Книга поступления и выбытия документов
Скачать 1.98 Mb.
|
| 6.8.9. В ходе проверки дела, имеющие внутреннюю опись, сверяются подокументно с данными внутренней описи. 6.8.10. После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи делается запись "Проверено" и указывается дата проверки. Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве. 6.8.11. При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется. 6.8.12. Акт проверки наличия и состояния дел (приложение 16) составляется и подписывается работником, проводившим проверку наличия, утверждается руководителем организации, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности проверок наличия и хранятся в деле фонда. 6.8.13. Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми повреждениями, об этом составляется акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 17), на основании которого указанные дела выделяются к уничтожению. 6.9. Организация и оформление результатов розыска дел 6.9.1. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Для этого необходимо: изучить документы, на основании которых выдавались дела из хранилища; изучить описи, по которым из структурного подразделения дела передавались в архив; организовать розыск в структурном подразделении, в деятельности которого образовались необнаруженные дела; изучить в деле фонда акты о выделении дел к уничтожению; просмотреть правильность подкладки дел, номер которых похож на номер утраченного дела. Розыск рекомендуется проводить в течение года после проверки наличия дел. Итоги розыска фиксируются в графе "Примечание" листа проверки наличия и состояния дел. 6.9.2. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место хранения. Если искомые дела не обнаружены, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18). Дела, причина утраты которых подтверждена документами (актами о выделении дел к уничтожению, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях дел, передачи дел в другие архивы и организации), исключаются из описей и учетных документов. 6.9.3. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы. 7. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА 7.1. Классификация документов в пределах архива 7.1.1. Весь комплекс документов (независимо от их ценности и местонахождения), возникший в процессе деятельности организации, составляет документальный фонд. Из материалов документального фонда формируется архивный фонд - совокупность документов организации, имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащих постоянному хранению. Организация, документы которой составляют архивный фонд, называется фондообразователем. Архивный фонд хранится в архиве фондообразователя и (или) в госархиве. Наряду с архивным фондом (фондами) в архиве может храниться архивная коллекция (коллекции) - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому и др.). 7.1.2. Классификация документов архива предполагает их группировку по фондам на основании определенных признаков, имеющих существенное значение для учета, хранения и использования документной информации. 7.1.3. При осуществлении делопроизводства, проведении экспертизы ценности документов (при формировании дел и отборе их для передачи в архив, госархив), определяется фондовая принадлежность документов, т.е. осуществляется отнесение их к архивному фонду организации-фондообразователя с учетом хронологических границ ее деятельности. Данный вид работы называется фондированием. 7.1.4. При фондировании по содержанию документов, подписям, делопроизводственным пометам, оттискам регистрационных штампов и др. признакам определяется принадлежность документов данной организации фондообразователю. 7.1.5. Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит. 7.1.6. Хронологическими границами фонда являются официальные даты создания и ликвидации организации-фондообразователя. Хронологические границы фонда не зависят от изменений административно-территориального деления, если образование, деятельность и ликвидация фондообразователя не связаны с этими изменениями. 7.1.7. Каждый фонд имеет свой номер и название, соответствующее официальному названию фондообразователя. Если архив организации-фондообразователя передает дела на госхранение, номер фонда в архиве устанавливается соответствующим госархивом. 7.1.8. Все входящие документы относятся к фонду адресата. 7.1.9. Исходящие документы и документы внутреннего обращения относятся к фонду создавшей их организации. 7.1.10. Не является основанием для создания новых фондов временное прекращение организацией своей деятельности, изменение ее названия, ведомственного или территориального подчинения, структуры, объема, компетенции, а также реорганизация, не повлекшая коренного изменения функций. 7.1.11. При ликвидации организации документы ее правопреемников или исполнителей ее прежних функций составляют отдельные фонды. Законченные делопроизводством дела ликвидированной организации включаются в ее фонд, а незаконченные дела и дела по личному составу - в фонд правопреемника. 7.1.12. В архиве могут создаваться объединенные архивные фонды, которые включают документы двух или более организаций, имеющих между собой исторические и (или) логические связи. Объединенные фонды формируются из документов: однородных и одноименных организаций; Пример. Автотранспортные парки, сельские советы. руководящей и подчиненных организаций; Пример. Банк и его отделения. организаций, связанных между собой объектом деятельности; Пример. Белорусская железная дорога (управление, дистанции и др.). органов государственной власти и управления; Пример. Облисполком и его отделы. 7.1.13. Архивная коллекция создается в том случае, если составляющие ее материалы нельзя без ущерба для использования объединить с документами того или иного фонда (фондов). Возможно создание коллекций документов по личному составу, организаций-предшественников, подведомственной сети и др. 7.1.14.* Создание, пополнение, расформирование фондов и коллекций осуществляется по согласованию с государственным архивом. 7.2. Классификация документов в пределах фонда 7.2.1. Структурной и классификационной основой архивного фонда является дело (единица хранения) - физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, объединенных по каким-либо общим признакам. Дела в пределах фонда систематизируются, т.е. группируются в определенной последовательности. 7.2.2. Систематизация документов архивного фонда осуществляется на основании согласованной с государственным архивом схемы, в основе которой лежат следующие признаки: структурный (систематизация в соответствии со структурой фондообразователя, зафиксированной в штатном расписании); хронологический (систематизация на основании учета датировки документов); предметно-вопросный (систематизация на основании содержания документов); номинальный (систематизация по делопроизводственной форме - видам единиц хранения, разновидностям и значимости документов); функциональный (на основании классификации функций, выполняемых фондообразователем); географический (систематизация по административно-территориальным единицам); корреспондентский (систематизация по названиям адресатов, в результате переписки с которыми образовались документы); авторский (систематизация по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов). 