Лекция Документ и системы документации Изучаемые вопросы: Понятие документа и его функции
Скачать 1.8 Mb.
|
| Тема 3. Организация документооборота, контроль исполнения документов План:
Вопрос 1. Организация документооборота в таможенных органах: прием и первичная обработка поступающих документов; подготовка и обработка документов, составленных в таможенных органах; регистрация документов; подсчет объема документооборота. Движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможенном органе, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их должностных лиц. Решение о регистрации и исполнении документов, поступивших в таможенный пост (в составе таможни) непосредственно от организаций и физических лиц, принимается руководством таможенного поста в соответствии с полномочиями таможенного поста, указанными в главе II Общего положения о таможенном посте. Организация доставки документов. Доставка документов в таможенные органы осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможенные органы доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Прием, обработка и распределение поступающих документов. Документы, поступающие в таможенный орган, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и рассмотрение руководством. Прием и первичная обработка документов осуществляется должностными лицами ОДО (в таможенных постах, где ОДО отсутствует, - лицом, ответственным за делопроизводство (далее - ответственный за делопроизводство). При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможенному органу. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. При некомплектности или повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученных документах проставляется регистрационный штамп Документы распределяются на подлежащие регистрации и подлежащие учету по реестру. Документы, адресованные руководству таможенного органа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ОДО, затем направляются руководству таможенного органа или в структурное подразделение. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей между руководством. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам. Рассмотренные руководством таможенного органа документы возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем передаются на исполнение. Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей распиской в списке рассылки. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможенного органа и исполнение. На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО". Организация обработки и передачи отправляемых документов. Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОДО (ответственным за делопроизводство) таможенного органа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и оформление почтового отправления. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника ОДО). Отправляемая корреспонденция учитывается в: - описях (заказная, сторонним организациям) ; - реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Телеграммы, составляемые в таможенном органе, принимаются сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Порядок прохождения внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству таможенного органа в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Копии подписанных руководством распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки. Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможенного органа осуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи заключается в следующем. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри таможенного органа, так и между таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком рассылки. Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). При наличии электронной почты документы обрабатываются при помощи автоматизированной регистрации. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. Учет количества документов. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в таможенном органе по месту регистрации документов: в ОДО (по электронной картотеке автоматизированной базы данных), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов документов (протоколов, ФТС, постановлений и др.) и форм регистрации (карточек, журналов и др.). Результаты учета количества документов обобщаются ОДО. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительной службе, машинописном бюро и т.п. Итоговые данные подсчета представляются руководству таможенного органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме. Вопрос 2. Контроль исполнения документов: задачи контроля исполнения; сроки исполнения документов; организация контроля исполнения. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Раздел 9.8 Стандарта устанавливает общие принципы организации контроля документооборота – контроля движения и использования документов. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа. Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям. Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения. В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами. Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей, по следующим вопросам: · кем осуществляется контроль исполнения документов в организации; · какие документы ставятся на контроль; · этапы контроля исполнения документов; · сроки исполнения документов; · формирование и использование массива данных, необходимых для контроля; · отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах; · ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля); · основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.); · обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов; · информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине. От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации. Поскольку служба ОДО ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются: ● отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства; ● обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения; ● выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины. Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции. На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: ● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа; ● поступивших из других организаций – с даты их поступления; ● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения. В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения. В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации. В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа. Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов: • постановка документов на контроль; • проверка своевременности доведения документов до исполнителей; • предварительная проверка и регулирование хода исполнения; • снятие документа с контроля; • направление исполненного документа в дело; • учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов; • информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например: Отправлена факсограмма от 26.10.2003 N 03-15/131. В дело. (личная подпись) 27.10.2013 или Издан приказ от 14.04.2003 N 12 "О создании экспертной комиссии". В дело N 01-46. (личная подпись) 14.04.2013 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа, а в отдельных случаях - руководителем таможенного органа, курирующим структурное подразделение, - исполнитель. При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп. Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа, который содержит наименование таможенного органа - получателя документа, очередной порядковый номер, дату поступления (при необходимости - часы и минуты), количество листов документа и наличие приложений. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в нижнем левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинописном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в таможенном органе. |
Похожие:
 | Гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования... | | Понятия «информация» и «документ», их развитие. Место документа в системе управления. Общие и частные функции документа. Способы... |
 | Понятие налога. Функции налога. Элементы налога. Понятие и виды федеральных налогов и сборов, региональных и местных налогов. Понятие... | | Внимание и его свойства (устойчивость, концентрация, распределение, переключение, объем); причины отвлечения внимания во время управления... |
| Внимание и его свойства (устойчивость, концентрация, распределение, переключение, объем); причины отвлечения внимания во время управления... | | Импорт документа – преобразование данных документа от любого внешнего программного источника к внутреннему представлению системы... |
| Понятие «налоговая система». Структура налоговой системы. Задачи и принципы налоговой системы | | Редактор Т. Липкина Художник Л. Чинёное Корректор Г. Казакова Компьютерная верстка М. Егоровой |
| Ппо «асфк (суфд)» требуется на арм разные участники эод разработать интерфейс загрузки данных, функции хранения, контроля, подписания... | | И состояния системы. Термодинамические функции: энтальпия, энтропия, свободная энергия Гиббса. Факторы, определяющие направление... |