Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения
Скачать 1.2 Mb.
|
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области I. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области документов, делопроизводства Минздравсоцразвития Пензенской области и повышения его эффективности путём унификации состава и форм документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с требованиями: - государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждён постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 № 28); - государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введён в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст); - постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; - методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; - перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Минкультуры России 25.08.2010 № 558); - иных нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учёта и обеспечения сохранности документов. 1.3. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области, включая подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения документов, в том числе с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные) регулируются специальными локальными нормативными актами. 1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и иной специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.6. Отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Минздравсоцразвития Пензенской области (далее – служба ДОУ) осуществляет организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в Минздравсоцразвития Пензенской области на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами. 1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом Минздравсоцразвития Пензенской области, и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями. II. Правила подготовки и оформления документов 2.1. Организационно-распорядительные документы, создаваемые Минздравсоцразвития Пензенской области, и правила их оформления 2.1.1. Деятельность Минздравсоцразвития Пензенской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Её состав определяется полномочиями Минздравсоцразвития Пензенской области, единоначальным порядком разрешения вопросов, объёмом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями. Документы Минздравсоцразвития Пензенской области представлены двумя большими группами: - получаемые из вне, от других организаций (входящие документы); - созданные в Минздравсоцразвития Пензенской области (внутренние документы). 2.1.2. Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Минздравсоцразвития Пензенской области, его структурных подразделений и должностных лиц. К организационно-распорядительным документам относятся: а) организационные документы – уставы, положения, инструкции, правила, регламенты, методические рекомендации и т.д.; б) распорядительные документы – законы, постановления, распоряжения, решения, указания, приказы; в) справочно-информационные документы – письма, акты, протоколы, справки, служебные, докладные и т.п. 2.1.3. Документы Минздравсоцразвития Пензенской области изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Работники Минздравсоцразвития Пензенской области оформляют реквизиты организационно-распорядительных документов в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Отдельные документы, авторами которых являются должностные лица и работники Минздравсоцразвития Пензенской области, должны быть выполнены от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 2.1.4. Документы в Минздравсоцразвития Пензенской области оформляются на соответствующих бланках (общие бланки, бланки приказа и письма). Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра здравоохранения и социального развития Пензенской области (далее – Министр). Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ. 2.1.5. Бланки документов Минздравсоцразвития Пензенской области изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм). Виды бланков документов, используемых в Минздравсоцразвития Пензенской области, утверждены приказом Минздравсоцразвития Пензенской области от 07.10.2008 № 325 «О гербовых бланках Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области» и размещены в электронном виде на диске G папка BLANKI. 2.1.6. Документы, издаваемые совместно от имени Минздравсоцразвития Пензенской области и других ведомств, оформляются на стандартных листах бумаги без использования утверждённых бланков, с учетом обязательных для каждого вида документов реквизитов (приложения №№ 1 – 2 к настоящей Инструкции). 2.1.7. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman: а) размером № 14 – для оформлении текста документа; б) размером № 14 - 12 – для оформлении реквизита «Адресат»; б) размером № 13,5 - для реквизита «УТВЕРЖДАЮ» и для оформления реквизита «приложение» к приказу; в) размером № 13 - для текстов документов может использоваться только в тех случаях, когда на последний лист документа переносится только реквизит «Подпись». г) размером № 12 и ниже - для оформления табличных материалов. 2.1.8. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 270 мм – левое (далее – левая граница текстового поля); 120 мм – правое (далее – правая граница текстового поля); 120 мм – верхнее; 200 мм – нижнее. 2.1.9. При подготовке текстов документов используются стандартные правила машинописи. Реквизиты документа отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами (тройное нажатие клавиши «Enter») (наименование вида документа от даты и регистрационного номера, дату от заголовка, заголовок от текста, текст от подписи и т.п.). 2.1.10. Наименование вида документа (АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ и т.п.) печатается ПРОПИСНЫМИ буквами. 2.1.11. При наборе текстов должны соблюдаться следующие отступы от левой границы текстового поля: - 0 мм – для размещения реквизитов «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», «Виза согласования», в заверительной надписи слово «Верно», в протоколах - слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», а также слова «Примечание» и «Основание», если в тексте имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его созданию; - 125 мм – для начала абзаца в тексте. 2.1.12. При изготовлении документов на двух или более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют арабскими цифрам посередине верхнего поля листа. Допускается распечатка документов с использованием оборотной стороны листа с применением «зеркального поля». В этом случае нумеруют страницы на лицевой и оборотной сторонах листа. 2.2. Подготовка проектов актов Пензенской области 2.2.1. Подготовка проектов актов Пензенской области (законопроектов, постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства Пензенской области) (далее – акт) осуществляется структурным подразделением Минздравсоцразвития Пензенской области - разработчиком в порядке, установленном Регламентом Минздравсоцразвития Пензенской области. 2.2.2. Подготовленные проекты актов подлежат регистрации в службе ДОУ (до начала проведения процедуры согласования) и согласованию с должностными лицами Минздравсоцразвития Пензенской области на бланке листа согласования проекта акта, действующем в Минздравсоцразвития Пензенской области (приложение № 3 к настоящей Инструкции). 