Учет выбытия документов. Списание, проверка фонда,
материальная ответственность
В Инструкции Министерства культуры РФ говорится:
“9.1. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении (см. Приложение 8–10) и отражается в “Книге суммарного учета” и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).
В “Методических рекомендациях ЦБИК” имеются дополнения и изменения:
“п.9.5. Допускается замена списка всех исключаемых из фонда документов книжными формулярами (как состоящих на бухгалтерском учете, так и не состоящих)
п.9.8. Акты на списание документов в библиотеках образовательных учреждений утверждаются ректором (проректором), директором учебного заведения…”.
В Новой инструкции об учете библиотечного фонда существенно увеличен перечень причин исключения документов из фонда:
“Ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)”.
Рассмотрим некоторые из этих понятий.
Понятие “ветхость” не так однозначно, как может показаться на первый взгляд. Под это понятие подпадают документы, исключаемые по таким причинам, как естественное старение полиграфических материалов и физическая изношенность изданий вследствие использования читателями (книговыдачи). Под понятием “дефектность” понимаются издания, испорченные:
читателями; вследствие хранения в условиях, не соответствующих стандарту; в результате стихийного бедствия.
Значительная часть библиотечных фондов в настоящее время находится в неудовлетворительном состоянии, значительно изношена, требует ремонта. Вид книг, заполняющих полки открытого доступа, часто неэстетичен и малопривлекателен в силу износа. Физической жизни книги, как и для любого материального объекта, рано или поздно наступает момент отказа конструкции – полного физического износа. Так, для книг в переплете с блоками, сшитыми нитками, момент отказа наступает в среднем после 80 книговыдач. Если блок скреплен бесшвейноклеевым способом, то этот момент наступит примерно после 30 книговыдач, а для книг с таким же скреплением блока, но защищенным только обложкой, – с наступлением 15 книговыдач. Сшитые блоки, защищенные обложкой, выдерживают более 20 книговыдач (Формирование и использование книжных фондов ЦБС. – Л., 1989. – С.107).
Основной причиной исключения изданий из фонда является уменьшение общественной необходимости в них, что объективно выражается в значительном уменьшении спроса, а на практике оценивается зачастую как устарелость. Причина “устарелости” требует к себе предельно осторожного отношения. По этой причине исключаются из фонда школьных библиотек издания, полностью утратившие свою информативность и актуальность в политическом, научном и производственном отношениях или в связи с выходом аналогичных произведений, освещающих вопрос более полно и точно, в свете современных научных знаний, в форме, соответствующей современным требованиям.
Однако процесс устаревания неоднозначен. Многие документы теряют актуальность как источники научной информации, но могут сохранять статус культурно-исторического памятника. Желательно сохранять в фонде хотя бы один экземпляр изданий общественно-политической литературы, имеющих кумулятивный и справочный характер.
Теоретики и практики библиотечного дела к малоиспользуемой литературе относят произведения печати, выпущенные 15-20 лет назад, журналы и газеты 5-10-летней давности, на которые не поступало запросов в течение последних 4-5 лет. К местным изданиям, естественно, отношение должно быть другое. Конкретное решение о сроках хранения принадлежит практикам. Но можно воспользоваться наработками библиотековедов-фондовиков, которые рекомендуют научно-популярные издания хранить 5-10 лет по естественным наукам и медицине, по техническим – 4-8 лет, общественно- политическим – 3-6; учебные издания: естественные науки, медицина – 13-24; технические – 8-15; общественно- политические – 10-19 лет.
Решение об исключении беллетристического произведения из фонда по причине неиспользования и отсутствия спроса принимается сугубо дифференцированно и не ранее, чем через 25-30 лет после его издания. Разумеется, если данное произведение имеется в других изданиях, которые пользуются спросом, то причина списания может быть указана и как излишняя экземплярность. Не следует, однако, исключать произведения художественной литературы по причине устарелости.
Отдельные категории изданий теряют актуальность настолько медленно, что исключать их из фонда даже при значительном уменьшении спроса нецелесообразно вплоть до естественного физического обветшания. К числу подобных изданий относятся, в частности, следующие:
Большие и малые универсальные энциклопедии. Энциклопедические словари. Отраслевые энциклопедии.
Языковые словари (кроме орфографических)
Литература о выдающихся политических и государственных деятелях, деятелях науки и культуры, военачальниках, спортсменах и т.д., мемуары, кроме произведений явно панегирического толка.
