Инструкция по делопроизводству цель настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов института, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения
Скачать 0.88 Mb.
|
8. РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 8.1. Документы передаются по каналам почтовой и телекоммуникационной связи. 8.2. Документы для отправки передаются в дирекцию полностью оформленными – законвертованными, с указанием на конверте почтового адреса, который пишется в правом нижнем углу, не запечатанными. При рассылке большого количества документов одинакового содержания все конверты, кроме одного заклеиваются. Обратный адрес пишется в левом верхнем углу. 8.3. В дирекции проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, проставляют регистрационный номер (приложение №13) и определяют характер отправлений (заказное, простое). Регистрационный номер состоит из: регистрационный номера по перечню организаций, подведомственных Минобрнауки России (Распоряжение Правительства Российской Федерации от 27.06.2018 № 1293-р), индекса структурного подразделения, через дробь порядкового номера. Пример – 118-22/15, где 118 – номер института по Минобрнауки России; 22 – номер структурного подразделения; 15 – порядковый номер. 8.4. При отправке служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: – не превышать объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, более 13 листов; – ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ и руководителя соответствующего подразделения; – факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшего факсограмму; – запрещается передавать текст документов с пометкой «для служебного пользования». 8.5. Электронный документ отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указывается название документа, его дата, электронный формат, информация об использовании ФЦП, объем документа, информация о «сжатии» документа с указанием используемой программы. Регистрация осуществляется как обычная исходящая корреспонденция на бумажном носителе. 9. ОФОРМЛЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 9.1. Приказ – правовой акт, издаваемый директором или зам. директора института, в целях разрешения вопросов, связанных с основной деятельностью и по личному. Приказ является основным распорядительным документом института. Проекты приказов по основой деятельности готовят структурные подразделения по поручению директора (зам. директора) либо в инициативном порядке. 9.2. Распоряжения подготавливаются в развитие приказов института зам. директора или руководителем структурного подразделения в соответствии с его компетенцией, установленной в положении о конкретном структурном подразделении. 9.3. Приказы разделяются на приказы по основной деятельности (в т.ч. по личному составу аспирантов) и приказы по личному составу сотрудников (Приложение № 24). Приказами по личному составу определяют распорядительные действия администрации института, касающиеся трудовой деятельности сотрудников (прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, командирование, предоставление отпусков, поощрения, взыскания и т.п.). При издании приказов по личному составу используются типовые унифицированные формы Унифицированной системы первичной учетной документации (приложение 18, 19, 20, 21, 22, 23). Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их согласование несут руководители, которые готовят и вносят проект. Подготовка приказа может быть возложена на несколько подразделений. В этом случае ответственным является руководитель, фамилия которого указана первой. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет зав. канцелярией. 9.4. Издаваемые приказа не должны противоречить законодательству Российской Федерации, указам, распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, распорядительной документацией вышестоящей организации, ранее изданными приказами ИПНГ РАН и Уставу института. Приказы по основной деятельности издаются: – во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления; – в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач института. 9.5. Проект приказа по основной деятельности составляется на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа. Приказы подготавливаются на типовом бланке (приложения № 16, 17). 9.6. Реквизитами приказа (распоряжения) являются: наименование вышестоящей организации, название института, наименование вида документа, дата документа. регистрационный номер, место составления, размещаемый слева подзаголовок к тексту (краткое содержание), текст, подпись и визы согласования. 9.7. Заголовок к приказу должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка с левой стороны. Заголовок формулируется отглагольными существительными в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?» Пример – «Об изменении…», «О разработке и внедрении…», «О выделении…», «О вводе в действие…», «О назначении на должность...». 9.8. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вводной) и распорядительной. В констатирующей части приказа излагаются причины, основание, цели и задачи составления документа. Если основанием для издания приказа является законодательный или правовой акт, то приводится наименование этого документа, приводится наименование этого документа, указывается, кем он издан, дата и номер документа. При составлении распорядительной части приказов и распоряжений не рекомендуется применение слов и выражений, не содержащих конкретных поручений. Пример – «усилить», «повысить», «активизировать» и т.п. 9.9. Задание, определяемое приказом (распоряжением), должно содержать поручение для конкретного лица (подразделения), необходимый результат выполнения задания и срок его исполнения. В тех случаях, когда необходимо установить одному ответственному исполнителю несколько различных заданий (поручений), подлежащих исполнению в один и тот же срок, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если одному исполнителю устанавливается несколько заданий, подлежащих исполнению в разные сроки, то ответственный исполнитель указывается один раз в основном пункте, а поручения и сроки исполнения – в отдельных подпунктах. 9.10. Проект приказа может иметь приложения, подготавливаемые в соответствии с данной инструкцией п. 4.3.11.2. с отметкой в правом верхнем углу . Пример – Приложение № 2 к приказу ИПНГ РАН от 05.06.2018 г. № 31 (Приложение № 6) 9.11. На обороте последнего листа оригинала приказа (распоряжения) в обязательном порядке заполняются «Визы согласования» и «Рассылка приказа (распоряжения)» в соответствии с Приложением № 17. В таблицах «Визы согласования» и «Рассылка приказа (распоряжения)», графа «Индекс структурного подразделения» заполняется ответственным исполнителем в соответствии с приказом от 23.12.2016 № 471к. В таблице «Рассылка приказа (распоряжения)», в графе 2, указывается необходимое число экземпляров для структурного подразделения. 9.12. При подготовке приказа ответственный исполнитель обязан проанализировать и определить его соответствие с ранее изданными приказами (распоряжениями) по соответствующему вопросу. При необходимости, в приказе (распоряжении) приводятся ссылки на эти документы, указываются приказы или пункты ранее изданных приказов, которые подлежат отмене или утратили силу. 9.13. Приказ по основной деятельности визируется ответственным исполнителем (руководителем подразделения) в реквизите «Проект вносит» на оборотной стороне последнего листа подлинника с обязательной расшифровкой фамилии визирующего и проставлением даты. Далее приказ (распоряжение) в обязательном порядке направляется на проверку (правильное оформление) зав. канцелярией, зам. директора по направлениям деятельности в соответствии с необходимостью согласования. Визы согласования проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника, с обязательной расшифровкой фамилии визирующего и проставления даты. 9.14. В случае, если у должностного лица имеются возражения, замечания и дополнения по отдельным пунктам или по приказу в целом, то в таблице «Визы согласования», в графе «Примечание» делается пометка «С замечаниями». Имеющиеся замечания должны быть изложены в письменной форме на отдельном листе, подписаны с указанием даты и приложены к проекту приказа (распоряжения). 9.15. Изменения текста приказа (распоряжения), при наличии замечаний, согласовываются с ответственным исполнителем. 9.16. При невозможности согласовать текст проекта приказа (распоряжения), проект приказа представляется директору с замечаниями. 9.17. Представление приказа (распоряжения) на подпись директору без виз должностных лиц не допускается. 9.18. Приказы подписываются директором или лицом, его замещающим. При подписании приказа лицом, замещающим директора, проставлять предлог «за» или косую черту перед наименованием должности недопустимо. В этом случае допускается написать от руки в реквизите «должность» и И.О.Ф. лица, фактически подписавшего документ. 9.19. При подготовке приказов несколькими организациями, количество оригиналов определяется числом организаций, издающих приказы. Текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем»). Регистрируются совместные приказы во всех организациях, их издавших, и имеют дробный номер (первым должен стоять номер организации, подготовившей проект документа), датой является дата последней регистрации. 9.20. Приказы института по основной деятельности тиражируются и рассылаются дирекцией в соответствии с «Рассылкой приказа», подготовленным и подписанным ответственным исполнителем (который готовил приказ), находящейся на оборотной стороне последнего листа приказа. 9.21. Основанием для подготовки приказа по личному составу сотрудников, касающегося приема на работу, перевода на другую работу, предоставлением отпуска, увольнения, является личное заявление работника или служебная записка руководителя структурного подразделения. 9.22. Формулировки в приказах по личному составу сотрудников должны соответствовать требованиям кодекса о труде Российской Федерации. 9.23. Приказы по личному составу сотрудников оформляются: – при приеме работника на работу по форме (Приложение № 18) на основании трудового договора, подготовленного на основании личного заявления; – при переводе работника на другую работу по форме (Приложение № 19) на основании дополнения к трудовому договору, подготовленного на основании личного заявления или докладной записки; – при уходе работника в отпуск по форме (Приложение № 21) на основании личного заявления; – при увольнении работника по форме (Приложение № 22) на основании личного заявления или служебной записки. – о поощрении (Приложение № 20); – о командировании (Приложение № 23); 9.24. Приказы по личному составу сотрудников готовятся организационным отделом. Визируются начальником организационного отдела, главным бухгалтером, при необходимости зам. директора и руководителями соответствующих структурных подразделений. 9.25. Приказы подписываются директором (зам. директора) института. 9.26. Приказы по личному составу аспирантов готовятся в аспирантуре на типовом бланке (Приложение №№ 16, 17). Регистрируются в дирекции института. Основаниями для этих приказов могут быть: – выписки из протоколов Диссертационного совета, заседания Ученого совета института; – личное заявление; – положение об аспирантуре. 10. РЕГИСТРАЦИЯ ДОГОВОРОВ Регистрация договоров осуществляется в структурных подразделениях, в деятельность которых входит их ведение. Договоры регистрируются в журнале ответственным за ведение делопроизводства. Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения (приказ от 23.12.2016 № 471к), порядкового номера и год оформления договора (Приложение № 15). Например: 23-3/2018 , где 23 – индекс структурного подразделения; 3 – порядковый номер; 2018 – год оформления договора. 10. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 10.01. Контроль исполнения документов, совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. 10.02. Обязательному контролю подлежат: – приказы, письма и другие документы, поступающие из вышестоящих организаций (РАН, Минобрнауки России и т.д.) – приказы (распоряжения) директора института; – другие документы, поставленные на контроль руководством института. 10.03. Сроки исполнения могут быть индивидуальные и типовые. Для документов, срок исполнения которых не указан в тексте или резолюции руководства устанавливаются типовые сроки: – с конкретной датой исполнения – в указанный срок; – без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-х дневный срок; – имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок; – а остальные – в срок не более месяца. Если последний срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. 10.04. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в институт, после резолюции руководителя. 10.05. Срок исполнения документа может быть продлен только принятым новым правовым актом или руководителем института, которым он установлен. 10.06. При необходимости изменения индивидуального срока исполнения документа, продление срока исполнения документа должно быть оформлено не менее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок. 10.07. Обо всех случаях изменения сроков исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует руководство. 10.08. Если в резолюции руководства указаны несколько исполнителей, первый является ответственным исполнителем. 10.09. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, исполнитель обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и дирекцией, все контролируемые документы, которые обязан принять эти документы для последующего контроля за ходом их исполнения. 10.10. Постановку на контроль осуществляет дирекция. Документы, поставленные на контроль, регистрируются в журнале (приложение 12), куда вносится содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и результаты исполнения документов, даты промежуточного контроля. На контролируемом документе в правом верхнем углу проставляется штамп «контроль». |
Похожие:
 | Красносельского района Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |  | Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... |
| Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Определен порядок заполнения документов о высшем образовании и квалификации. Речь идет о дипломах бакалавра, специалиста, магистра.... | | Нчоу дпо «иппк» далее – документы, образцы бланков документов о дополнительном образовании и технические требования к ним, требования... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |