Вопрос 2. Организация работы архива. Порядок передачи архивами таможенных органов документов на государственное хранение.
Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве.
Положение об архиве согласовывается с соответствующим архивным учреждением и утверждается руководителем таможенного органа.
Начальник архивного отделения организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на должностное лицо архива, его обязанности и права.
Должностные инструкции согласовываются с правовой службой таможенного органа и утверждаются руководителем ОДО.
В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив.
Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем таможенного органа.
По итогам работы архивом составляются отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.
Архив осуществляет проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.
Руководители структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя таможенного органа-куратора проверяемого структурного подразделения, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и ответственных за делопроизводство структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Исключением из этого правила являются отдельные виды специальной таможенной документации, значительные объемы которой образуются в структурных подразделениях в процессе таможенного оформления товаров и других таможенных операций (таможенные декларации и документы к ним), документация, образующаяся при проведении расследований и осуществлении других процессуальных действий (дела об административных правонарушениях), другие дела и документы, передача которых в архив предусмотрена правовыми актами ФТС России.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем таможенного органа.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив должностным лицом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел таможенного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится должностным лицом архива в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива и лица, передавшего дела.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив должностными лицами структурных подразделений.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения таможенного органа ответственный за делопроизводство данного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре.
При передаче дел из одного структурного подразделения в другое в случае реструктуризации ответственным за делопроизводство реорганизуемого подразделения на передаваемые дела составляются описи в трех экземплярах: один экземпляр остается в реорганизуемом структурном подразделении, другой - в структурном подразделении, принимающем дела, третий - передается в архив.
Вопрос 3. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов в таможенном органе проводится:
- на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив;
- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности таможенного органа, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем таможенного органа. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с соответствующим архивным учреждением.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях таможенного органа непосредственно ответственными за делопроизводство совместно с ЭК под методическим руководством архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел таможенного органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного архива. |
