Инструкция по делопроизводству цель настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов института, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения
Скачать 0.88 Mb.
|
Если приложение одно – порядковый номер не указывается. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Если приложение к распорядительному документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Пример – УТВЕРЖДЕНО приказом ИПНГ РАН от 12.07.2016 г. № 40 Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем – руководителем структурного подразделения, подготовившим документ. 4.3.12. Согласование документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации или должностного лица с содержанием документа. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: – на первом листе документа или на титульном листе в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; – на последнем листе документа под текстом; – на обороте последнего листа приказа; – на листе согласования, являющемуся неотъемлемой частью документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Пример: СОГЛАСОВАНО Директор «Уралмаша» (подпись) И.О. Фамилия Дата При наличии возражений по тексту документа гриф согласование не подписывается. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывается сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласие осуществляется письмом, указывают вид документа, организация – автор документа, дата и номер письма. Примеры – 1 СОГЛАСОВАНО Ученым советом ИПНГ РАН (протокол от ________№_____) 2 СОГЛАСОВАНО письмом Минобнауки России от___________№____ 4.3.13. Согласование документа внутри института с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Пример: Зав. канцелярией Подпись И.О. Фамилия Дата Документ визируется исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми службами, зам. директора, курирующими данный вопрос и зав. канцелярией (приказы по общим и кадровым вопросам, оформляемых на общих бланках, распоряжения, положения, инструкции и т.д.). При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия Дата Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу. На документе, подлинник которого остается в институте, визы проставляют на обратной стороне последнего листа подлинника документа. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. 4.3.14. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Пример – Директор Подпись И.О. Фамилия Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование института. При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Пример – Директор института Подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Пример – Заместитель директора Заместитель директора по науке общим вопросам Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Пример – Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. Пример – И.о. директора подпись И.О. Фамилия или Исполняющий обязанности директора Подпись И.О. Фамилия В случае временного отсутствия директора подписать уже подготовленный и согласованный документ может зам. директора, имеющий право подписи, с внесением исправления от руки в наименование должности и расшифровку фамилии. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. 4.3.15. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований: – место размещения от метки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе; – элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральный размер; – элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга; – элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа. Отметки об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.01.2017 по 01.12.2018 Пример – Наименование должности Н.Н. Николаев 4.3.16. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы в институте заверяют гербовой печатью в соответствии с приказом по институту от 02.07.2018 № 36 и печатью с названием института. Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей института устанавливает инструкция по ведению служебного делопроизводства. 4.3.17. Печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оттиск проставляемой печати и подпись должны быть хорошо читаемыми. Директор Подпись Л.А. Абукова На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи. Документы (кроме диплома, академической справки, больничных листов и документов, специально оговоренных организациями) подписываются только синими чернилами. 4.3.18. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Пример – Верно Специалист по работе с кадрами Подпись И.О. Фамилия Дата Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в Институте проблем нефти и газа РАН в деле № … за … год») и заверяется печатью института. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. 4.3.19. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя. Отметку об исполнителе оформляют на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля в нижнем углу или, при отсутствии места, – оборотной стороне внизу слева. Пример – Карелин Сергей Михайлович, Аналитический отдел, ведущий специалист (499) 123 45 67, karelin@mail.ru. Отметка об исполнителе оформляется как нижний колонтитул и печатается шрифтом меньшего размера. 4.3.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело»; индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Пример – Отправлен факс 12.03.2017 г. № 118-25/34 В дело № 25-07 Зав. лабораторией Подпись Дата или Издан приказ от 11.05.2017 г. № 25 «О создании экспертной комиссии» В дело № 10-04 Подпись Дата, где № 25-07 и № 10-04 – номера дел по номенклатуре дел структурного подразделения. 4.3.21. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в институт и включает дату поступления и входящий порядковый регистрационный номер документа. Проставляются часы и минуты, если документ поступил по электронной почте или способ доставки (по почте, факсу, нарочным и т.д.). Вся информация отражается в штампе. 4.4. Подготовка текстов документов 4.4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение. 4.4.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. 4.4.3. Текст документа составляется на русском языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, составляться на русском или английском языке. 4.4.4. Текст документа может быть представлен в форме связанного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм. 4.4.5. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д. 4.4.6. Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты, разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, подзаголовки пишутся строчными буквами, если они служат продолжением заголовка, и с прописной, если они имеют самостоятельное значение. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с запятой и точкой на конце. Уровней рубрикации не должно быть больше четырех. 4.4.7. Текст, как правило, состоит из частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы изданные нормативные акты или ранее изданные документы в институте или вышестоящих организациях, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, заголовок, дата, регистрационный индекс. Пример – В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. № 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц»… . Во второй распорядительной части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. 4.4.8. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Пример – приказы, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения. 4.4.9. Для документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, акты об уничтожении документов и т.д.) разработаны унифицированные формы с текстом. 4.4.10. Тексты документов, регулирующие деятельность института (Устав, положение, должностная инструкция и т.д.) состоят из разделов пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок. 4.4.11. В распорядительных документах института (приказ, распоряжение и т.д.) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ). Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывается основание или причины составления документа (см. 4.4.1 – 4.4.9). Во второй части (распорядительной) излагается решение руководителя, содержится перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ печатается с новой строки от левого поля прописными буквами и отделяется от констатирующей и распорядительной частей двумя интервалами. Пример – ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе…… Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слов ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Пример – ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе ….. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Пример – ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику Учебно-методического управления Смирнову В.А. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …..» 2. Ведущему юрисконсульту юридического отдела Мельниковой Н.В. предоставить учебно-методическому управлению необходимые нормативные правовые акты и методические документы. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Пример – Срок представления 15.01.2018 г. В последнем пункте распорядительной части перечисляются конкретные должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Пример – 4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора по научной работе Хитрова А.М. |
Похожие:
 | Красносельского района Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |  | Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... |
| Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Определен порядок заполнения документов о высшем образовании и квалификации. Речь идет о дипломах бакалавра, специалиста, магистра.... | | Нчоу дпо «иппк» далее – документы, образцы бланков документов о дополнительном образовании и технические требования к ним, требования... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |