Книга поступления и выбытия документов
Скачать 1.98 Mb.
|
4.1.2.2. К критериям содержания относятся: значимость события (явления, предмета), отраженного в документе; значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах; целевое назначение, вид и разновидность документа. 4.1.2.3. К критериям внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей); наличие резолюций, помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа и его физического состояния. 4.2. Организация экспертизы ценности документов 4.2.1. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Госкомархивом и настоящими правилами. 4.2.2. Состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и сроки хранения документов определяются типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков их хранения. Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, а также в результате научно-технической и производственной деятельности организации. Он составляется государственной архивной службой и утверждается Госкомархивом. С использованием этого перечня центральные органы управления Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения. Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются Госкомархивом. При отсутствии в действующих перечнях вида или разновидности какого-либо документа срок его хранения устанавливается ЦЭМК Госкомархива. 4.2.3. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению; в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив. 4.2.4. В центральных органах государственной власти, управления и общественных объединений для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы, объединения) создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). 4.2.5. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, работающим в контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архивного учреждения, соответствующим отделом госархива и (или) ЦЭМК Госкомархива. Государственный архив осуществляет методическое руководство и оказывает консультативную помощь ЦЭК (ЭК), службе ДОУ и архиву в проведении экспертизы ценности документов. 4.2.6. ЦЭК (ЭК) осуществляет свою деятельность на основании положения о ЦЭК (ЭК), которое утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь. Нормативно-методической основой для разработки положения о ЦЭК (ЭК) служит типовое положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное Госкомархивом. 4.2.7. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер, работник государственной архивной службы (если организация является источником комплектования государственного архива)*. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации (как правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом. ______________________________ *Норма о включении работника государственной архивной службы в состав ЭК носит рекомендательный характер для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом. 4.2.9. ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции: участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов; определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом); рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения; рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями, или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях; осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций; принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции. 4.3. Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации 4.3.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива. При этом определяется ценность документов в процессе их образования, устанавливаются сроки хранения различных категорий дел на основании действующих перечней документов и изучения документирования управленческих функций организации. В ходе экспертизы составляется и уточняется номенклатура дел; определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел; даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства. 4.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов: постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив; временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях; временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению. 4.3.2.1. Экспертиза ценности документов осуществляется в обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения. 4.3.2.2. Из дел с отметкой ЭПК*, срок хранения которых истек, выделяются документы постоянного хранения. Они формируются в отдельные дела и включаются в опись дел постоянного хранения соответствующего структурного подразделения. Остальные документы в делах с отметкой ЭПК выделяются к уничтожению. ______________________________ *ЭПК - (экспертно-проверочная комиссия) постоянно действующий совещательный орган в государственных архивных учреждениях по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов. В большинстве учреждений государственной архивной службы объединена с методической комиссией и носит название ЭМК (экспертно-методическая комиссия). В перечне документов со сроками хранения отметка ЭПК означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с отметкой ЭПК подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения. 4.3.3. По итогам экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел постоянного хранения структурных подразделений, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу (приложение 8). 4.4. Проведение экспертизы ценности документов в архиве 4.4.1. При передаче документов на хранение в архив проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в структурных подразделениях. 4.4.2. Поступившие в архив документы временного (свыше 10 лет) хранения по мере истечения сроков их практического использования выделяются к уничтожению. Осуществляется отбор документов и дел для передачи в государственный архив, а в негосударственных организациях, не передающих свои документальные фонды в госархивы, для их постоянного хранения в архиве. 4.4.3. Экспертиза ценности проводится постоянно по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел, диктуемой их физическим состоянием. 4.4.4. При экспертизе ценности документов в архиве осуществляется комплексный анализ состава документов организации, начиная с ее руководящих структур. В результате изучения распорядительной и планово-отчетной документации выявляются документы с повторяющейся информацией для того, чтобы выделить их к уничтожению или обосновать хранение. Экспертиза ценности документов в архиве предполагает полистный просмотр дел. Дела с отметкой ЭПК подлежат обязательному полистному просмотру после истечения срока их хранения. 4.4.5.* Проведение экспертизы ценности документов при отборе и передаче их на государственное хранение, выявление документов с повторяющейся информацией осуществляется под методическим руководством государственного архива. 4.4.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности обнаруживается недостача документов, то должны быть приняты меры по их розыску. 4.4.7. С учетом экспертизы ценности документов составляются сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также опись дел по личному составу. 4.5. Порядок уничтожения документов и дел временного хранения 4.5.1. После проведения экспертизы ценности документов, на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению (приложение 4). Акт может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел, а затем утверждаются руководителем организации. На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт, который представляется вместе с описями дел на согласование ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и после этого утверждается руководителем организации. 4.5.2. В организациях, не создающих в своей деятельности документов, которые подлежат передаче на государственное хранение*, а также в негосударственных организациях, не передающих документы в госархивы, акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются ЦЭК (ЭК) вместе с описями дел и затем утверждаются руководителем организации. 4.5.3. В акте указываются: заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные дела (т.е. заголовки на несколько дел одного вида); Пример. Переписка с гражданами о разъяснении жилищного законодательства и разборе конфликтов по жилищным вопросам. дата или крайние даты дел; Пример. 1985-1993 гг. номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет), или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные дела; номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их усовершенствования (переработки) отдельные дела или документы выделены к уничтожению**; индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи (указываются для дел, срок хранения которых свыше 10 лет, а также дел, выделенных к уничтожению в ходе усовершенствования описей дел постоянного хранения); количество дел; сроки хранения дел и номера статей по перечню. Пример. 3 г., ст.335. ______________________________ *Перечень организаций, документы которых передаются на государственное хранение, определяется государственной архивной службой. **Проведение усовершенствования описей дел постоянного хранения проводится только с разрешения и под контролем учреждения государственной архивной службы*. Старые описи при этом не уничтожаются, а помещаются в дела фонда. 4.5.4. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 г. 4.5.5. Организациям всех форм собственности запрещается уничтожение документов, сроки хранения которых не истекли. Организациям, сдающим документы в госархивы, запрещается уничтожать дела с истекшими сроками хранения до согласования с ЭМК госархива описей дел*. Например, документы, срок хранения которых истек в 1996 году, уничтожаются только после согласования с ЭМК госархива описей дел постоянного хранения организации за 1996 год. 4.5.6. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива. 5. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а затем сдаются в архив. Архив принимает от структурных подразделений только правильно оформленные дела. 5.1. Оформление дел 5.1.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи архива и под контролем службы ДОУ и архива. 5.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 5.1.3. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи; составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не проводится, не составляются внутренние описи и заверительные надписи. 5.1.4. Документы, включенные в дело постоянного хранения, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из документов удаляются. 5.1.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.п.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках). 5.1.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и т.п.) они вкладываются в конверт, который подшивается в это дело или подклеивается с обратной стороны обложки дела. 5.1.7. В конце каждого дела подшиваются бланки форм или чистые листы для заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых случаях) - бланки форм для внутренней описи документов дела. 5.1.8. Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. |
Похожие:
 | Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами... |  | Настоящая инструкция определяет порядок приобретения, учета, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей в рудн и разработана... |
| ... | | Чтобы упростить сбор и подачу документов для поступления в Институт Теологии и Христианского Служения, мы подготовили пакет документов... |
| Книга-игра, книга-головоломка, книга-лабиринт, книга-прогулка, которая может оказаться незабываемым путешествием вокруг света и глубоким... | | Институт осуществляет прием документов для поступления на обучение по программам высшего образования – программам бакалавриата и... |
| Перечень документов для поступления в колледж для поступающих на очную форму обучения | | Поступающие в аспирантуру Университета могут направить пакет документов, необходимых для поступления в аспирантуру, в электронной... |
| Сроки приема документов, необходимых для поступления на обучение, и проведения вступительных испытаний | | ... |