Инструкция по делопроизводству цель настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов института, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения
Скачать 0.88 Mb.
|
14.5. Нумерация листов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется, как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 14.6. Заверительная надпись дела. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись (приложение № 29), которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (карты, чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. 14.7. Внутренняя опись документов дела (приложение № 30). Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 14.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 15. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И УЧЕТА ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА, ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА ИНСТИТУТА 15.1. С момента заведения и до передачи в архив института или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и лица, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 15.2. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ: – создание оптимальных условий хранения документов и дел; – размещение дел; – проверка наличия и состояния документов и дел; – соблюдение порядка выдачи дел. 15.3. Дела размещаются в рабочих комнатах. Дела должны находиться в шкафах или столах, в которых обеспечена их сохранность, и защищены от воздействия пыли и солнечного света. 15.4. Дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив института. 15.5. Перед передачей дел в архив института, проводится проверка наличия и состояния документов и дел, в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение № 32). 15.6. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. 15.7. Дела в течении делопроизводственного года находятся у лиц, отвечающих за ведение конкретных дел. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора института. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование (приложение № 33). Изъятие документов из дел, передаваемых в архив института, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора института с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 16. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 16.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. 16.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе: – действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; – перечней типовых документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; – нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 16.3. Экспертиза ценности документов в организации проводится: – в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; – в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в институте создана ЭК (экспертная комиссия). ЭК создается приказом директора института из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается архивариус. Председателем ЭК назначается один из зам. директора. 16.4. Основными задачами ЭК являются: – организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; – организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив института; – организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в вышестоящую архивную организацию. 16.5. Основными функциями ЭК являются: – организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; – рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование в вышестоящей архивной организации проектов номенклатур дел института, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; – подготовка и вынесение на рассмотрение в вышестоящей архивной организации предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; – участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в университете. 16.6. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения директором института. 16.7. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками канцелярии совместно с ЭК института. Дела с отметкой "ЭК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. 16.8. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством вышестоящей архивной организации. 16.9. По результатам экспертизы ценности документов в институте составляются описи дел постоянного (приложение № 38), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 35) и по личному составу (приложение № 36), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 37). 16.10. Вышестоящая архивная организация утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу института, которые одобрены ЭК и утверждаются директором института, после этого институт имеет право уничтожать дела, включенные в акты по уничтожению. 16.11. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего института. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. 16.12. Вышестоящая архивная организация проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. 17. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ 17.1. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В структурном подразделении описи составляются под непосредственным методическим руководством архивариуса. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи института, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 34) в двух экземплярах и представляются в архив института через год, после завершения дел в делопроизводстве. 17.2. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: – заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел; – каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; – порядок нумерации дел в описи устанавливается по согласованию с архивариусом; – графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; – при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); – графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись. 18. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ИНСТИТУТА 18.1. С момента заведения и до передачи в архив института дела хранятся по месту их формировании в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив института. 18.2. Прием каждого дела производится архивариусом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Зав. канцелярией Т.С. Глонти |
Похожие:
 | Красносельского района Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |  | Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... |
| Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Определен порядок заполнения документов о высшем образовании и квалификации. Речь идет о дипломах бакалавра, специалиста, магистра.... | | Нчоу дпо «иппк» далее – документы, образцы бланков документов о дополнительном образовании и технические требования к ним, требования... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |