Вопрос 4. Оперативное хранение дел и документов.
Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.
Необходимость сохранности документов в течение установленных сроков обусловлена возможностью использования содержащейся в них информации в различных целях. При этом ценность информации разных документов неодинакова. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Соответственно по срокам хранения документы подразделяются на документы временного хранения до 10 лет включительно, документы временного хранения свыше 10 лет и документы постоянного хранения.
При организации хранения документов особое внимание уделяется юридически значимым документам. К этой группе относится распорядительная, организационная, договорная документация, а также документы по личному составу. Последняя категория документов используется в целях обеспечения конституционных прав граждан на социальное обеспечение (подтверждение трудового стажа для начисления пенсий, получения прочих социальных выплат и льгот).
В процессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет.
С момента создания (получения) и до передачи в архив организации или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях.
Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения.
На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. Обложка дела должна быть оформлена согласно требованиям, установленным ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования», Примерной инструкцией по делопроизводству.
При заведении дела на его обложку выносятся:
- наименование вышестоящей организации (указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
- наименование организации (указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело);
- индекс дела (указывается по номенклатуре дел);
- заголовок дела (соответствует заголовку дела, указанному в номенклатуре дел).
При этом следует помнить, что если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки.
Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:
- «дата (крайние даты) дела» («Начато: _____» и «Окончено: ____»);
- «количество листов в деле» («На ______ листах»);
- «срок хранения дела» («Хранить _____»).
Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке дела к передаче в архив организации.
На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от попадания пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела в шкафах должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Выдача документов и дел или их копий другим подразделениям или работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации (структурного подразделения). На место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Выдача дел во временное пользование сторонним организациям оформляется актом.
При увольнении или переводе (перемещении) работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.
Лекция №4
Автоматизированные системы делопроизводства
План:
Особенности автоматизации делопроизводства в России.
Офисные пакеты для автоматизации делопроизводства.
1. Особенности автоматизации делопроизводства в России.
В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:
У фирм-продавцов нет единой терминологии и у многих нет четкого позиционирования своей продукции.
У организаций часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку трудно разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах: технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, не всегда подчеркивает достоинства именно рекламируемого программного продукта.
На предприятиях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации документационного обеспечения управления.
Программные системы, реализующие первый вариант стратегии, не ломают российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «Дело»; «1C: Предприятие» и др.
Основной особенностью программных продуктов западной технологии является моделирование процессов документооборота и настройка уже на эти модели информационных систем. Разработки в ключе данной стратегии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.
При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.
К системам данного направления относятся:
русифицированные версии популярных западных систем:
DocsOpen (PC DOCS);
LinkWorks (DEC);
Staffware (Staffware PLS)
Lotus Notes (Lotus-IBM);
программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
система Office Media (Lotus Notes);
комплекс программ «Делопроизводство» (Lotus Notes);
система «Золушка-Кабинет» (Lotus Notes);
решения компании АО «Весть» (DocsOpen);
система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL);
собственные разработки российских компаний: система LanDocs; Effect Office; КАДО; «Крон»; поисковая система «Евфрат».
2. Офисные пакеты для автоматизации делопроизводства: состав; общие понятия; файлы и документы; организация работы с документами.
Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих возможностей:
отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные документы внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, обращения граждан;
ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;
регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы;
ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства;
хранение электронных образов документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела;
протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который является средством проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и, в частности, следующим:
учетная обработка всех видов документов. В базах данных можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль прохождения документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа;
уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;
поддержка работы с текстом документа. Возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу;
связность документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;
согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;
распределенный документооборот. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;
ограничение доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.
Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) для более или менее полной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и других возможностей каждая организация сама приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Без серьезного изучения и ознакомления с действующей моделью, на основе рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из перечисленных систем в области организации документационного обеспечения управления трудно выяснить.
Для конкретной организации часто важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные возможности, отсутствовавшие в более ранних версиях.
Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:
оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся процессов ДОУ;
оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
тщательное изучение и проверку возможностей системы автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными и постоянными сроками хранения и др.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в таможенном органе, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.
Порядок присвоения регистрационных номеров входящим, исходящим и внутренним документам установлен комплексом программных средств "Учет и контроль исполнения документов" (далее - КПС "УКИД-Р")
После проставления на входящих документах регистрационного штампа они сортируются для внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС "УКИД-Р":
"Документы вышестоящих таможенных органов";
"Документы организаций, таможен и постов";
"Документы реестрового учета".
При вводе основных реквизитов поступивших документов в электронные картотеки баз данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов" осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов. Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в регистрационный штамп.
Документы реестрового учета систематизируются по структурным подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную картотеку соответствующей базы данных без присвоения им регистрационных номеров. После ввода основных реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра реестра (приложение 30), один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное подразделение.
В электронные карточки баз данных вносятся основные реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям. Правила заполнения полей в электронных карточках баз данных приведены в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".
На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме базы "Документы реестрового учета"), распечатывается единая сокращенная форма РКК в двух экземплярах.
При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам ("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки", "Другие").
По базам данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.
КПС "УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или конкретного документа по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и др.).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.
Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможенного органа.
ОДО ведет контроль по электронным картотекам баз данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки". В электронные карточки указанных баз данных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и др., даты исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход исполнения и т.д.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ОДО для внесения изменений в электронные картотеки баз данных - новый срок, дата изменения, подпись. Новый срок исполнения переносится и в РКК на документ.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
Передача контрольных документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через ОДО, который вносит отметки о передаче документа в электронные картотеки и передает документ в соответствующее структурное подразделение.
Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:
- задания последующих лет - не реже одного раза в год. Приказы по основной деятельности и распоряжения долгосрочного действия подлежат контролю через год, считая от даты регистрации;
- задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
- задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в электронных карточках.
Данные о ходе выполнения приказов и распоряжений, информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в электронной карточке. Снятие документа с контроля также отражается в электронной карточке
После рассмотрения руководством ответственные за делопроизводство структурных подразделений переносят его резолюцию в электронную карточку базы данных и передают исполнителю документ под расписку в РКК:
- документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления или на следующий день;
- срочные документы - немедленно.
Если резолюцией руководства определены несколько исполнителей, то передача документа осуществляется только через ответственного за делопроизводство структурного подразделения с соответствующей отметкой в РКК и электронной карточке базы данных.
Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех указанных в резолюции должностных лиц ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметку в РКК и в электронной карточке.
Автоматизированный НСА (научно-справочный аппарат - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документной информации) может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве таможенного органа, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы.
Основными полями электронной РКК являются: название вида документа, дата, индекс документа, наименование и аннотация документа, индекс дела, наименование дела, номер описи, номер дела по описи.
Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.
Поле РКК "номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.
Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.
Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются; индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.
На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).
В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов. Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.
Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.
Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям - как географический и т.д.
Автоматизированный НСА предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.
Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.
|