2.2.3. После проведения внутреннего согласования заполненный бланк листа согласования с приложением копии проекта акта передаётся для хранения в службу ДОУ. 2.2.4. Согласование проектов актов, подготовленных иными исполнительными органами государственной власти, осуществляется с использованием действующих в Минздравсоцразвития Пензенской области листов согласования в порядке, установленным Регламентом Минздравсоцразвития Пензенской области. 2.3. Правила оформления реквизитов документов Минздравсоцразвития Пензенской области Настоящие правила устанавливают состав обязательных реквизитов документов Минздравсоцразвития Пензенской области и требования к их оформлению. 2.3.1. Герб Пензенской области (реквизит 02) помещают на утверждённых бланках документов Минздравсоцразвития Пензенской области в соответствии с Законом Пензенской области от 14.01.1999 № 133-ЗПО «О Гербе Пензенской области» (с последующими изменениями); 2.3.2. Наименование организации (учреждения) (реквизит 08) – «Министерство здравоохранения и социального развития Пензенской области» с указанием сокращенного наименования «Минздравсоцразвития Пензенской области» должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Министерстве здравоохранения и социального развития Пензенской области, утверждённом постановлением Правительства Пензенской области. 2.3.3. Справочные данные об организации (реквизит 09). Данный реквизит содержит справочные данные о Минздравсоцразвития Пензенской области и используется на бланках письма. Включает в себя почтовый и электронный адрес, номера телефона, факса (на всех видах утверждённых бланков письма), ОКПО, ИНН, КПП (на бланках письма с продольным расположением реквизитов). 2.3.4. Наименование вида документа (реквизит 10) (приказ, протокол, решение, справка, акт, служебная записка и т.д.). Реквизит применяется, как на документах, оформленных на бланках, так и на документах подготовленных на стандартных листах бумаги. 2.3.5. Дата документа (реквизит 11). Датой документа является: - дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки); - дата его утверждения (регламент, план, инструкция, положение, отчёт); - дата события (заседания), зафиксированного в документе (акт, протокол). Дата документа на распорядительных документах, письмах проставляется работником, осуществляющим его регистрацию после подписания уполномоченным должностным лицом. Дата утверждения проставляется должностным лицом одновременно с личной подписью в грифе «УТВЕРЖДАЮ». Дата протокола, акта вносится исполнителем на документе при его подготовке. Документы, изданные Минздравсоцразвития Пензенской области совместно с двумя или более органами (организациями, учреждениями), должны иметь одну дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Реквизит «Дата документа», а также даты в тексте документов оформляют цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (07.01.2009). В обозначении месяца и дня месяца, содержащего одну цифру, обязательно проставляется ноль. В документах, оформленных на бланках Минздравсоцразвития Пензенской области или на бланках унифицированных форм (ОКУД), в приложениях к распорядительным документам, в грифах утверждения и согласования документа, дата проставляется в специально отведённом для неё месте. В иных документах (заявления, служебные и докладные записки) дата проставляется ниже подписи лица, от имени которого составлен данный документ. В тексте документов Минздравсоцразвития Пензенской области, содержащих сведения финансового характера, а также при обозначении периода времени (действия) возможно использование словесно-цифрового способа оформления даты (например: «За период с 01 апреля 2000 г. по настоящее время…», «в течение 2009 г.» и т.п.). 2.3.6. Регистрационный номер документа (реквизит 12). Реквизит является обязательным для каждого созданного в Минздравсоцразвития Пензенской области и полученного от других организаций и физических лиц документа. Порядок регистрации документов и присвоения им регистрационных номеров определён в разделе Y настоящей Инструкции. 2.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13). Реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Ссылка на номер используется при оформлении служебных писем, которые являются ответами на поступивший запрос, поручение. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации. 2.3.8. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизиту «наименование организации» общего бланка или бланка конкретного вида документа (приказа). Место составления или издания документа указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения (г. Пенза; г. Кузнецк Пензенской области и т.п.). В письме место издания документа помещается в реквизите «Справочные данные об организации». Место издания в документах не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Пензенская городская клиническая больница № 4». Место издания в документах указывается: а) если в составе наименования организации указано наименование субъекта Российской Федерации (Пензенская область), а не наименование административно-территориальной единицы (г. Пенза); б) если документ был составлен на территории иной административно-территориальной единицы. Например, документ Минздравсоцразвития Пензенской области (решение выездной коллегии, акт проверки и т.п.) составлен на территории г. Никольска Пензенской области, р.п. Мокшан Пензенской области и т.п. 2.3.9. Адресат (реквизит 15). Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, её структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Реквизит «Адресат» размещают на расстоянии 90 мм от левой границы текстового поля, все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке (75 мм). Не допускает размещение на разных строках реквизита «Адресат» таких наименований как «Российская Федерация», «Пензенская область», «г. Нижний Ломов» и т.п. Например, (здесь и далее в примерах наименование организаций и их справочные данные являются условными):
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, его инициалы указывают перед фамилией. Например:
При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Бюджетные ассигнования Министерства здравоохранения и социального развития Ульяновской области по разделам «Социальная политика»,... |  | Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 25 апреля 2012 г. N 404н |
| Приказ Министерства здравоохранения и социального развития рк от 26. 01. 2011 №42 «Об утверждении Административного регламента Министерства... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... |
| Российской Федерации и Концепцией создания единой информационной системы в сфере здравоохранения, утвержденной приказом Министерства... | | Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по определению... |
| Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по постановке... | | Самарской области по предоставлению государственной услуги по предоставлению путевок и направлению больных в санатории Министерства... |