                      
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УТВЕРЖДАЮ
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАУКИ Директор ИПНГ РАН
ИНСТИТУТ ПРОБЛЕМ НЕФТИ И ГАЗА
РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК _________Л.А. Абукова
(ИПНГ РАН)
Москва «____»_________2018 г.
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
1. ЦЕЛЬ
Настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов института, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения недействующих документов; уничтожение и хранение документов.
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Инструкция применяется во всех подразделениях института.
СОПУТСТВУЮЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ГОСТ 7.0.97- 2016 Система стандартов по информации, библиотечному делу ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
Правила оказания услуг почтовой связи. Приказ Минсвязи от 31.07.2014 № 234
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти. органах местного самоуправления и организациях. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ, АББРЕВИАТУРЫ
Автор документа – организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Архивный документ – документ, документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
Аутентичность (электронного документа) – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Включение документа в СЭД – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
Выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Дата документа — реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ организационно-распорядительный — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности подразделений института и должностных лиц.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Документирование – запись информации на носителе по установленным правилам.
Достоверность (электронного документа) – свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа.
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа.
Носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Письменный документ – документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащегося в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник документа – первый и единственный экземпляр документа.
Подпись — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
Пригодность для использования (электронного документа) – свойство электронного документа позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
Реквизит документа – элемент оформления документа.
Согласование документа – визирование – оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
Управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду института.
Утверждение документа – способ придания документу правового статуса.
Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
Целостность (электронного документа) – состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме.
Электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.
Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.
2. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
2.1. Организация, ведение, контроль и совершенствование документационного обеспечения управления (ведение делопроизводства) в институте возлагается на зав. канцелярией. Указания зав. канцелярией по вопросам делопроизводства и архивного дела обязательны для всех сотрудников института. Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства, сохранность документов в структурных подразделениях (лабораториях, центрах и службах) возлагается на их руководителей.
2.2. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается руководителями структурных подразделений на сотрудников (в некоторых случаях может быть руководитель структурного подразделения), назначенных ответственными, обязанности которых включены в должностную инструкцию. Сотрудник, отвечающий за ведение делопроизводства, обеспечивает учет, прохождение, исполнение вышеуказанных документов, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными, методическими документами по делопроизводству и сдачу документов в архив.
2.3. При уходе ответственного за ведение делопроизводства в отпуск, убытие в командировку, нахождение на больничном листе имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется в произвольной форме приемно-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается зав. канцелярией.
2.4. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется директором или зам. директора (по поручению директора). Ведение переписки от имени института с другими организациями осуществляется директором, зам. директора или по их поручению руководителями структурных подразделений.
2.5. Инструкция распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
2.6. Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также публикация в печати документальных (архивных материалов и т.д.) материалов допускается только с разрешения директора института. Копии с документов, подписанных руководством института, снимаются, заверяются и выдаются только зав. канцелярией.
2.7. Порядок работы с документами служебного делопроизводства (с грифом «Для служебного пользования») определены специальной инструкцией утвержденной приказом по институту от 17.01.2017 № 02/ДСП.
3. Схемы прохождения документов Документы, создаваемые в институте
Внутренние
Исходящие
Виды документов
Ожидающие ответа или нет
Входящие документы
Инициативные или ответные
Инициативные или ответные
Требующие исполнения или присланные для сведения
Вышестоящие
Корреспонденты
Инициативные или во исполнение заданий
По корреспондентам
Нижестоящие
Частные лица
Не соподчиненные
Приём входящей корреспонденции (по почте России, электронной почте, факсу, нарочным), проверка правильности адресования корреспонденции
Снятие с контроля документов и отправка ответа
Подшивка документов или копий в дело
Возврат документов на доработку исполнителю
Передача исполненных документов на подпись
Контроль исполнения документов
Постановка документов на контроль
Внесение сведений из резолюции в журнал
Рассмотрение документов директором (нанесение резолюции)
Передача документов директору
Регистрация в журнале
Постановка входящего штампа на документ
Предварительное рассмотрение
Вскрытие конвертов и проверка вложений, распечатка документов, поступивших по электронной почте
Передача документов в структурные подразделения
Передача нерегистрируемой корреспонденции
Передача писем с пометкой «лично», кроме директора
Передача документов исполнителю
(лично или по электронной почте)
возврат на доработкудоработкук
4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ
ДОКУМЕНТОВ
4.1. Состав управленческих документов
В институте издаются следующие организационно-распорядительные документы: Устав, приказы, распоряжения, инструктивные письма, положения, правила, инструкции, решения.
В Уставе института и положениях о структурных подразделениях устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности института.
Решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности института и принимаются коллегиально в составе протоколов, и получают правовую форму.
Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения нормативного характера, по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам. Распоряжения издаются при выполнении сложных приказов и других поручений.
Правила являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Инструкция – правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых в институте в соответствии с ее компетенцией.
Документы не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложение, штатное расписание.
4.2. Правила оформления документов
4.2.1. Для изготовления бланков документов, используется бумага форматов А4 (210х297) и А5 (148х210
4.2.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него. должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
4.2.3. При создании документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
4.2.4. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
При двухстороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
4.2.5. Для документов используются гарнитуры и размеры шрифтов:
Times New Roman № 13, 14
Arial № 12, 13
Verdana № 12, 13
Calibri № 14
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
4.2.6. Абзацный отступ текста – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшенным масштабом, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами – один пробел.
|
