Лекция Документ и системы документации Изучаемые вопросы: Понятие документа и его функции

Реквизит «Отметка о наличии приложения» Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например: Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 5 л. в 3 экз. Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра в 1 экз. При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например: Опись приложений к письму от ___________ № ___________ Наименование документа Количество листов Количество экземпляров 1. 2. 3. .... Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия Дата Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка: Приложение: по описи. Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь» от 18.04.2001 № 138/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например: Приложение № 1 к письму ЗАО «Маяк» от 08.04.2001 № 87/03-12 или Приложение № 3 к приказу директора ЗАО «Маяк» от 12.05.2001 № 17 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: Приложение № 1 к приказу директора завода от 30.11.2001 № 71 2.4 Реквизиты оформляющей части документа Реквизит «Подпись» В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например: или При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например: Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например: Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Реквизит «Гриф согласования документа» Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа — одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений. Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности». Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.). Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например: 13.07.2016 При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа. Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 10.01.2016 № 3 Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например: СОГЛАСОВАНО Письмо Госстандарта РФ от 06.01.2016 № 7/05-09 Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается». Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности. с организациями, интересы которых затрагивает документ с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями (при необходимости); с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п. с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. Реквизит «Визы согласования документа» Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например: Юрисконсульт Смелов К. И. Смелов 03.08.2001 При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например: Гл. бухгалтер Не согласен Павлов Н.Д. Павлов 17.07.2016 Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности: составитель документа; руководитель структурного подразделения, где составлен документ; заинтересованные должностные лица других подразделений организации; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности; руководитель юридической службы или юрисконсульт организации. Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например: При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например: Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись», Реквизит «Печать» Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов: Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). Архивные справки. Архивные копии. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.). Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.). Положения об организациях. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). Спецификации (изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати. ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, например: Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.). Реквизит «Отметка о заверении копии» Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например: ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации. В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.

Похожие:

	Контрольные вопросы: Понятие документ и их классификация Гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...		Форма ф вопросы к итоговому государственному экзамену Понятия «информация» и «документ», их развитие. Место документа в системе управления. Общие и частные функции документа. Способы...
	Л. Г. Петрунькина) (Н. В. Галкина к э. н.) Вопросы для подготовки... Понятие налога. Функции налога. Элементы налога. Понятие и виды федеральных налогов и сборов, региональных и местных налогов. Понятие...		Контрольная работа №3 Познавательные функции, системы восприятия... Внимание и его свойства (устойчивость, концентрация, распределение, переключение, объем); причины отвлечения внимания во время управления...
	Контрольная работа №3 Познавательные функции, системы восприятия... Внимание и его свойства (устойчивость, концентрация, распределение, переключение, объем); причины отвлечения внимания во время управления...		Xml англ eXtensible Markup Language Импорт документа – преобразование данных документа от любого внешнего программного источника к внутреннему представлению системы...
	Экзаменационные вопросы Правоотношения, регулируемые Бюджетным Кодексом РФ Понятие «налоговая система». Структура налоговой системы. Задачи и принципы налоговой системы		Лекция религии современных неписьменных народов: человек и его мир... Редактор Т. Липкина Художник Л. Чинёное Корректор Г. Казакова Компьютерная верстка М. Егоровой
	Инструкция по обновлению Государственный контракт № уфт-11/2016 от 10. 02. 2016 Ппо «асфк (суфд)» требуется на арм разные участники эод разработать интерфейс загрузки данных, функции хранения, контроля, подписания...		Вопросы к экзамену по общей химии для студентов факи «Системный анализ... И состояния системы. Термодинамические функции: энтальпия, энтропия, свободная энергия Гиббса. Факторы, определяющие направление...