Книга поступления и выбытия документов
Скачать 1.98 Mb.
|
| 3.3. Схема построения номенклатуры дел организации 3.3.1. Схема построения номенклатуры дел соответствует структуре организации. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием. 3.3.2. Структурное подразделение, в котором откладываются организационно-распорядительные документы руководства организации (управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п.), всегда располагается в начале номенклатуры дел независимо от места, занимаемого данным подразделением в штатном расписании. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы. 3.3.3. В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части). Пример схемы номенклатуры, построенной по структурному принципу: 01. Общий отдел 02. Отдел экономического прогнозирования 03. Производственно-технологический отдел 04. Технический отдел 05. Отдел капитального строительства 06. Отдел техники безопасности 07. Отдел главного механика и энергетика 08. Отдел технического контроля 09. Финансовый отдел 10. Бухгалтерия 11. Отдел труда и заработной платы 12. Отдел кадров 13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции 14. Юрисконсульт 15-20. Цеха 21-25. Лаборатории 26. Профсоюзный комитет Пример схемы номенклатуры, построенной по структурно-функциональному принципу: 01. Руководство 02. Организационно-методическая работа 03. Спортивно-массовая работа 04. Тренерский совет 05. Бухгалтерия 06. Отдел кадров 07. Профсоюзный комитет Пример схемы номенклатуры, построенной по функциональному принципу: 01. Руководство 02. Планирование 03. Организация производственной деятельности 04. Финансирование 05. Учет и отчетность 06. Кадры 3.4. Состав и оформление номенклатуры дел организации 3.4.1. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации с обязательными реквизитами (приложения 2, 3). 3.4.2. Форма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела (1), заголовок дела (2), количество дел (3), срок хранения дела и номер статьи по перечню (4), примечание (5). 3.4.3. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом. Пример. 01-01, 01-02, 01-03 и т.д. В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки. Дела по переходящим вопросам (не разрешенным в течение календарного года) вносятся в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. 3.4.4. В конце разделов помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры. 3.4.5. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации в календарном году, включая дела с грифом ограничения доступа к документации, незаконченные делопроизводством дела за предыдущий год (переходящие дела), справочные картотеки к документам, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра данной организации, а также заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, экспресс-информация и др.)*, алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы. ______________________________ *В отдельных случаях малотиражные печатные издания, не поступающие в государственные библиотеки Республики Беларусь, могут включаться в номенклатуру дел и в опись дел постоянного хранения. 3.4.6. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным. 3.4.7. Заголовок включает: название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.); указание автора документа (краткое название организации, ее структурного подразделения или должностного лица); Пример. Приказы министра... Отчет комитета... указание адресата или корреспондента документа; Пример. Переписка с Советом Министров Республики Беларусь... краткое содержание документов дела (название темы дела); Пример. Отчет комитета о финансово-хозяйственной деятельности... географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела*; Пример. Отчеты средних школ Борисовского, Березинского, Вилейского, Воложинского и Дзержинского районов Минской области об учебно-воспитательной работе... указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года**; Пример. Перспективный план работы фабрики на 1996-2010 гг. указание на копийность документов дела. ______________________________ *Названия населенных пунктов и территорий приводятся в следующем порядке: деревня (колхоз, совхоз), сельсовет, город, район, область. **В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается месяц, квартал, год на (за) который составлены данные документы. 3.4.8. В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (типа "разная переписка", "отчеты по вагонам", "натуроплата" и пр.), определения, в которых вид документа заменен неким действием ("исследование", "рассмотрение" и т.д.). 3.4.9. В заголовках термин "дело" используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса. Пример. Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И. ... 3.4.10. Термин "документы" используется: при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела); Пример. Документы о проведении Республиканской спартакиады школьников (положение, протоколы, отчеты и др.). в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов. Пример. Документы к протоколам №№... заседаний Ученого совета (доклады, информации, справки и др.). 3.4.11. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются. Пример. Переписка о поставке продукции на экспорт. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указываются обобщенно. Пример. Переписка с банками по вопросам финансирования и кредитования... Переписка с гражданами о выплате пенсий и пособий. 3.4.12. Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью. 3.4.13. Систематизация однородных дел осуществляется по алфавиту корреспондентов или географических названий. 3.4.14. Графа 3 заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел (томов, частей) определенной категории, заведенных в организации в течение года. В эту же цифру включается количество томов или частей дела. 3.4.15. В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечням документов (типовой, примерной номенклатурам дел). Если перечень не содержит сведений о каких-либо разновидностях документов, решение о сроках их хранения принимается ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения по представлению ЭК организации или ЦЭМК Госкомархива. 3.4.16. Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок службы ДОУ - о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, незаведении дел, утрате дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение и т.д. В ней указывается название перечня (перечней), которыми пользовались составители номенклатуры дел. 3.4.17. На последнем листе номенклатуры дел помещаются подписи лиц, указанных в п.3.2.6 настоящих правил, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ. 3.5. Формирование дел 3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под контролем и методическим руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных направлений деятельности организации. 3.5.2. Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. 3.5.3. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях. 3.5.4. В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии. 3.5.5. В дела формируются документы за один календарный год (исключения - переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, рукописи и т.д.). 3.5.6. Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся. 3.5.7. Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии с ходом решения излагаемого в нем вопроса, по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов, которые могут варьироваться в зависимости от особенностей документов. 3.5.8. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам. 3.5.9. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении и премировании сотрудников; приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках. 3.5.10. Протоколы собраний (конференций и т.д.), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.). 3.5.11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним. 3.5.12. Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 1997 год, составленный в 1996 году, и отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, должны быть отнесены к 1997 году. 3.5.13. При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ. 3.5.14. Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). 3.5.15. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам (хранятся 5 лет). 3.5.16. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см*. ______________________________ * В исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов. 3.5.17. Правильность формирования дел проверяется при поступлении дел в архив и при передаче их на государственное хранение. 4. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Принципы и критерии ценности документов 4.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение. 4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов. 4.1.2.1. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций; время и место образования документов. |
Похожие:
 | Состав и формы основных учетных документов определены Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1985), Основными правилами... |  | Настоящая инструкция определяет порядок приобретения, учета, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей в рудн и разработана... |
| ... | | Чтобы упростить сбор и подачу документов для поступления в Институт Теологии и Христианского Служения, мы подготовили пакет документов... |
| Книга-игра, книга-головоломка, книга-лабиринт, книга-прогулка, которая может оказаться незабываемым путешествием вокруг света и глубоким... | | Институт осуществляет прием документов для поступления на обучение по программам высшего образования – программам бакалавриата и... |
| Перечень документов для поступления в колледж для поступающих на очную форму обучения | | Поступающие в аспирантуру Университета могут направить пакет документов, необходимых для поступления в аспирантуру, в электронной... |
| Сроки приема документов, необходимых для поступления на обучение, и проведения вступительных испытаний | | ... |