Инструкция по делопроизводству цель настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов института, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения
Скачать 0.88 Mb.
|
4.2.7. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границе левого и правого полей документа). Длина сомой длиной строки документа при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длиной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. 4.2.8. На документах можно выделять реквизиты «адресат», заголовок к тексту», «подпись» и отдельные наиболее значимые фрагменты. 4.2.9. Многостраничные документы (отчеты и т.д.) оформляются с титульным листом в соответствии с приложением № 3 на общем бланке 4.3.1. 4.3. Оформление организационно-распорядительных документов. 4.3.1. В институте установлены следующие виды бланков: – общий бланк (приложение № 1), который используется для любых видов документов, кроме письма. – бланк письма (приложение № 2); – бланк конкретного вида документа (приложение 16); Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Если совместные документы издаются систематически, возможно изготовление совместного бланка, который разрабатывается совместно. Для всех документов (кроме бланка письма) наименование вида бланка является обязательным. Для переписки с иностранными корреспондентами, используется бланк на двух языках – русском и английском (приложение № 4) 4.3.2. На бланке письма института (приложение № 2) - изображение эмблемы, полное и сокращенное название, закрепленное в Уставе, полное название вышестоящей организации, почтовый адрес, который является физическим и юридическим, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, коды по ОКПО, ОКОТУ, ОГН и ИНН/КПП. Почтовый адрес проставляется в соответствии с почтовыми правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, почтовый индекс. Пример – Губкина ул., д. 3 г. Москва, 119333 4.3.3. Дата документа соответствует дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе. Для утверждаемых документов – дата его утверждения. Датой протокола является дата заседания или принятия решения, датой акта – дата события. Документы, издаваемые двумя или более организациями, должны иметь одну (единую дату) дату. Дата документа записывается в последовательности: день, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: Пример – 07.08.2017; словесно-цифровым способом: Пример – 7 августа 2017 г. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи. 4.3.4. Регистрации подлежат все создающиеся в институте документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются в дирекции. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоение документу соответствующего регистрационного номера, проставления его непосредственно на документе. На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется преимущественно при оформлении писем–ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.) или документов – отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате. Место составления документа указывается на всех документах, кроме писем, служебных, докладных и объяснительных записках и других внутренних информационно-справочных документах. 4.3.5. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения. Пример – Для служебного пользования экз. № 2 4.3.6. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних документах (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. Адресат проставляется в правой верхней части документа и выравнивается по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. При адресовании письма руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Пример – Руководителю федерального архивного агентства Фамилия И.О. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Пример – Федеральное архивное агентство или Росархив При адресовании письма в структурное подразделение организации – наименование организации указывается в именительном падеже, ниже наименование структурного подразделения. Пример – Федеральное архивное агентство Отдел государственной службы, кадров и наград При адресовании письма руководителю структурного подразделения организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Пример – Федеральное архивное агентство Руководителю отдела государственной службы Фамилия И.О. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Примеры – 1. г-ну Фамилия И.О. 2. г-же Фамилия И.О. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно Примеры – 1. Руководителям дочерних предприятий ПАО «Газпром» 2. Руководителям Департаментов Минобрнауки России Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке Пример – Генеральному директору ЗАО «Уралмаш» Петрову К.Б. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Пример – Руководителям дочерних предприятий ПАО «Газпром» (по списку) Документ не должен содержать более четырех адресов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово «копия» перед вторым, третьими четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с почтовыми правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других отправлениях: – наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); – название улицы, номер дома, номер квартиры; – название области, края, автономного округа (области), республики; – город; – страна (для международных почтовых отправлений); – почтовый индекс. При адресовании письма в организацию пишется ее наименование, затем почтовый адрес. Пример – Государственное Учреждение Всероссийской научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117353 Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации и постоянным корреспондентам. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Пример – Рысаковой О.Ю. Энгельса ул., д. 6, кв. 31 Московская область г. Химки, 141400 При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Можно указывать электронный адрес или номер факса. Пример – ПАО «Газпром» gazprom@gazprom.ru 4.3.7. Документ, издаваемый в институте, утверждается директором (зам. директора), приказом или решением коллегиального органа. Приказ издается в случае, когда введение утвержденного документа требует дополнительных действий и предписаний. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример – УТВЕРЖДАЮ Директор ИПНГ РАН _______Л.А. Абукова (подпись) «____»________2018 г. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ и УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера. Пример – 1. (Регламент) УТВЕРЖДЕН приказом ИПНГ РАН от 15января 2018 г. № 2 2. (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ приказом ИПНГ РАН от 15 января 2018 г. № 5 При утверждении документа коллегиальным органом (заседания Ученого совета, комиссий и т.д.), решения которого фиксируются в протоколе в грифе утверждения указывается, наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Пример – УТВЕРЖДЕНО Ученым советом ИПНГ РАН (протокол от 12.01.2018 № 2) Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении № 5. На документе утверждаемом другой организацией проставляется наименование организации, должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа. 4.3.8. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция пишется от руки руководителем на подлиннике документа свободном от текста месте. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения по документу (при необходимости), подпись, дату и в необходимых случаях срок исполнения. Срок исполнения указывается в форме даты. Пример – Фамилия И.О. Прошу подготовить проект договора к 15.05.2018 г. Подпись Дата При наличии нескольких исполнителей, основным исполнителем считается названный первым в резолюции. 4.3.9. Заголовок к тексту – краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») отвечает на вопрос «о чём?»: пример приказах (о чём?) о создании аттестационной комиссии; приказах (о чём?) об утверждении штатного расписания письмо (о чём?) О переходе на упрощенную систему налогообложения Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Пример – «О подготовке проекта договора». Заголовок составляет исполнитель документа. К тексту документов, не превышающих 4-5 строк и оформленных на бланках формата А5 (справки отдела кадров, аспирантуры и т.д.), заголовок не указывается. Заголовок к тексту оформляется под реквизитом бланка института или приказа слева, от границы левого поля (Приложение № 2, 16). Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы (Приложение № 12, 13, 14). 4.3.10. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. В верхнем правом углу документа проставляется штамп «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Сроки исполнения определяются зав. канцелярией на основании сроков, установленных: – законодательством; – организацией, направившей документ; – приказом директора института или датой, указанной в резолюции. За ходом исполнения документов в установленные сроки следит зав. канцелярией. 4.3.11. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к приказам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам отчетам и др. документам). 4.3.11.1. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: – если приложение названо в тексте Приложение: на 6 л. в 2 экз. – если документ имеет приложение, неназванное в тексте, или если приложений несколько, то указывают наименование документов-приложений, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Пример – Приложение: 1. Положение об управлении регионального кредитования на 8 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов управления регионального формирования на 7 л. в 3 экз. – если приложение (приложения) сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет: Приложение: в 3 экз.; или Приложение: отчет о НИР в 2 экз. – если документ, являющийся приложением, имеет приложение с самостоятельной нумерацией страниц, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо ЗАО «Уралмаш» от 05.06.2006 г. № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. – если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 5 экз. только в первый адрес. – если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.): Приложение: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель. указываются наименования документов, записанных на носитель. имена файлов. 4.3.11.2. Приложения к распорядительному документу (приказ, распоряжение, положения, правила, инструкции, договоры, планы, отчеты и др. документы) оформляются следующим образом: – в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …(приложение) или …(приложение № 1); – на первом его листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается «Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Пример – Приложение № 2 к приказу ИПНГ РАН от 05.06.2016 г. № 31 |
Похожие:
 | Красносельского района Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |  | Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... |
| Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Определен порядок заполнения документов о высшем образовании и квалификации. Речь идет о дипломах бакалавра, специалиста, магистра.... | | Нчоу дпо «иппк» далее – документы, образцы бланков документов о дополнительном образовании и технические требования к ним, требования... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |