Инструкция по делопроизводству цель настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов института, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения
Скачать 0.88 Mb.
|
5. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы института. Положение о структурном подразделении – документ, устанавливающий правовой статус, цели и задачи структурного подразделения института, его функции, внутреннюю структуру, права и ответственность руководителя и сотрудников, а также взаимодействие с другими подразделениями. Ответственность за разработку Положения о подразделении и внесение в него изменений несет руководитель подразделения; за учет, регистрацию, хранение, внесение изменений во все учтенные экземпляры, изъятие и уничтожение – ответственный за ведением делопроизводства в подразделении. Положение о структурном подразделении разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с зам. директора, визируется зав. канцелярией и утверждается директором института. Положение о структурном подразделении вводится в действие с момента его утверждения. Издания приказа не требуется. Оригинал Положения хранится в подразделении. Ознакомление сотрудников с положением о структурном подразделении фиксируется росписью на последней странице Положения. Структурными разделами Положения являются: – ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ – ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ – ФУНКЦИИ – ПРАВА – ОТЧЕТНОСТЬ – ВЗАИМООТНОШЕНИЯ – ОТВЕТСТВЕННОСТЬ – ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ. В разделе ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ указывают:
Если подразделение имеет сложную организационную структуру, то в Положении необходимо кратко описать функции и задачи лабораторий, входящих в это подразделение или сделать ссылки на Положения о конкретных и лабораториях с указанием приказов об их создании. При описании кадрового состава подразделения (штатное расписание) необходимо отразить порядок обучения, повышения квалификации, оценки и аттестации персонала. Подразделения, имеющие печать со своим названием должны указать ее наличие. В разделе ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ указываются основные направления деятельности и перечисляются задачи, возложенные на данное структурное подразделение. Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления, то задачи регламентируются подробно для того, чтобы по каждой из задач можно было бы определить функции каждой структурной единицы. Из основных целей и задач вытекает содержание раздела ФУНКЦИИ. В нем приводятся конкретные виды деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением и выполняемые в рамках установленных задач. В разделе ПРАВА приводятся права подразделения и его руководителя, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций. В разделе ОТЧЕТНОСТЬ приводятся наименование, периодичность, формы отчетов с указанием ответственных. В разделе ВЗАИМООТНОШЕНИЯ указываются служебные взаимоотношения подразделения по всем направлениям деятельности с другими подразделениями института, потребителями и сторонними заинтересованными организациями. Пример – со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности данного подразделения; – с канцелярией (дирекция) – по вопросам составления, оформления, обработки и хранения и уничтожения документов; – с организационным отделом – по вопросам подбора, перевода, увольнения сотрудников, повышения квалификации и по правовым вопросам; – с бухгалтерией – по финансовым вопросам – с коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ; – с хозяйственными службами – по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами, необходимой для функционирования подразделения мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания работников; Необходимо отразить порядок взаимоотношений и разрешения разногласий, возникающих между подразделениями. В разделе ОТВЕТСТВЕННОСТЬ устанавливается ответственность руководителя структурного подразделения и его заместителей за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций в соответствии с действующим законодательством, данным Положением В разделе необходимо привести перечень видов деятельности, за которые руководитель структурного подразделения несет персональную ответственность, указать нормативные и внутриинститутские документы, в соответствии с которыми устанавливается данная ответственность. Ответственность работников подразделения устанавливается их должностными инструкциями. Положение может быть отменено и заново разработано в случае: – изменения названия института или структурного подразделения; – переподчинения; – изменения функций подразделения; – изменения внутренней структуры, внедрения новых управленческих схем; – реорганизации структурного подразделения и т.д. Положение о структурном подразделении считается отмененным, если утверждена новая версия этого документа. 6. Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы в институте. Должностная инструкция документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Должностные инструкции разрабатываются в соответствии с положениями трудового кодекса Российской Федерацией и на основании трудового договора с должностным лицом. Должностные инструкции на подчиненный персонал разрабатывает и согласовывает с организационным отделом его непосредственный руководитель. Должностная инструкция на руководителя подразделения составляет сам руководитель. Должностную инструкцию визирует зам. директора, зав. канцелярией и утверждается директором института. Должностная инструкция вводится в действие после утверждения директором института. Оригинал должностной инструкции хранится в личном деле сотрудника в организационном отделе, копия в структурном подразделении на рабочем месте. Структура должностной инструкции состоит из разделов:
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ В общем разделе излагаются:
КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ В разделе должны содержаться требования к образованию, опыту работы и знаниям в области профессиональной деятельности данной штатной единицы в соответствии с «Квалификационным справочником должностей сотрудников института, руководителей, специалистов и других служащих. В разделе ФУНКЦИИ указывают основные направления деятельности. В разделе ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ перечисляются конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций. Раздел этот следует расписывать как можно детальнее. Функции и должностные обязанности можно объединить. В разделе ПРАВА излагаются права сотрудника, необходимые для выполнения возложенных на него функций, закреплены полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. В разделе ОТВЕТСТВЕННОСТЬ можно написать обобщенно «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией» или расписать более детально исходя из пунктов обязанностей. Ответственность может быть административная, материальная и даже уголовная. В разделе ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ДОЛЖНОСТНЫМИ ЛИЦАМИ указывается круг должностных лиц, с которыми сотрудник взаимодействует и обменивается информацией внутри института и за его пределами по всем направлениям своей деятельности. Пересматривается должностная инструкция в случае: изменения названия института, его структуры, изменения названия и структуры подразделения, изменения штатного расписания, перераспределения обязанностей, внедрения новых технологий, меняющих характер работы и т. д. Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель структурного подразделения. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией фиксируется росписью на последней странице инструкции. 7. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАССМОТРЕНИЕ ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 7.1. Основные положения и требования к организации документооборота 7.1.1. Документы в институте с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки, передачи на хранение образуют документооборот. 7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в институте, регламентируются данной инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников, ответственных за ведение делопроизводства. Электронные документы участвуют в документообороте института наравне с бумажными документами. 7.1.3. Доставка документов в институт осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской и различными видами телекоммуникационной связи (телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта). С помощью почтовой связи в институт доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, печатных изданий, посылок и бандеролей с наложенным платежом. 7.2. Прием, обработка и распределение документопотоков 7.2.1. Документы, поступающие в институт, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. 7.2.2. Прием и первичная обработка документов осуществляется в дирекции. 7.2.3. Посылки и бандероли с наложенным платежом поступающие в институт получают сотрудники того подразделения, на имя которого они поступили. Посылки, поступающие на дирекцию, получает сотрудник канцелярии. Безымянные посылки (без указания подразделения, ф. и. о.) и посылки на которые нет заявки в дирекции, за истечением срока хранения почтовое отделение возвращает отправителю. 7.2.4. При приеме писем сотрудник канцелярии проверяет правильность адресования и сохранность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично», кроме поступающих на имя директора) в дирекции. При вскрытии конвертов в случае отсутствия приложений, указанных в полученном документе или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т. п.) пометкам на вложенном документе сотрудником канцелярии делается об этом запись на лицевой стороне первого листа документа. Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель (приложение № 10). Конверты от корреспонденций сохраняются в следующих случаях: – по конверту устанавливается адрес отправителя; – дата почтового штемпеля необходима для доказательства времени отправки и получения документа; – документ имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично» –полученная корреспонденция требует доплаты. 7.2.5. Электронные документы, отправленные по телекоммуникационным каналам, должны поступать на общеинститутский адрес. Если документ поступил на электронный адрес работника института, то он в тот же день передается (пересылается) в дирекцию для регистрации и дальнейшего рассмотрения. Электронный документ распечатывается на бумаге с указанием время поступления. 7.2.6. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. 7.2.7. Поступившие факсограммы проходят первичную обработку в дирекции. При наличии отметки «с досылкой подлинника» проставляется соответствующая отметка во входящем штампе. 7.2.8. На предварительном рассмотрении проводится распределение поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направление непосредственно в структурные подразделения. 7.2.9. Без предварительного рассмотрения передаются документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. 7.2.10. Рассмотренные руководством документы, с резолюцией, содержание которой записывается в журнале регистрации, передаются на исполнение лично или по электронной почте. 7.3. Регистрация документов Вся документация, поступающая на имя руководства, регистрируется (кроме приложения № 11) в дирекции (приложение № 12). На каждом документе проставляется регистрационный штамп внизу листа немного правее середины. При отсутствии места внизу листа, на любом свободном от текста месте. В регистрационном штампе указано сокращенное название института, порядковый номер, дата и время, если необходимо, вид поступления. Пример – ИПНГ РАН № 135 15.01.2018 г. почта Пример – ИПНГ РАН № 136 15.01.2018 г. 12-15 Пример – ИПНГ РАН № 137 15.01.2018 г. факс Документация поступающая в подразделение института при желании регистрируется в журнале ( приложение № 12) ответственным за ведение делопроизводства. Документам присваивается порядковый номер. Если документ зарегистрирован в дирекции, то его номер пишется через дробь. |
Похожие:
 | Красносельского района Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |  | Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... |
| Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Определен порядок заполнения документов о высшем образовании и квалификации. Речь идет о дипломах бакалавра, специалиста, магистра.... | | Нчоу дпо «иппк» далее – документы, образцы бланков документов о дополнительном образовании и технические требования к ним, требования... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |