Книга поступления и выбытия документов
Скачать 1.98 Mb.
|
1.6.3. Архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных организаций, находятся в их владении, пользовании и распоряжении. Собственники названных документов имеют право передать на добровольных началах бесплатно или за определенную плату в собственность государства принадлежащие им архивные документы либо поместить их на временное хранение в государственные архивы с заключением соответствующего договора. При передаче документов на хранение в государственные архивы за собственником архивных документов сохраняется право собственности на них, если иное не оговорено в договоре. Собственник документов, отнесенных к негосударственной части Национального архивного фонда, обязан предоставлять в соответствующие государственные архивы сведения о своих фондах и документах с целью их учета, а также сообщать этим органам о смене владельца названных документов и об изменении места их хранения. Уничтожение документов их собственником может быть произведено только с письменного разрешения государственного архива, обслуживающего соответствующую зону. 1.7. При реорганизации либо ликвидации государственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае отсутствия правопреемника документы, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы, подлежащие временному хранению, и документы по личному составу - в архив вышестоящей организации. При преобразовании государственных организаций в организации иных форм собственности их архивные документы передаются на хранение в государственные архивы. По просьбе вновь созданных фондообразователей органы государственной архивной службы имеют право передать им эти документы на временное хранение на основании лицензий. В состав комиссий, создаваемых для передачи документов и имущества, включаются представители государственной архивной службы. При ликвидации негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять по описям на хранение документы этих юридических лиц. 1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение ведомственных архивов осуществляется за счет средств государственного бюджета. Архивные учреждения негосударственных форм собственности содержатся за счет средств создавших их организаций, граждан и иных источников. 1.9. Юридические и физические лица, виновные в нарушении нормативных актов Республики Беларусь по вопросам делопроизводства и архивного дела, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Имущественный вред, нанесенный в результате повреждения либо уничтожения архивных документов, подлежит взысканию с виновных физических либо юридических лиц в размере, определенном судом с учетом заключения органов государственного управления архивным делом. Согласно Кодексу Республики Беларусь об административных правонарушениях нарушение установленного порядка и требований законодательства в ведении делопроизводства, которое проявилось: в невыполнении требований государственных стандартов, нарушении дисциплины в оформлении документов; в отсутствии номенклатуры дел, нарушении порядка ее согласования и утверждения; в отсутствии нормативно-методических документов, определяющих функции, права и обязанности делопроизводственных служб и их работников, регламентирующих организацию делопроизводства, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат. Утрата или незаконное уничтожение дел постоянного или временного хранения, причинение им непоправимых повреждений в результате необеспечения их сохранности, оставление документов бесхозными или неучтенными влечет наложение штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных лиц - от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат. Нарушение администрацией предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности законодательства об архивах, невыполнение законных требований и указаний архивных органов о выделении приспособленных площадей для размещения документов, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению (в том числе сдача в аренду) или неиспользование их вообще, уклонение от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение, а также необоснованный отказ предприятий, учреждений, организаций, архивов независимо от форм собственности в выдаче гражданам справок социально-правового характера влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат. Рассматривать дела об административных правонарушениях и налагать административные наказания от имени государственного управления архивами и делопроизводством Республики Беларусь имеют право: председатель Госкомархива; заместитель председателя Госкомархива; руководители областных и г.Минска органов государственного управления архивами и делопроизводством Республики Беларусь. 1.10. Прочие правовые нормы, связанные с деятельностью архивов, изложены в соответствующих разделах настоящих правил. 2. ВИДЫ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ 2.1. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь могут создаваться архивы следующих видов: архив организации, хранящий документы только данной организации*; центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации (центрального органа управления, центрального органа общественного объединения), а также документы организаций непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников комплектования, список которых утверждается руководителем соответствующей отрасли (системы, объединения); центральный отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив общественного объединения), хранящий документы организаций отрасли (системы, объединения) всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения в соответствии со списком источников комплектования архива, утвержденным руководителем отрасли (системы, объединения); объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства или другого центрального органа управления, связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; объединенный межведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально; объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы. ______________________________ * В организациях, создающих технологическую, нормативно-техническую, проектную, конструкторскую, картографическую, геологическую, гидрометеорологическую, телеметрическую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-, видеодокументацию, могут создаваться специальные архивы для хранения документов вышеназванных видов. 2.2. Задачами архива являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; обеспечение сохранности и ведение учета документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными Госкомархивом*; осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. 2.3. Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций. Основные функции архива соответствуют основным направлениям его работы (см. пп.2.3.1-2.3.14). 2.3.1. Архив составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования**. (Приложение 1). ______________________________ *Для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом, данная норма действует при ликвидации организации и отсутствии правопреемника. **Исключение - архив организации. 2.3.2. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. 2.3.3. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации. 2.3.4. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации и подведомственных организаций установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных организаций. 2.3.5. Осуществляет фондирование документов и дел. 2.3.6. Ведет комплекс учетных документов. 2.3.7. Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам. 2.3.8. Создает страховой фонд копий документов архива (на фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях). 2.3.9. Контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел. 2.3.10. Представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве. 2.3.11. Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей. 2.3.12. Подготавливает и передает на госхранение документы Национального архивного фонда Республики Беларусь*. ______________________________ *См. сноску к п.2.2. 2.3.13. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и др.) по документационному обеспечению управления. 2.4. Архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право: давать в установленном порядке указания структурным подразделениям и архивам подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива; запрашивать от структурных подразделений организации и архивов подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива; вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела (приложение 40). 3. НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения срока их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В архиве она используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 3.1. Виды номенклатур дел 3.1.2. Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и конкретные. 3.1.3. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются для определенной категории организаций, отличающихся однородным характером деятельности и составом документов*. ______________________________ *К указанным организациям относятся, в частности, областные Советы депутатов и их исполкомы, средние школы и т.д. 3.1.4. Типовая номенклатура дел устанавливает единую индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей отрасли (системы, объединения). Она является нормативным документом и носит обязательный характер. 3.1.5. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. 3.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются службами ДОУ министерств, Госкомитетов и др. центральных органов управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций и утверждается руководством отрасли (системы, объединения) после согласования с ЦЭК организации и Госкомархивом. 3.1.7. Конкретная номенклатура дел составляется (уточняется) ежегодно в каждой организации и включает систематизированные заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены делопроизводством в данной организации в текущем календарном году. Конкретная номенклатура дел составляется для всей организации (сводная) и для каждого структурного подразделения. (Приложения 2, 3). 3.2. Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации 3.2.1. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ (управлением делами, канцелярией, общим или административно-хозяйственным отделом) при участии архива или учреждением государственной архивной службы (на договорных началах). 3.2.2. Государственные архивы оказывают методическую (консультативную) помощь в разработке номенклатур дел организациям, являющимся источниками комплектования указанных архивов. 3.2.3. Нормативно-методическим основанием при разработке номенклатуры дел организации служат государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел, решения ЦЭК (ЭК) организации, решения Центральной экспертно-методической комиссии (ЦЭМК) Госкомархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и дел. 3.2.4. При составлении номенклатуры дел используются устав или положение об организации, штатные расписания, отчеты о работе, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел, регистрационные журналы, справочные картотеки. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации. 3.2.5. Основой для составления сводной номенклатуры дел являются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений, отделов, лабораторий и т.д.) и профкома. Они разрабатываются при участии специалистов, знающих функции, задачи и документацию этих подразделений. Служба ДОУ контролирует работу по разработке номенклатур дел структурных подразделений и оказывает методическую помощь составителям. Номенклатура дел структурного подразделения визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК структурного подразделения (при его наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения. 3.2.6. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. Она визируется заведующим архивом, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, согласовывается экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения и до 1 января следующего года утверждается руководителем организации*. ______________________________ *Номенклатуры дел негосударственных организаций, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения. 3.2.7. Номенклатура дел согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно она уточняется. После внесения необходимых изменений номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года приказом (распоряжением). 3.2.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее, включающие текст соответствующих разделов. 3.2.9. Номенклатура дела составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют документационное обеспечение управления. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10 лет. |
Похожие:
 | Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами... |  | Настоящая инструкция определяет порядок приобретения, учета, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей в рудн и разработана... |
| ... | | Чтобы упростить сбор и подачу документов для поступления в Институт Теологии и Христианского Служения, мы подготовили пакет документов... |
| Книга-игра, книга-головоломка, книга-лабиринт, книга-прогулка, которая может оказаться незабываемым путешествием вокруг света и глубоким... | | Институт осуществляет прием документов для поступления на обучение по программам высшего образования – программам бакалавриата и... |
| Перечень документов для поступления в колледж для поступающих на очную форму обучения | | Поступающие в аспирантуру Университета могут направить пакет документов, необходимых для поступления в аспирантуру, в электронной... |
| Сроки приема документов, необходимых для поступления на обучение, и проведения вступительных испытаний | | ... |