КОНСПЕКТЫ ЛЕКЦИЙ
по дисциплине
«Организационное поведение»
Специальность «Менеджмент организации»
г. Спасск-Дальний
2008
Тема 1. Введение в управление поведением человека в организации.
Организация как система (3 часа)
Организацией традиционно называют объединение людей, совместно работающих для достижения определенных целей.
Организация дает возможность ее участникам достичь личных целей, реализовать коллективно то, чего они не в состоянии осуществить индивидуально. Это становится возможным благодаря так называемому феномену организации, т.е. специфическим свойствам организации как целостной системы, отличающим ее от других систем.
Основными специфическими свойствами организации являются:
эффект эмерджентности — появление у системы качественно новых свойств, отсутствующих у ее элементов и не характерных для них. При этом имеется в виду положительное значение эффекта, при котором потенциал системы на 50—60% превышает сумму потенциалов всех участвующих в деятельности ресурсов;
синергетический эффект — явление, когда суммарный потенциал организованного целого существенно превышает арифметическую сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедших в состав целого элементов. Здесь также подразумевается положительное значение эффекта.
Отсюда следует, что не всякое объединение можно назвать организацией. Термином «организация» характеризуется состояние системы, при котором достигнут определенный порядок. В данном контексте оправданным может считаться использование термина «организованность». Порядок, или организованность, означает, что объект обладает следующими признаками (признаки организации):
1) наличие цели;
2) существование устойчивых связей между элементами (организационная структура) и правил, определяющих взаимоотношения (организационная культура);
постоянное взаимодействие с окружающей средой;
использование ресурсов для достижения поставленных целей.
Организация как процесс. Состояние системы, характеризуемое как упорядоченное, организованное, не может возникнуть само по себе. Оно является достижением, результатом деятельности. С этой точки зрения понятие «организация» отражает процесс и обязательно предполагает действия по упорядочению чего-либо. В этом контексте оправданным может считаться использование термина «организовывать» (от лат. organize — сообщаю стройный вид, упорядочиваю), который характеризует образование «порядка» из «хаоса».
Как процесс организация представляет собой совокупные действия, ведущие к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.
Организация как открытая и закрытая система. Помимо того, что организацию можно представить как явление (структуру) или процесс, она является также и системой, т.е. совокупностью взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое в любых условиях.
Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между ее частями (элементами):
1) каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе каждая часть организации выполняет свои специальные функции. В то же время для поддержания взаимосвязи отдельных частей в одном организме и формирования завершенного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В организациях эта интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, направленностью действий;
2) хотя организации созданы из отдельных элементов, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство не только частей, но и взаимосвязей между ними. Взаимосвязи могут усиливать эффективность деятельности элементов системы или ослаблять ее (синергетический эффект). Различаются системы открытые и закрытые.
Закрытая система является самоподдерживающейся, в существенной мере игнорирующей эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимала бы энергию от внешних источников и не отдавала бы им энергию. Закрытая организационная система имеет малую применяемость, так как ее основное свойство — выживать ради себя самой и репродуцировать себя саму.
Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и человеческие ресурсы от окружающего мира, зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.
Разграничение открытой или закрытой систем не является твердо установленным: открытая система может стать менее открытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем; возможна и обратная ситуация.
Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов, усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами.
Все организации как системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п.
Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты:
1) признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и, наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Можно выделить две группы компонентов внешней среды, изменения которых влекут за собой перемены в организации.
Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации. Рассмотрим эти факторы.
Поставщики. Любая организация использует результаты труда других организаций: сырье, полуфабрикаты, комплектующие, услуги.
Кредиторы. Поставщиками капитала в основном являются банки, акционеры и частные лица. Чем лучше обстоят дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала.
Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и оборудование.
Законы государства. Организации обязаны соблюдать не только федеральные, но и региональные законы. Государственные органы обеспечивают принудительное исполнение законов в сфере своей компетенции.
Потребители. Потребители решают, какие товары и услуги для них желательны, то есть они определяют направления и возможности роста организации.
Конкуренты. Руководство предприятия должно понимать, что неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций.
Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации:
Состояние экономики страны.
Состояние мировой экономики.
Научно-технический прогресс.
Социокультурные факторы.
Политические факторы.
Естественно, что в каждом конкретном случае состав и характер факторов внешней среды будут различны.
2) адаптивность, т.е. восприятие изменений внешней и внутренней среды. Основу построения открытой системы должны составлять предпосылки не только экономического, научно-технического, политического, но и социального, или этического, характера. Организация должна создаваться так, чтобы она достигала организационных целей и эффективно помогала работникам достигать индивидуальных целей в настоящем и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной;
3) наличие обратной связи. Под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.
Внутренняя среда организации влияет на эффективность ее существования не менее (а в определенные периоды цикла существования — даже более), чем внешняя среда. Поэтому один из самых важных параметров внутренней среды — поведение групп и индивидуумов внутри организации, составляющие предмет дисциплины «Организационное поведение».
Организация и менеджмент. Организации могут различаться по назначению (производственные, учебные, исследовательские и др.), по форме собственности (государственные и частные), по размеру (большие и малые), по периоду своего функционирования (временные и постоянные).
Однако, несмотря на все эти различия, любая организация может быть представлена как система, связанная с внешней средой. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, а на выходе возвращает во внешнюю среду созданный ею продукт. Поэтому деятельность любой организации включает три основополагающих процесса:
получение «сырья» из внешнего окружения;
изготовление «продукта»;
передача «продукта» во внешнюю среду.
Все эти три процесса являются жизненно важными для организации. Если хотя бы один из них прекращается, организация не может существовать. Ключевая роль в поддержании баланса между указанными процессами, а также в мобилизации ресурсов организации на их осуществление принадлежит менеджменту.
Так как менеджмент играет исключительно важную роль в организации и решает столь многоплановые задачи, управление организацией не может быть представлено только как особый вид деятельности по целенаправленной координации действий участников процесса совместной трудовой деятельности. Помимо функциональных характеристик управления, определяющих, что и как делается в управлении, очень важными аспектами рассмотрения управления являются следующие:
взаимосвязь управления и системы отношений в организации;
управление и внешняя среда организации.
Менеджмент организации представляет собой многоплановую деятельность, охватывающую управление происходящими в организации процессами, связанными как с ее внутренней жизнью, так и с ее взаимодействием с окружающей средой. Поэтому менеджмент может быть рассмотрен, с одной стороны, как управление с позиций процессов включения организации во внешнюю среду, а с другой стороны, как управление с точки зрения процессов, происходящих внутри организации.
Менеджмент и внешнее окружение организации. Не существует организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в непрерывном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности, при этом она отдает что-то во внешнюю среду в качестве компенсации. При нарушении связей с внешней средой организация погибает. В последнее время в связи с усилением и усложнением конкуренции, а также резким ускорением процессов изменений в окружающей среде организации все в большей мере вынуждены уделять внимание вопросам взаимодействия со своим окружением, развивать способности адаптации к его изменениям.
Ключевую роль в выработке и проведении политики взаимодействия организации с окружающей средой играет управление организацией, особенно его верхний уровень. Вопросы долгосрочной стратегии взаимодействия организации с внешней средой становятся приоритетными при построении всех процессов управления организацией. Менеджмент уже не занимается только внутренними вопросами организации, а старается установить эффективное взаимодействие ее с внешней средой организации уже не только путем влияния на процессы, происходящие в организации, но и путем влияния на окружающую среду. Стратегическое управление, решающее эти задачи, выдвигается на первый план в комплексе процессов управления организацией.
В зависимости от того, насколько организация адаптивна к изменениям в окружающей среде, выделяют два типа управления организацией:
механистический;
органический.
Механистический тип управления организацией характеризуется следующими характеристиками:
консервативная, негибкая структура;
четко определенные, стандартизированные и устойчивые задачи;
сопротивление изменениям;
иерархическая система контроля;
командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;
административное содержание коммуникаций (преимущественно распоряжения, инструкции и принятые руководством решения).
Для органического типа управления организацией характерны:
гибкая структура;
динамичные, не жестко определенные задачи;
готовность к изменениям;
опора властных структур на знание и опыт персонала;
самоконтроль и контроль коллег;
многонаправленность коммуникаций (вертикальные, горизонтальные, диагональные и др.), содержанием которых являются информация и советы.
Каждый тип управления организацией имеет определенные преимущества в зависимости от характера окружения: если окружение динамично, если высок уровень неопределенности, более эффективным является органический тип управления организацией; если же окружение стабильно и неопределенность находится на низком уровне, предпочтение может быть отдано механистическому типу управления.
Процесс осуществления управления организацией. Система менеджмента как бы пронизывает всю организацию, затрагивая практически все сферы ее деятельности. Однако при всем многообразии взаимодействия менеджмента и организации можно достаточно четко определить границы деятельности менеджмента.
Менеджмент, т.е. управление организацией, предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения своих целей. Менеджмент не эквивалентен всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности.
Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская и т.д.), размеров организации, сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), характера деятельности внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и др. Однако для всех процессов управления в организации характерно наличие в общем однородных видов деятельности, которые можно представить как пять основных функций управления:
планирование, т.е. выбор целей и разработка плана действий по их достижению;
организация, т.е. распределение задач между подразделениями или работниками, установление взаимодействия между ними, создание условий для обеспечения деятельности потребителей и персонала;
распорядительство;
мотивирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;
контроль, т.е. соотнесение реально достигнутых результатов с запланированными.
|
