь руководителя. 2.3.25. Отметка о поступлении документа. Порядок оформления этого реквизита приведен в пункте 4.5. 2.3.26. Идентификатор электронной копии документа. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в Учреждении, печатается шрифтом № 8. III. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Управленческие действия в Учреждении фиксируются с помощью управленческих документов, которые подразделяются на распорядительные документы (приказы), организационные документы (положения, регламент, инструкции, правила и др.) и информационно-справочные документы (протоколы, служебные письма, справки, доклады, отчеты и пр.). 3.2. Распорядительные документы. 3.2.1. Распорядительные документы издаются на основе и во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов. 3.2.2. Руководителем Учреждения издаются приказы по основной деятельности и личному составу. 3.2.3. Проекты распорядительных документов должны отвечать следующим требованиям: соответствовать федеральному и областному законодательству, решениям Мазановского районного Совета народных депутатов; быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами; содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием; содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением. 3.2.4. Если подготовленный локальный акт Учреждения влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие локальные акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним. Если приказы Учреждения исключают действие ранее принятых локальных актов, они должны содержать пункты об их отмене, а также отмене последующих редакций. Если проектом нормативного локального акта Учреждения предполагается изменить действующее распоряжение или исключить их действие, он сопровождается подготовленной исполнителем пояснительной запиской, обосновывающей необходимость его принятия. 3.2.5. Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, а также областных законов и постановлений Законодательного Собрания Амурской области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов. 3.2.6. Подготовка распорядительных документов осуществляется на основании письменных или устных поручений руководителя Учреждения, поручений в соответствии с протоколами совещаний, а также определенных ранее принятыми нормативными актами. 3.2.7. В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку распоряжения руководитель Учреждения определяет исполнителей, список должностных лиц, согласовывающих и визирующих проект. В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектов образовываются рабочие группы из сотрудников Учреждения. 3.2.8. Проект распорядительного документа печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. Порядок оформления некоторых реквизитов распорядительных документов имеет свои особенности. 3.2.9. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым распорядительным документом. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При наличии в тексте распорядительного документа формулировки «Утвердить» (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий, план и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на распорядительный документ, его дату, номер, которое отделяется от остальных строк полуторным интервалом. |
Похожие:
 | Законом от 27. 07. 2010 №210-фз «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации... |  | Признать утратившим силу постановление от 26. 07. 2010 №850 «Об уполномоченном по правам ребенка в образовательных учреждениях Багаевского... |
| О порядке обращения за компенсаацией части родительской платы за содержание ребенка в государственных и муниципальных образовательных... | | ... |
| Административный регламент Чусовского муниципального района по приему заявлений на предоставление услуги дошкольного образования... | | Ка на учет, прием и отчисление) воспитанников (далее детей) в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях, расположенных... |
| Томской области от 10. 04. 2013 №283-ра «Об утверждении Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в сфере образования в Томской... | | «Об образовании в Российской Федерации», руководствуясь статьёй 8 Устава Чернушинского муниципального района, в целях упорядочения... |
| Настоящее Положение об организации деятельности групп семейного воспитания при муниципальных дошкольных образовательных учреждениях... | | Об утверждении Положения о порядке комплектования, приема и отчисления детей в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях,... |