Инструкция по делопроизводству цель настоящей инструкцией по делопроизводству установлены требования к составлению, оформлению, согласованию и утверждению документов института, определен порядок выдачи документов пользователям, их ревизии, внесения изменений в документы, а также изъятия из обращения
Скачать 0.88 Mb.
|
4.4.12. В протоколах (Приложение № 7) (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов; ученых и методических советов и временных коллегиальных органов – конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть составляется по схеме: Председатель – Бекетов К.Ю. Секретарь – Кузина А.С. Присутствовали: Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от левого поля, отделяя, двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово «Присутствовали», фамилии инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников института и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю страницу строки через один межстрочный интервал. При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Пример – Присутствовали 27 человек (список прилагается). Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами «Повестка дня» и располагается, центровано через 2-3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос «О чем ?». Пример – 1. «О выполнении годового плана научно-исследовательской работы института». Докладчик – Ларин Н.П. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ: (краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. ВЫСТУПИЛИ: (краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). РЕШИЛИ: (решения формулируются с использованием модели, принятой для распорядительных документов, что сделать, исполнитель, срок исполнения). Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова «РЕШИЛИ». Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения). В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц, либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» печатают от левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием. Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решения собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2-3 межстрочными интервалами, от границы левого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. В необходимых случаях оформляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «выписка из протокола». 4.4.13. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей) Приложение № 32, 33, 37. В водной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочиях лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Пример: 1-й экземпляр – структурное подразделение; 2-й экземпляр – архив. 4.4.14. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения: – краткое содержание (о чем?) – наименования сторон (полное и сокращенное название); – наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения; – наименование документа, в соответствии к которым выполняется работа; – условия и сроки обучения, поставки, перевод и т.д.; – срок действия договора; – начало и окончание работ по договору; – стоимость работы и порядок расчетов; – порядок сдачи и приемки работы; – ответственность сторон (в том числе санкция за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор; – гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; – переход права собственности и риски; – порядок разрешения споров; – юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов); – текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. Договор регистрируется в журнале приложение № 15. 4.4.15. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются институтом своему представителю на совершение сделки, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени института. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения: – паспортные данные доверенного лица; – организация, в которой проводятся действия по доверенности; – вид действий; – образец подписи лица, получившего доверенность; – заверение подлинности подписи; – срок действия доверенности. Доверенности выдаются в бухгалтерии, составляются в произвольной форме (на основании образца организации) на бланке института или чистом листе. Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. 4.4.16. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, сопроводительные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-предложения, письма-заказы, письма-заявки, письма-претензии и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять определенные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т. д.) так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени института. От третьего лица единственного числа (институт не возражает …) Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т. д.) возможно в том случае, если письмо содержит персональное обращение к адресату. В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. в письмах могут использоваться: – вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Красникова! Уважаемый (глубокоуважаемый) Николай Петрович! Уважаемая (глубокоуважаемая) Ольга Николаевна! Уважаемые господа! В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы не указываются. – заключительная этикетная фраза: С уважением … С наилучшими пожеланиями. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания, выражение благодарности или сочувствия и др. Письмо состоит из двух частей – это обоснование письма, изложения причин написания письма, мотивировка и заключение – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т. п. Текст простого письма не должен превышать одной – двух машинописных страниц. Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Текст письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение. Во вступлении формируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (нормативно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо – просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо). 4.4.17. Служебная (докладные) записка (Приложение № 8) документ, составляемый сотрудниками института, адресованный директору (зам. директора института), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка составляется в целях информирования руководства о событиях, фактах. ситуациях, требующих принятия управленческих решений. Докладная записка начинается словами: «Довожу до Вашего сведения …» Обязательными реквизитами являются: наименование и номер структурного подразделения, наименование вида документа, дата, заголовок к тексту (на записка объемом более двух абзацев), адресат, текст, подпись. 4.4.18. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкет применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах. Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже. Пример – фамилия, имя, отчество, или словосочетаниями, опорным словом, в которых является существительное. Пример – структурное подразделение, последнее место работы. 4.4.19. Таблица – форма предоставления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименование объектов – заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы) (приложение № 9). Графы таблиц должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице их нумерация граф продолжается. Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не уменьшается и переносится на следующую страницу (страницы), то на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 4.4.20. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договора и т. д.), рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и проблемы для дополнения переменной. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи являются: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать: не «при сем направляем», а «направляем»; не «сего года», а этого года («текущего года»); не «настоящего сообщаем», а «сообщаем»; не «настоящий акт составлен», а «акт составлен». Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых языковых оборотов. Пример - установлено, что в период с ….. по …. в соответствии с ….. в целях….. направляем (представляем, высылаем) Вам…. считаем целесообразным…. Как правило, в текстах используются существительные со значимым действием (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден директором). В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Пример – В связи с крайне низкой эффективностью использования……, а также в связи с недостаточной загруженностью….. просим Вас решить вопрос о….. В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «не откажите в любезности сообщить». В деловой переписке используются местоимения «мы» и «вы» вместо «я» и «он». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Пример - не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено». В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно условные обозначения: СНГ, зам., нач. и др.; графические – г-н, ж. – д., кв. м. и др. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не усваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты и некоторые другие. |
Похожие:
 | Красносельского района Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Судебного департамента при Верховном Суде РФ 28. 12. 2005 №157, а также требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном... |  | Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... |
| Удьи Челябинской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Определен порядок заполнения документов о высшем образовании и квалификации. Речь идет о дипломах бакалавра, специалиста, магистра.... | | Нчоу дпо «иппк» далее – документы, образцы бланков документов о дополнительном образовании и технические требования к ним, требования... |
| Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... | | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |