Работа с электронными счетами
Работа с электронными счетами происходит в разделе «Электронные счета». Здесь Вы можете выставлять и получать электронные счета от своих контрагентов. В подразделе «Выставленные счета» пользователь, имеющий установленные права на создание документов, создает электронные счета и отправляет (выставляет) их контрагенту, а в подразделе «Полученные счета» получает счета на оплату от контрагента и при необходимости оплачивает. При оплате электронного счета автоматически создается платежное поручение и отправляется в Банк. Для оплаты выбранного счёта достаточно активизировать кнопку «Оплатить» - .
Выставленные счета
Перейдите в подраздел «Электронные счета» - «Выставленные счета». На странице «Выставленные счета» находится весь список выставленных вашей организации счетов.
Создание счета
Для формирования документа на выставление нового электронного счета контрагенту активизируйте кнопку «Создать» -  и заполните форму электронного счета.
Пример заполнения:
Электронный счет можно сразу выставить получателю, нажав кнопку «Выставить» (для этого у пользователя должны быть права на доступ и выставление электронных платежей). Если же Вы хотите произвести отправку документа позже, либо у Вас нет права на выставление электронных счетов, нажмите «Сохранить». В этом случае документ будет сохранен в общем списке Ваших выставленных электронных счетов.
Если Вы выставляете электронный счет получателю, то высвечивается представление документа, где пользователь еще раз может просмотреть его и убедиться, что все заполнено им верно.
Если что-то заполнено неверно или Вы передумали отправлять документ, то еще есть возможность отказаться от отправки, нажав кнопку «Отказаться».
Электронный счет может быть представлен в Системе в следующих состояниях:
«Подготовлен» – Счет создан, но не выставлен получателю. В таком состоянии счет доступен для просмотра только поставщику. Счет можно исправлять, удалять, выставлять. Ни в каком другом состоянии документ исправлениям не подлежит;
«Выставлен» – В этом состоянии счета доступны для просмотра, как поставщику, так и получателю, но для поставщика это состояние отображается как "Выставлен", а для получателя в статусе "Новый счет". Счет не может редактироваться. Статус сохраняется до тех пор, пока получатель не просмотрит этот счет в первый раз либо не отправит его сразу же на оплату. С помощью этого состояния поставщик может контролировать счета с заданным сроком действия;
«Не оплачен» - Счета в этом состоянии доступны как поставщику, так и получателю. В такое состояние счет переводится сразу после первого просмотра его получателем;
«В оплате» – Это состояние означает, что платежное поручение по этому счету уже отправлено получателем в Банк, но Банком ещё не принят;
«Частично оплачен, Оплачен» - Переход в эти состояния осуществляется при отправке и проводке платежного поручения Банком, созданного получателем на основе счета. А также при ручном уменьшении суммы к оплате (частичной оплате счета).
«Истек срок» – В данное состояние счет переводится автоматически по истечению срока действия. Над счетами в этом состоянии запрещены любые операции, кроме перенесения в архив. Счета, по которым уже ведется оплата (в состоянии "Частично оплачен"), не переводятся в состояние "Истек срок".
«Отклонен получателем» - В этом состояние счет может быть переведен получателем с указанием причины отказа.
Пакетная подпись счетов
Подписать и отправить счета можно одним списком. Подробнее об этом можно прочитать в разделе «Платежные документы» - «Пакетная подпись платежных документов»
Редактирование счета
Для редактирования документа нажмите на строку с наименованием документа, который Вы хотите отредактировать. Нажмите кнопку «Изменить» -  , внесите в открывшуюся форму Электронный счет необходимые изменения и нажмите кнопку «Сохранить», либо «Отправить».
Примечание: Операция Редактирования доступна только для документов в статусе «Подготовлен».
Создание копии счета
Для того чтобы создать копию уже имеющегося документа, выберите необходимый документ в списке на странице «Выставленные счета». Нажмите кнопку «Копия» -  . Откроется форма, аналогичная форме для создания нового документа, но с уже проставленными реквизитами. При необходимости внесите изменения и нажмите «Сохранить», либо «Отправить».
Сортировка счетов
Посредством функций фильтра полный список выставленных электронных счетов можно сортировать в любом порядке. Для этого:
На панели инструментов нажмите кнопку «Фильтр»  . В новом диалоговом окне откроется форма Фильтр.
Выберите необходимые настройки фильтра и нажмите кнопку «Установить фильтр». Вы можете осуществлять сортировку счетов по таким параметрам, как: получатель, наименование подразделения получателя, поставщик, ИНН организации поставщика, реквизиты счета (номер счета, дата выставления) и состояние счета.
Контроль состояния счета
При активизации кнопки «Контроль»-  , расположенной на панели инструментов страницы «Выставленные счета», вызывается диалоговое окно с консолидированной информацией о текущем состоянии суммы по неоплаченным счетам: отдельно по подготовленным и выставленным счетам.
При установке в чек боксе параметра Показать информацию о контрагентах, выдается информация о состоянии неоплаченных счетов в разрезе контрагентов.
История состояния счёта
Для выбранного счёта из раздела выставленных счетов или из раздела полученных счетов можно просмотреть историю произведённых с данным счётом операций. Выберите нужный счёт и активизируйте кнопку «история» -  .
Архив счетов
Для отправки в архив, выделите необходимый электронный счет и активизируйте кнопку «В Архив» -  .
При необходимости Вы всегда может просмотреть архив своих документов и извлечь нужный. Для этого установите в Фильтре параметр «Документы из архива»
Выберите в списке архивных документов необходимый и нажмите кнопку «Извлечь» - 
Примечание: В Архив могут быть отправлены только оплаченные счета. Удалить документы из Архива невозможно.
Полученные счета
Перейдите в раздел «Полученные счета». Здесь пользователь может просматривать и оплачивать полученные от поставщика счета, как в полном объеме, так и по частям.
На странице «Полученные счета» Вы видите список полученных вашей организацией счетов на оплату.
В этом разделе электронные счета могут быть представлены в Системе в следующих состояниях:
«Новый» – В этом состоянии счета для получателя находятся в статусе «Новый», а для поставщика на странице «Выставленные счета» в статусе «Выставлен». Статус счета «Новый» сохраняется до тех пор, пока получатель не просмотрит этот счет в первый раз, либо не отправит его сразу же на оплату.
«Не оплачен» - Счета в этом состоянии доступны как получателю, так и поставщику. В такое состояние счет переводится сразу после первого просмотра его получателем;
«В оплате» – Это состояние означает, что платежное поручение по этому счету уже отправлено получателем в Банк, но Банком ещё не принят;
«Частично оплачен, Оплачен» - Переход в эти состояния осуществляется при отправке и проводке платежного поручения Банком, созданного получателем на основе счета. А также при ручном уменьшении суммы к оплате (частичной оплате счета).
«Истек срок» – В данное состояние счет переводится автоматически по истечению срока действия. Над счетами в этом состоянии запрещены любые операции, кроме перенесения в архив. Счета, по которым уже ведется оплата (в состоянии "Частично оплачен"), не переводятся в состояние "Истек срок".
«Отклонен получателем» - В этом состояние счет может быть переведен получателем с указанием причины отказа.
Контроль по полученным счетам
При активизации кнопки «Контроль»- , расположенной на панели инструментов страницы «Полученные счета», открывается диалоговое окно с консолидированной информацией о текущем состоянии суммы по неоплаченным счетам.
При установке в чек боксе параметра Показать информацию о контрагентах, выдается информация о сумме по неоплаченным счетам в разрезе контрагентов.
Подразделения
Выберите на панели инструментов кнопку «Подразделение»-  . В новом диалоговом окне откроется форма Выбор подразделения.
Использование этой кнопки позволяет пользователю распределить полученные электронные счета (выбор подразделения возможен только для счетов со статусом «Новый» и «Не оплачен») по подразделениям организации. Т.е., выбрав подразделение для счета, Вы даете возможность видеть этот счет только сотрудникам, имеющим доступ к электронным счетам выбранного вами подразделения (Права на доступ к электронным счетам подразделений для сотрудников назначаются в разделе «Администрирование организации» - «Сотрудники» ответственным лицом организации). Назначать подразделения могут только лица, имеющие доступ к счетам всех подразделений организации.
Проверка подписи на документах
Возможность настраивать отображения ЭЦП и проверку подписи на документах аналогично работе с платежными документами и рассматривается в разделе «Работа с платежными документам»- «Проверка подписи на документах».
Реестры платёжных поручений (импорт платежных документов из автоматизированных бухгалтерских программ), реестры контрагентов
Перейдите в подраздел «Корпоративные финансы» - «Реестры платежей, контрагентов». Работа с реестрами позволяет автоматизировать обработку большого количества платёжных поручений и избежать ручного ввода отдельных документов. Этот способ наиболее удобен при работе с большим количеством документов – платёжных поручений.
Реестр платёжных поручений - это файл специального формата (формат приведен в соответствие с 1С), в котором содержится информация о поставщике и ключевые данные о платёжном поручении.
Реестр контрагентов – это файл специального формата, в котором содержится информация о контрагентах. Эта информация используется для быстрого ввода реквизитов платежного поручения. Для того чтобы передать контрагентов от одного участника системы другому, обратитесь в службу поддержки банка.
Примечание: За дополнительной информацией по форматам реестров, обратитесь к Приложению 1, Приложению 2».
Активизируйте кнопку «Создать» для загрузки файла реестра в систему (предварительно выгрузив в этот файл платежные поручения из бухгалтерской программы, уточните по какому пути выгружается файл). Файл реестра создается на основе требований к формату реестров, где указывается назначение специализированных полей и порядок их расстановки. После загрузки реестр некоторое время обрабатывается системой.
Для сохранения копии файла из реестра системы активизируйте кнопку «Сохранить». Дополнительно раздел предоставляет пользователю возможность просмотреть, сортировать или архивировать выбранный реестр. Работа с функциями архивации и сортировки в этом и других разделах производится аналогично работе с соответствующими функциями применительно к платёжным поручениям.
В случае возникновения ошибок при обработке реестра платёжных поручений, система генерирует отдельный реестр ошибок. При активизации ссылки «Ошибки» - «Подробнее…», можно просмотреть сгенерированный системой реестр ошибок. В случае необходимости указанный реестр ошибок можно сохранить на диске, используя кнопку «Сохранить» открывшегося окна.
По документам из полученного системой реестра платёжных поручений, которые не вызвали ошибок при обработке, автоматически формируются платежные поручения со статусом Подготовлен. Сформированные платежные поручения затем добавляются в раздел «Платежные поручения». С данными платежными поручениями можно производить все операции, которые можно производить с остальными платёжными поручениями, находящимися в разделе в состоянии Подготовлен. В частности, для того, чтобы их отправить в банк, необходимо активизировать кнопку «Отправить».
После успешной обработки реестра контрагентов, список контрагентов пополняется в справочнике контрагентов и становится доступен для использования при заполнении платежных поручений.
|