Издания по искусству и искусствоведению.
Картографические атласы (кроме учебных).
Литература по родному краю.
Местные издания.
Литература по библиотековедению.
Кулинарные книги.
Ранее существующие нормативные документы не отражали библиотечную практику по исключению документов из фондов и указывались всего лишь две-три причины, по которым документы выбывают из библиотеки. Это вводило библиотекарей и работников контролирующих органов в заблуждение: получалось, что исключение по другим причинам как бы незаконно.
С выходом новой инструкции положение изменилось, ассортимент стал существенно шире.
В методических рекомендациях ЦБИК записано: “Исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устарелости производится не реже 1 раза в два года” (см.: Вестник образования. – Указ. номер. – С.31). Рекомендация вызвана отчасти большой пассивностью школьных библиотек при работе с фондом по освобождению от устаревшей литературы познавательного и особенно учебного фонда. В методические рекомендации ЦБИК специально внесен пункт о работе с учебниками:
“Рекомендуемые ранее сроки использования учебников и учебных пособий в общеобразовательных учреждений в пределах 4-х лет считать ориентировочными”. Эта рекомендация включена по настоянию сотрудников научно-методического отдела ГНПБ им. К.Д. Ушинского и методистов по фонду учебников для дифференцированной, осмотрительной и рачительной работы с фондом учебников, исключая формальный признак – год издания. Роскошь эксплуатации учебника в пределах 4-х лет можно было позволить лишь при стабильном централизованном комплектовании.
По причине “утраты” документы исключаются в тех случаях, когда утрата произошла в результате стихийного бедствия или хранения в условиях, не соответствующих стандартным. Отличие “полной утраты” от порчи вследствие одних и тех же факторов в том, что в последнем случае испорченные документы можно приложить к акту (представить комиссии).
По причине “хищения” документы исключаются в случае, если совершено умышленное противоправное их изъятие из фондов с корыстной целью.
По причине “недостача” производится исключение изданий из фонда, если при инвентарной проверке выявлено расхождение между данными библиотечного учета и фактическим наличием документов. Издания, находящиеся на руках у читателей, относятся к числу фактически имеющихся при условии, что факт выдачи конкретным читателям подтверждается документально.
Остановимся на причине “недостача” более подробно. В методических рекомендациях Центральной библиотечно-информационной комиссии Министерства образования читаем:
“Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи”.
Предлагаемый процент, конечно же, не снят с потолка, он выведен нами согласно консультации зав. сектором библиотечного фондоведения Российской национальной библиотеки В.В. Шилова “Учет и переоценка библиотечных фондов. Нормирование недостачи” (см.: Библиотека и закон. – Вып. 8. – М., Либерея. – С.198-213, таблицу “Рекомендуемые значения норматива на недостачу в зависимости от средней рыночной цены недостающих документов”).
В.В. Шилов рассматривает недостачу по неустановленным причинам (недостача) безотносительно от того, открыт фонд или закрыт. В рекомендациях же ЦБИК формулировка “из фондов открытого доступа” не имеет прямолинейного толкования, ведь даже если открыта часть фонда (выставки, подборки, подшивки и т.д), как в большинстве школьных библиотек, процент списания должен иметь место.
В.В. Шилов консультирует: “Предельный размер недостачи устанавливается в зависимости, во-первых, от размера книговыдачи за период со времени последней проверки фонда (выделено мной – О.К.), во-вторых, от средней цены недостающих документов. Таким образом, учитываются и требование к сбережению ресурсов, и нагрузки на фонд, на библиотекаря. Чем больше книговыдача, тем больше абсолютный размер списания. Чем дороже утраченные книги, тем меньше их разрешается списывать. Материальная ответственность работника библиотеки, в чьи обязанности входит обеспечение сохранности фонда и чья вина конкретно не доказана, наступает при условии, если фактическое число недостающих изданий превышает нормативное. Величину материальной ответственности целесообразно определять относительно разницы между общим и нормативным размерами недостачи”.
Кроме книговыдачи и цены издания был введен в расчет особый нормативный коэффициент “k”, который на сегодня составляет k = 0,01977. Расчет допустимого размера недостачи (в экземплярах) производится по формуле “k” умножить на книговыдачу и разделить на среднюю цену издания.
В переложении на ситуацию школьной библиотеки необходимо заметить, что за основу была взята стоимость одной книги в пределах 20 рублей. И если за пять лет библиотекарь выдала 90 000 экземпляров, то допустимый размер недостачи составляет 88 экз. (90 000 умножим на 0, 01977 и разделим на 20). Или проще – 90 000 умножить на 0,1 (норматив списания, рекомендуемый ЦБИК Минобразования) и разделить на 100, получается 90 экз. (разница в два экземпляра – из-за взятого упрощенного процента 0,1, на самом деле норматив на недостачу при стоимости документа в 20 рублей будет 0,098, согласно таблице В.В. Шилова).
Допустимый размер недостачи составляет в денежном выражении 90 умножить на 20, получим 1800 рублей. То есть при выданных 90 000 экземплярах недостача 90 экземпляров на сумму 1 800 рублей считается нормой и списывается без вопросов, но на все, что сверх этих показателей, необходимо представить объяснительную записку, а решение о дальнейшем списании или возмещении принадлежит комиссии по проверке фонда.
Существенным и достаточно методологическим является замечание, которое находим в рекомендации В.В. Шилова: “Полагаем, что издания с достаточно высокой ценой по определению не могут войти в число пропавших по неизвестным причинам, так как должны находиться под особым наблюдением библиотекаря (на особом режиме хранения и доступа)” (см.: Библиотека и закон. – Вып. 8. – М., 2000. – С.206).
Относительно документов временного хранения можно сказать, что они подразделяются в школьной библиотеке на периодические издания и документы обеспечения собственно учебного процесса. Относительно хранения и списания периодики совсем недавно были рекомендации в “Технологии работы школьной библиотеки”: “Периодические издания исключаются из фондов школьных библиотек по истечении следующих сроков хранения: годовые комплекты всех газет – после двух лет хранения; журналы могут исключаться после трех–пяти лет хранения”. Конечно, и раньше было, что журнал журналу рознь, но теперь в условиях дефицита подписки вполне вероятен пересмотр хранения каждого отдельного номера журнала или газеты.
Документы обеспечения учебного процесса в школьной библиотеке очень многообразны: рабочие тетради, плакаты, таблицы, репродукции, брошюры местных издательств органов образования, документы-информация инновационного характера, методические разработки и пособия, программы по учебным предметам и др. И по срокам хранения они могут сильно разнится. Если рабочие тетради и плакаты можно смело списывать, не дожидаясь окончания года, то намного сложнее с учебными программами и методическими разработками. Поскольку, как правило, в библиотеку они поступают централизованно, то и вопрос о сроках хранения должен решаться методистом органа образования при условии консультаций с наиболее опытными библиотекарями.
О проверке фонда
Положения инструкции по проверке фонда не были никак дополнены ЦБИКом, поскольку содержат общеизвестные истины, – в частности, что фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц (куда входят школьные библиотеки) проверяются один раз в 5 лет, а проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки приравнивается к очередному сроку.
В Инструкции говорится о том, что “методика проведения проверки фондов в библиотеках регламентируется инструктивно-методической и технологической документацией внутрибиблиотечного (межотдельского и внутриотдельского) значения” (Указ. изд. – С.251). Здесь следует особо оговорится, что в “Технологии работы школьной библиотеки” подробно описано несколько способов капитальной проверки фонда, но осталась неосвещенной в настоящее время методика частичной, выборочной проверки для более быстрого решения вопроса смены работников библиотеки.
В практике школьных библиотек все реже встречается проверка фонда, проводимая по всем библиотечным правилам. Объясняется это большой подготовительной работой к проверке, необходимостью закрытия библиотеки и невозможностью уложить проверку в две недели, условно требуемых для увольняемого сотрудника и рядом других всевозможных причин. Поэтому все чаще проводится даже при смене материально ответственного лица выборочная проверка особо ценных изданий. Согласие на проверку такого рода сотрудника, принимающего фонд, обязательно.
Методика выборочной проверки основывается на решении проблем:
все ли поступившие в библиотеку ценные документы были учтены и запущены библиотекарем в фонд;
имеются ли ценные документы, пропавшие по неизвестным причинам, и каково их количество;
имеется ли в перечне недостающих документов тенденция к определенному виду изданий, определенного содержания, или список пропавшего хаотичен.
Для выяснения первого положения необходимо сверить счета, акты, накладные, т.е. все сопроводительные документы с записями в инвентарную книгу. Достаточно сверить 10 сопроводительных документов поступлений за последний год-два (при наличии в них ценных изданий), чтобы убедиться в добросовестности библиотекаря. Необходимо просмотреть “Тетрадь учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных”. Опытные библиотекари стараются взамен утерянного получить от читателей достаточно ценные по содержанию и дорогостоящие издания. Необходимо проверить, внесены ли они в инвентарную книгу. Все ценные издания, выявленные при сверках, проверяются на наличие в библиотеке. Они могут быть либо выданы читателям, либо находятся на полке, либо они пропали по неизвестным причинам. Если у библиотекаря имеется картотека особо ценных изданий, что характеризует его только с положительной стороны и может быть в дальнейшем учтено комиссией по списанию, то поиски издания не займут много времени, поскольку, как правило, хранятся в закрываемых шкафах или стеллажах и помещениях, недоступных читателям.
Выдача читателю ценного издания считается действительной только при наличии его росписи в читательском формуляре или на книжном формуляре. Выявляется количество и качество отсутствующих изданий. Здесь возникает вопрос, много или мало не хватает, если, например, было проверено наличие 100 ценных изданий и не хватает 10. На наш взгляд, это очень много.
Недостающие издания изучаются комиссией на предмет выявления тенденции, т.е. пропали ли книги или альбомы живописи, справочно-энциклопедического характера, издания дорогостоящей серии, красочные издания по домоводству и кулинарии и т. д.
Если тенденции не обнаружено, количество пропавшего не более 3, а библиотекарь может хоть как-то объяснить пропажу издания, можно и нужно, на наш взгляд, принять решение комиссии о списании данных изданий.
Поскольку хищению подвергаются в основном новые издания, а они выборочно проверены на наличие, правомочно осуществить сдачу–прием фонда в цифровом исчислении, проходящем в книге суммарного учета библиотеки. Идеальный вариант, когда количество и стоимость фонда не разнятся с показателями бухгалтерии. Если такое явление имеет место быть (как правило, показатели бухгалтерии превышают библиотечные показатели) необходимо выяснить все ли старые акты на списание, хотя бы акты на большие суммы, прошли через бухгалтерию. В случае расхождения цифр следует принять компромиссное решение по количеству и стоимости сдаваемого и принимаемого фонда. Выборочная проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий.
Форма акта о проверке библиотечного фонда
УТВЕРЖДАЮ
Рассмотрено на комиссии _____________________________
по сохранности фондов (подпись лица, утвердившего акт)
Протокол №_________ “______”______________20____г.
от “___”___________20__г.
Акт № _______
“_____”________20____г.
Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке _______________________________________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
и члены комиссии*____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности)
составили настоящий акт в том, что нами в период с “______”______________________
по “___”_______________20___г. была проведена проверка библиотечного фонда
___________________________________________________________________________
(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)
путем_________________________________________________________________ (указать способ проверки)
Проверены следующие документы:
а) Акт предыдущей проверки фонда от ____________________________________________________________
б) Книги суммарного учета библиотечного фонда___________________________________________________
в) Формы индивидуального учета (указать какие) ___________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
г) Акты списания (исключения) книг и других документов между предыдущей и настоящей проверками_____
______________________________________________________________________________________________
д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов читателям____________________________
е)
ж)
СНОСКА
*В состав комиссии должны входить ответственные за сохранность проверяемого фонда, бухгалтер или финансист.
В результате проверки документов и сверки контрольных талонов* с формами индивидуального учета, установлено
1. По учетным документам числится:
__________________экз. книг ___________________________________________________________АВД
2. Имеется в наличии:
___________________экз. книг __________________________________________________________АВД
3. Недостает**
___________________экз.книг___________________________________________________________АВД
на общую сумму _______________________руб. _______________________________________коп.
(сумма прописью)
Список недостающих книг, АВД и других документов прилагается к Акту
4. Из выданных читателям до 20_____ г. книг не возвращено _______________________________экз.
до 20_____г.______________________экз.
5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета ____________экз.
6. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов,
о недостающих документах, о задержанных книгах и т. п.)
