Инструкция по делопроизводству цель настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов института, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения
Скачать 0.88 Mb.
|
10.11. Ежедневно дирекция осуществляет предварительный контроль, о чем делается запись в журнале. 10.12. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы о проведении необходимых мероприятий, поставлены в известность заинтересованные учреждения, подразделения и должностные лица, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы. 10.13. Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов осуществляют лица, подписывающие и визирующие документ. 10.14. Исполненные документы возвращаются в дирекцию, где они снимаются с контроля, регистрируются, подшиваются в дело и отправляются необходимым организациям. 10.15. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа и содержит следующие данные: слова «в дело» и номер дела, в которое подшит документ в; подпись исполнителя. 10.16. Если документ исполнен в оперативном порядке, то добавляется краткая запись об исполнении. 10.17. На первое число каждого месяца сводки об исполнении документов передаются директору института. 11. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ 11.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей, штампов (с полным наименованием института), удостоверения личностей и трудовые книжки. 11.2. Учет и выдача всех печатей и штампов ведется в специальном журнале в дирекции. 11.3. Печати и штампы должны храниться в сейфах и металлических шкафах. 11.4. Печати и штампы уничтожаются по акту. 11.5. Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в соответствии с таблицей:
12. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ 12.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в институте, с указанием сроков их хранения. 12.2. В номенклатуру дел включаются все документы института, распределенные в дела. Номенклатура дел выполняет следующие задачи: - закрепление индексов дел; - систематизация дел; - установление сроков хранения дел; - учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 12.3. Номенклатура дел структурного подразделения, составляется на основании типовой номенклатуры дел приказ от 16.07.2018 г № 38, подписывается руководителем подразделения и ответственным за ведение делопроизводства, утверждается зав. канцелярией (Приложение № 26). 12.4. Сводная номенклатура дел института составляется зав. канцелярией на основании номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел института оформляется на общем бланке института (приложение № 1), согласовывается с ЭК (экспертная комиссия) института, подписывается зав. канцелярией и утверждается директором института. 12.5. Номенклатура дел института на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. 12.6. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается директором института и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 12.7. В случае коренного изменения функций и структуры института составляется новая номенклатура дел. 12.8. Сводная номенклатура дел утверждается директором института и является документом постоянного срока хранения, включается в номенклатуру дел дирекции. Утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в дирекции, копия передается в архив института, третий– в виде выписок хранится в структурных подразделениях. Номенклатура дел института имеется как в традиционном виде, так и в электронной форме. 12.9. B сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (от 23.12.2016 № 471к), 12.10. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности института. В номенклатуру дел института включаются также дела временных подразделений. 12.11. Графы номенклатур дел (приложение № 25) заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Пример: 01-05, где 01 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года тем же индексом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («материалы», «общая переписка» и т.д.). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами института. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле (программы, списки, доклады и т. д.). Пример: "Документы (программы, списки, доклады)" о проведении совещаний и семинаров. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания совета директоров компании»". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты) Пример: "Отчеты комиссии по занятости за 2012 г.". Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Отметка "ЭК" (экспертная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 12.12. Если в течение года в институте возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел. 12.13. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись (приложение № 27) о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. 13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 13.1 Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 13.2. Дела в институте формируются децентрализовано – в каждом структурном подразделении. Контроль за правильным формированием дел осуществляется канцелярией, при методической помощи архивариуса института. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: – помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; – группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, дел, заводимых в учебном процессе и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом; – раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; – включать в дело по одному экземпляру каждого документа; – помещать в дела телеграммы на общих основаниях; – каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и др. реквизиты); – в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных); – по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 13.3. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 13.4. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности института. 13.5. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. 13.6. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. 13.7. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. 13.8. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 14. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 14.1. Оформление дел проходит два этапа: при их заведении и по завершению года. Оформление дела включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, внутренней описи, брошюровку документов в дела. 14.2. Оформление дел проводится работниками канцелярии (дирекции) и структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архивариуса института. 14.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: – оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 28); – нумерацию листов в деле; – составление листа- заверителя дела (приложение № 29); – составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 30); – подшивку и переплет дела; – внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается листы дела не нумеровать, листы-заверители дела не составлять, дела хранить в скоросшивателях. Обязательно заполняется реквизитами обложка дела. 14.4. Обложка дела постоянного временного (свыше 10 лет) хранения (приложение № 31) и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: наименование института, структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование института указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения – в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела, – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел института; дата дела – указываются годы заведения и окончания дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.д.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве института чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных вышестоящей архивной организацией. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. |
Похожие:
 | Красносельского района Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |  | Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... |
| Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Определен порядок заполнения документов о высшем образовании и квалификации. Речь идет о дипломах бакалавра, специалиста, магистра.... | | Нчоу дпо «иппк» далее – документы, образцы бланков документов о дополнительном образовании и технические требования к ним, требования... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |