Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение


НазваниеИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
страница1/7
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7
Утверждено

распоряжением администрации

МО Зимитицкое сельское поселение

от 09.01.2017 г. № 8

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации

МО Зимитицкое сельское поселение
1. Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Зимитицкого сельского поселения.

1.2.Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Администрации Зимитицкого сельского поселения.

1.3.В целях автоматизации делопроизводства в Администрации Зимитицкого сельского поселения применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ленинградской области.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Зимитицкого сельского поселения

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Администрации Зимитицкого сельского поселения, возлагается на главного специалиста Администрации Зимитицкого сельского поселения. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет главный специалист. Инструктивные материалы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения всех специалистов Администрации Зимитицкого сельского поселения.

1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Администрации Зимитицкого сельского поселения возлагается на главного специалиста Администрации Зимитицкого сельского поселения.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на главного специалиста Администрации Зимитицкого сельского поселения.

1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации Зимитицкого сельского поселения.

1.12. Работники Администрации Зимитицкого сельского поселения несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения главы Администрации Зимитицкого сельского поселения.

1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.14. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов распоряжений, постановлений Администрации Зимитицкого сельского поселения, распоряжений Администрации Зимитицкого сельского поселения (по аппарату), служебной корреспонденции сообщается главному специалисту.

2. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа – получение электронного образа документа.

3. Состав управленческих документов

Администрации Зимитицкого сельского поселения

3.1.Деятельность Администрации Зимитицкого сельского поселения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации Зимитицкого сельского поселения, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Администрацией Зимитицкого сельского поселения, другими государственными органами и организациями.

Функции управления в Администрации Зимитицкого сельского поселения реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

3.2.Правовой акт Зимитицкого сельского поселения - официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Зимитицкого сельского поселения, принятый муниципальным органом Зимитицкого сельского поселения или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Зимитицкого сельского поселения, имеющий нормативный или ненормативный характер.

Правовыми актами Зимитицкого сельского поселения являются:

решения Совета депутатов Зимитицкого сельского поселения;

постановления Администрации Зимитицкого сельского поселения;

распоряжения Администрации Зимитицкого сельского поселения;

3.3.Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации Зимитицкого сельского поселения, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

3.4.Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

положение об Администрации Зимитицкого сельского поселения;

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

3.4.1.Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.4.2.План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

3.5.Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

3.5.1.Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.5.2. Служебные письма в Администрации Зимитицкого сельского поселения готовятся как: ответы о выполнении поручений Главы Администрации; исполнение поручений Главы Администрации в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Администрации района;

ответы на запросы юридических и физических лиц; инициативные письма.

3.5.3. Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

3.5.4.Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

3.5.5.Стенограмма.

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

3.5.6.Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

4. Документация Администрации Зимитицкого сельского поселения.

Общие правила оформления управленческой документации

4.1. Документация Администрации Зимитицкого сельского поселения.

Документация Администрации Зимитицкого сельского поселения – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)ОК 011-93, Регламентом Администрации Зимитицкого сельского поселения, а также положением об Администрации Зимитицкого сельского поселения.

4.2. Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание–обычный, размер шрифта–14пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое – не менее 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без точки.

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации Зимитицкого сельского поселения используются следующие реквизиты:

б) наименование органа местного самоуправления;

в) должность лица – автора документа;

г) справочные данные об органе местного самоуправления;

д) подпись должностного лица;

е) вид документа;

ж) место составления или издания документа;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования документа;

р) гриф утверждения документа;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

4.3.3. Наименование Администрации Зимитицкого сельского поселения должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования Администрации Зимитицкого сельского поселения его помещают в скобках ниже полного.

4.3.4. Над наименованием отраслевого (функционального) органа Администрации Зимитицкого сельского поселения указывается наименование высшего органа исполнительной власти Зимитицкого сельского поселения - Администрации Зимитицкого сельского поселения.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган власти.

4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Администрации Зимитицкого сельского поселения осуществляется лицами, на то уполномоченными.

В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.

Например:
Исполнительный директор
ООО «Аквитал» Личная подпись Н.И. Киреев
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:
Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко
Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:


Заместитель
Министра юстиции
Российской Федерации

Личная подпись И.П. Васильев

Заместитель
Министра финансов
Российской Федерации

Личная подпись Г.Э. Гришик


При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:


Председатель комиссии

Личная подпись

Н.И. Свистунов

Члены комиссии:

Личная подпись

К.П. Федорин




Личная подпись

И.Г. Василенко




Личная подпись

Г.И. Фролов


Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.3.6.Справочные данные об органе местного самоуправления включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).

4.3.7.В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).

Все экземпляры документов, остающиеся в делах Администрации Зимитицкого сельского поселения, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.

4.3.8.Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного органом местного самоуправления, регламентируется положением о соответствующем органе и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом Р 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.

В письме наименование вида документа не указывают.

4.3.9.Место составления или издания документа (п.Зимитицы) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование органа местного самоуправления» и «справочные данные об органе местного самоуправления».

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

4.3.10.В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ленинградской области, органы местного самоуправления Ленинградской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Управление систематизации
законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

Например:
ЗАО «Торговый мир»

Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову

или
Президенту ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой
Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля:
Губернатору

Ленинградской

области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

  1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Ленинградской области, в соответствии с Федеральным Законом от 22 октября 2004года №125-фз «Об Архивном деле в Российской Федерации»,...

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconПроект Административного регламента муниципальной услуги «Выдача...
На территории мо «Гиагинское сельское поселение» (далее муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных...

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconАдминистративный регламент
Администрации мо «Фалилеевское сельское поселение» по исполнению муниципальной функции «Присвоение или уточнение адреса объекту недвижимости,...

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconО порядке формирования и расходования денежных средств избирательных...
Олномочиями избирательных комиссий муниципальных образований: киришское городское поселение, будогощское городское поселение, пчевжинское...

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconАдминистрация муниципального образования пчевжинское сельское поселение
Об утверждении Порядка проведения инвентаризации имущества и обязательств в Администрации мо пчевжинское сельское поселение Киришского...

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconПоложение об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении...
В администрации муниципального образования сельское поселение с изображением герба муниципального образования сельское поселение...

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconРегламент администрации муниципального образования «Куйвозовское сельское поселение»
«Куйвозовское сельское поселение» Всеволожского муниципального района Ленинградской области

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconАдминистративный регламент Администрации муниципального образования...
Земельного кодекса Российской Федерации (далее Выдача разрешения), а также устанавливает порядок взаимодействия между структурными...

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconО работе территориальной избирательной комиссии Всеволожского муниципального...
«Город Всеволожск», Кузьмоловское городское поселение, «Лесколовское сельское поселение», «Бугровское сельское поселение» и выборов...

Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение iconДолжностная инструкция управляющего делами Администрации Парбигского сельского поселения
В целях установления правил организации деятельности Администрации Парбигского сельского поселения, в соответствии с Уставом муниципального...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
filling-form.ru
Поиск