Предложения комиссии:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Подписи:
Председатель комиссии_______________
Члены комиссии_____________________
СНОСКА
*Если иные методы проверки, то указать какие
О материальной ответственности школьного библиотекаря
Библиотекарь несет материальную ответственность лишь в том случае, если ущерб, причиненный библиотеке недостачей, вызван его противоправным действием (или бездействием) при одновременном наличии следующих обязательных условий: а) прямого действенного ущерба; б) противоправности поведения работника; в) причинной связи между действиями (или бездействием) работника и ущербом; г) вины работника в причинении ущерба своими действиями (или бездействием).
Материальная ответственность библиотечных работников ограничена суммой среднего месячного заработка.
По общему правилу, обязанность доказать факт причинения предприятию прямого действительного ущерба, а также наличие и других указанных условий, возлагается на администрацию образовательного учреждения. Работник признается виновным, если противоправное действие совершено им умышленно или по неосторожности. Для возложения ответственности на него за ущерб правовое значение имеет любая форма вины. Однако установление умысла или неосторожности в поведении работника имеет большое значение при определении размера возмещенного ущерба. Суд может с учетом степени вины, конкретных обстоятельств и материального положения работника уменьшить размер возмещения ущерба.
Распоряжение администрации библиотеки или вышестоящего в порядке подчиненности органа должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее семи дней со дня сообщения об этом работнику. Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством.
В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления иска в районный (городской) суд.
Виновные возмещают ущерб по розничным ценам. Библиотекарь возмещает ущерб, независимо от физического износа утерянных книг, по их первоначальной стоимости (т.е. той, которая проходит через документацию с переоценкой согласно коэффициентам). Взимание с библиотекарей десятикратной стоимости недопустимо в любом случае.
В целях ликвидации разночтений цитируем первоисточник – “Инструкцию об учете фонда”:
“10.5. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по не установленным причинам (п.5.1.2. настоящей Инструкции) принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях акт передается учредителю.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи списываются на уменьшение финансирования” (см.: Библиотека и закон. – Вып.5. – С.251).
Существенное отличие от Минкультуровской инструкции в значительном снижении сроков хранения организационной документации (с 5 до 3 лет) и отсутствие рекомендации что-либо хранить “постоянно, до ликвидации библиотеки”, а ограничиться 10 годами. Это достаточно реалистично и практично, учитывая дефицит площадей библиотек образовательных учреждений.
В разделе “Приложения” ЦБИК поместил ряд форм, необходимых для заполнения в школьной библиотеке:
Приложение 8. Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения.
Сама форма акта принимается целиком, как и в инструкции Министерства культуры РФ, но:
“Рекомендуется следующая форма списков выбывающих изданий:
а) для изданий, занесенных в инвентарные книги.
Инвент. Номер
|
Автор
и заглавие
|
Цена
руб. коп.
|
Коэффициент переоценки
|
Стоимость
руб. коп.
|
(Разница лишь в ликвидации ненужной графы “Количество экземпляров”, несколько странной при наличии графы “Инвентарный номер”.)
“Допускается замена списка документов, подлежащих исключению, книжными формулярами
б) для многоэкземплярных изданий, учтенных безынвентарным методом.
Регистрац. номер учетной карточки
|
Автор
и заглавие
|
Цена
руб.
коп.
|
Коэфф.
переоценки
|
Количество экземпляров
|
Стоимость
руб. коп.
|
Приложение 10. Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и прием в фонд документов, признанных равноценными.
Списки изданий, исключаемых из библиотечного фонда по причине утери читателями, составляются по форме, рекомендуемой к Приложению 8 “Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения”.
Список изданий, принятых от читателей взамен утерянных, не составляется. В “Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных”, делается запись: книги, принятые взамен утерянных, занесены в инвентарную книгу с № по №, учетные карточки многоэкземплярной литературы №№__, запись акта о приеме изданий в фонд в книге суммарного учета №”.
Таким образом, подводя итог всему сказанному, констатируем:
новая инструкция по учету фонда впервые сформулировала права и обязанности библиотекаря относительно работы с фондом;
1) позволила более раскованно действовать при списании фонда;
2) включила в себя и закрепила нововведения, связанные с техническим оснащением библиотек;
3) методические рекомендации ЦБИК в полной мере отразили специфику библиотек образовательных учреждений в работе с фондом.
4) методические рекомендации ЦБИК в полной мере отразили специфику библиотек образовательных учреждений в работе с фондом.
 |
