Лекция Документ и системы документации Изучаемые вопросы: Понятие документа и его функции

Тема 5,6. Требования к оформлению документов, состав и правила оформления реквизитов, требования к бланкам План: Правила подготовки и оформления документов таможенных органов: документирование управленческой деятельности; требования к бланкам документов; оформление реквизитов документов. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств. Размножение документов. Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм. Автоматизация документирования. Вопрос 1. Правила подготовки и оформления документов таможенных органов: документирование управленческой деятельности; требования к бланкам документов; оформление реквизитов документов. При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов. Устанавливается следующий состав реквизитов ОРД: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — код формы документа; 06 — наименование организации; 07 — справочные данные об организации; 08 — наименование вида документа; 09 — дата документа; 10 — регистрационный номер документа; 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; — место составления или издания документа; — гриф ограничения доступа к документу; — адресат; — гриф утверждения документа; — резолюция; — заголовок к тексту; — отметка о контроле; — текст документа; — отметка о наличии приложения; — подпись; — гриф согласования документа; — визы согласования документа; — печать; — отметка о заверении копии; — отметка об исполнителе; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; — отметка о поступлении документа в организацию; — идентификатор электронной копии документа. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания. Для документации органов таможни установлены следующие реквизиты: Документы таможенного органа должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения: 01 - Государственный герб Российской Федерации <*>; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код таможенного органа <*>; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного органа <*>; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) <*>; 07 - код формы документа; 08 - наименование таможенного органа <*>; 09 - справочные данные о таможенном органе <*>; 10 - наименование вида документа <*>; 11 - дата документа <*>; 12 - регистрационный номер документа <*>; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа <*>; 14 - место составления или издания документа <*>; 15 - адресат <*>; 16 - гриф утверждения документа <*>; 17 - резолюция <*>; 18 - заголовок к тексту <*>; 19 - отметка о контроле <*>; 20 - текст документа <*>; 21 - отметка о наличии приложения <*>; 22 - подпись <*>; 23 - гриф согласования документа <*>; 24 - визы согласования документа <*>; 25 - оттиск печати <*>; 26 - отметка о заверении копии <*>; 27 - отметка об исполнителе <*>; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело <*>; 29 - отметка о поступлении документа в таможенный орган <*>; 30 - идентификатор электронной копии документа <*>. <*> Указанные реквизиты являются обязательными. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.). При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая. Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16). Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20). Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29). Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы. Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2). Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации. 2.2 Реквизиты заголовочной части документа Реквизит «Герб» Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например: Схема 1 Угловое расположение реквизитов ОРД Схема 2 Продольное расположение реквизитов ОРД На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается. Реквизит «Эмблема» Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товарного знака (знака обслуживания) организации. Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например: Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации», например: При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится. Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа» Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных. Код организации проставляется но Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (класс 0200000). Реквизит «Наименование организации» Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них), например: При наличии наименования организации на иностранном языке разрабатывается двуязычный бланк, например: Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций - субъектов Российской Федерации. При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например: Реквизит «Справочные данные об организации» Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997г. № 1239. В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата: наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя, например: ЗАО «Информационные технологии» пр. Мира, 181, Москва, 112281 Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например: ЗАО «Информационные технологии» пр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 183-15-01, факс 183-18-36. E-mail:cooper@sityline.ru Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах: ЗАО «Информационные технологии» пр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 183-15-01, факс 183-18-36 E-mail:cooper@sitytine.ru р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602 в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342 кор/сч 30109510600000000342 Реквизит «Наименование вида документа» Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000). Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности. Примерная форма Табеля приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: № п/п Наименование формы документа Дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа Периодичность издания Подразделение, ответственное за подготовку Примечание 1 2 3 4 5 6

Похожие:

	Контрольные вопросы: Понятие документ и их классификация Гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...		Форма ф вопросы к итоговому государственному экзамену Понятия «информация» и «документ», их развитие. Место документа в системе управления. Общие и частные функции документа. Способы...
	Л. Г. Петрунькина) (Н. В. Галкина к э. н.) Вопросы для подготовки... Понятие налога. Функции налога. Элементы налога. Понятие и виды федеральных налогов и сборов, региональных и местных налогов. Понятие...		Контрольная работа №3 Познавательные функции, системы восприятия... Внимание и его свойства (устойчивость, концентрация, распределение, переключение, объем); причины отвлечения внимания во время управления...
	Контрольная работа №3 Познавательные функции, системы восприятия... Внимание и его свойства (устойчивость, концентрация, распределение, переключение, объем); причины отвлечения внимания во время управления...		Xml англ eXtensible Markup Language Импорт документа – преобразование данных документа от любого внешнего программного источника к внутреннему представлению системы...
	Экзаменационные вопросы Правоотношения, регулируемые Бюджетным Кодексом РФ Понятие «налоговая система». Структура налоговой системы. Задачи и принципы налоговой системы		Лекция религии современных неписьменных народов: человек и его мир... Редактор Т. Липкина Художник Л. Чинёное Корректор Г. Казакова Компьютерная верстка М. Егоровой
	Инструкция по обновлению Государственный контракт № уфт-11/2016 от 10. 02. 2016 Ппо «асфк (суфд)» требуется на арм разные участники эод разработать интерфейс загрузки данных, функции хранения, контроля, подписания...		Вопросы к экзамену по общей химии для студентов факи «Системный анализ... И состояния системы. Термодинамические функции: энтальпия, энтропия, свободная энергия Гиббса. Факторы, определяющие направление...