7.2.3. Дела систематизируются по нескольким признакам, использование которых наиболее рационально для сохранения в фонде логических и исторических связей между документами. 7.2.3.1. Структурно-хронологический тип схемы обычно применяется для систематизации дел организаций, имевших устойчивую структуру и уже прекративших свою деятельность. При этом дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах данных подразделений - по годам. Пример. Канцелярия 1990 г. 1991 г. и т.д. Отдел кадров 1990 г. 1991 г. и т.д. 7.2.3.2. Хронологически-структурный тип схемы используется для систематизации дел фондообразователей, структура которых часто изменялась. В этом случае дела фонда группируются по годам, а в пределах каждого года - по структурным подразделениям. Пример. 1990 г. Канцелярия (управление делами)* Плановый отдел Производственный отдел Отдел труда и зарплаты Статистический отдел Финансовый отдел Бухгалтерия Отдел кадров** Административно-хозяйственный отдел ______________________________ *Здесь рационально ввести термин "Руководство". **При наличии только инспектора по кадрам - "Кадры". 7.2.3.3. Функционально-хронологическая и хронологически-функциональная схемы систематизации применяются обычно при классификации документов бесструктурных учреждений. Пример функционально-хронологической схемы. Руководство 1990 г. 1991 г. 1992 г. Учебно-воспитательная работа 1990 г. 1991 г. 1992 г. и т.д. Пример хронологически-функциональной схемы. 1990 г. Руководство Планирование Финансирование Капитальное строительство и т.д. 7.2.3.4. При небольшом объеме фонда возможно использование номинально-хронологической или хронологически-номинальной схемы. Пример номинально-хронологической схемы. Приказы 1990 г. 1991 г. Планы 1990 г. 1991 г. и т.д. Пример хронологически-номинальной схемы. 1990 г. Приказы Планы Отчеты и т.д. 7.2.4. Документы по личному составу систематизируются отдельно и включаются в отдельные описи. 7.2.5. Систематизация документов в коллекции определяется тематикой и составом документов. 7.2.6. При систематизации дел необходимо учитывать следующее: при определении структуры фондообразователя используются директивные документы (приказы, постановления и др.), а при отсутствии таковых - штатные расписания, отчеты о финансово-хозяйственной деятельности и др.; принадлежность документов и дел к структурным подразделениям устанавливается на основании информации, содержащейся на обложке дела, по адресату, регистрационному штампу, отпускам исходящих документов, резолюциям, делопроизводственным пометам, содержанию; планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который и за который они составлены; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному периоду их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода; дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или поступили в данное учреждение для продолжения делопроизводства; дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженные в другом, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены. Особенности формирования дел и систематизации в них документов см. в разделе 3 настоящих правил. 8. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ 8.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 8.1.1. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется на основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений. В годовой раздел включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в структурных подразделениях, а также заголовки дел, сформированных из документов, которые были выделены из дел с отметкой "ЭПК". 8.1.2. Заголовки дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются только после сверки их со сводной номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности формирования, оформления и описания дел в структурных подразделениях. 8.1.3. В случае обнаружения утраты дел, не включенных в справки структурных подразделений об утрате дел или при отсутствии указанных справок (см. пп.5.2.6, 5.3.4), архивом совместно со службой ДОУ и подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке. Архив составляет акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18), и указанные дела исключаются из учетных документов. В организациях, передающих документы на государственное хранение, акт о необнаружении дел составляется в 2 экземплярах, из которых один хранится в архиве, другой предоставляется в ЭМК (ЭПК) соответствующего архивного учреждения вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел. 8.1.4. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, предусмотренному настоящими правилами для описей дел структурных подразделений (см. пп.5.2.5-5.2.7). Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. 8.1.5. Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (см. подраздел 7.2). 8.1.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 19). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. 8.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 3000 и т.д. до 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив. 8.1.8. В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием должности составителя и даты составления описи. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в годовой раздел описи под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. Внесение изменений в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения после его утверждения ЭМК (ЭПК) архивного учреждения допускается только по согласованию с данным архивным учреждением*. 8.1.9. Одновременно с работой над сводной описью составляется историко-архивная справка к фонду (см. подраздел 10.5). При необходимости к сводной описи дел постоянного хранения составляются указатели (см. подраздел 10.3), оглавление, список сокращенных слов. Оглавление описи составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу. Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения располагаются в алфавитном порядке. Через тире указывается их расшифровка. 8.1.10. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, в конце помещается лист-заверитель описи (приложение 20). В нем указывается общее количество листов раздела и справочного аппарата, а также литерных и пропущенных номеров. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем раздела. |
Похожие:
 | Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами... |  | Настоящая инструкция определяет порядок приобретения, учета, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей в рудн и разработана... |
| ... | | Чтобы упростить сбор и подачу документов для поступления в Институт Теологии и Христианского Служения, мы подготовили пакет документов... |
| Книга-игра, книга-головоломка, книга-лабиринт, книга-прогулка, которая может оказаться незабываемым путешествием вокруг света и глубоким... | | Институт осуществляет прием документов для поступления на обучение по программам высшего образования – программам бакалавриата и... |
| Перечень документов для поступления в колледж для поступающих на очную форму обучения | | Поступающие в аспирантуру Университета могут направить пакет документов, необходимых для поступления в аспирантуру, в электронной... |
| Сроки приема документов, необходимых для поступления на обучение, и проведения вступительных испытаний | | ... |