Лекция Документ и системы документации Изучаемые вопросы: Понятие документа и его функции

Реквизит «Дата документа» Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 28.08.2001 или 2001.08.18 Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например: 01.09.2015 После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2018 г. 28 декабря 2018 года При словесно-цифровом способе изображения дат не обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например: 8 декабря 2018 г. При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр. Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении. Реквизит «Регистрационный номер документа» Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел. Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например: На № 301/07-15 от 21.04.2001 Реквизит «Место составления или издания документа» В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах - может входить в реквизит «Наименование организации», например: Московское научно-производственное объединение «Маяк» Рязанский приборный завод В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например: Москва г. Подольск Московской обл. пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл. Административно-территориальное деление страны, т.е. наименование областей, краев, районов, необходимо учитывать в связи с возможным повторением наименований некоторых наемных пунктов в различных регионах, например: г. Красногорск Московской обл. г. Красногорск Челябинской обл. г. Красногорск Сахалинской обл. г. Красногорск Алтайского кр. Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документе. Гриф ограничения доступа к документу обычно сопровождаемся указанием номера экземпляра документа, например: Конфиденциально экз. 1 Реквизит «Адресат» Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например: Муниципальное предприятие «Контакт» Министерство образования РФ Управление образовательных программ Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк». При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. АО «Стройдеталь» Главному специалисту А.С. Смирнову При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например: Директору завода «Эталон» И.Н. Иванову Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например: Директорам машиностроительных заводов При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат. В сослав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, например: Директору предприятия «Янтарь» О.Н. Петрову ул. Мира, д. 7, г. Пермь, 413425 Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например: А.Ю. Красовой ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3, г. Химки Московской обл., 148012 Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например: Генеральному директору ЗАО «Контакт» Д. И. Преображенскому Ректору Московского университета экономики и права проф. Аникину С.А. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамилию. Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке. Реквизит «Гриф утверждения документа» Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управленческих документах: Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.). Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.). Расценки на производство работ. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, дополнительно удостоверяется печатью. Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия. При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например: Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Электроника» Максимов К.П. Максимов 15 сентября 2001 г. Документ может утверждаться посредством издания или составления другого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: УТВЕРЖДЕНО Приказом директора ОАО «Маяк» от 20.01.2001 № 4 УТВЕРЖДЕН Протоколом собрания акционеров КБ «Стройинвест» от 12.05.2001 № 2 В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДЕНО Решением общего собрания трудового коллектива, протокол от 01.07.2001 № 1 Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например: Реквизит «Резолюция» Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например: Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой). 2.3 Реквизиты содержательной части документа Реквизит «Заголовок к тексту» Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, например: приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, должностная инструкция секретаря-референта, положение о канцелярии, правила внутреннего трудового распорядка. Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5, Реквизит «Отметка о контроле» Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту». Реквизит «Текст документа» Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.). Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; объективность и достоверность информации; составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение; широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками: нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения; точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.; употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что... ); ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу); использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать); безличный характер изложения текста; употребление специальных терминов; использование сокращенных слов; использование универсальных слов с неопределенным значением; исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем); исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др. Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Похожие:

	Контрольные вопросы: Понятие документ и их классификация Гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...		Форма ф вопросы к итоговому государственному экзамену Понятия «информация» и «документ», их развитие. Место документа в системе управления. Общие и частные функции документа. Способы...
	Л. Г. Петрунькина) (Н. В. Галкина к э. н.) Вопросы для подготовки... Понятие налога. Функции налога. Элементы налога. Понятие и виды федеральных налогов и сборов, региональных и местных налогов. Понятие...		Контрольная работа №3 Познавательные функции, системы восприятия... Внимание и его свойства (устойчивость, концентрация, распределение, переключение, объем); причины отвлечения внимания во время управления...
	Контрольная работа №3 Познавательные функции, системы восприятия... Внимание и его свойства (устойчивость, концентрация, распределение, переключение, объем); причины отвлечения внимания во время управления...		Xml англ eXtensible Markup Language Импорт документа – преобразование данных документа от любого внешнего программного источника к внутреннему представлению системы...
	Экзаменационные вопросы Правоотношения, регулируемые Бюджетным Кодексом РФ Понятие «налоговая система». Структура налоговой системы. Задачи и принципы налоговой системы		Лекция религии современных неписьменных народов: человек и его мир... Редактор Т. Липкина Художник Л. Чинёное Корректор Г. Казакова Компьютерная верстка М. Егоровой
	Инструкция по обновлению Государственный контракт № уфт-11/2016 от 10. 02. 2016 Ппо «асфк (суфд)» требуется на арм разные участники эод разработать интерфейс загрузки данных, функции хранения, контроля, подписания...		Вопросы к экзамену по общей химии для студентов факи «Системный анализ... И состояния системы. Термодинамические функции: энтальпия, энтропия, свободная энергия Гиббса. Факторы, определяющие направление...