Часть административно-управленческих расходов в сумме 255 241,38 руб. перенесена в состав расходов на отопление. В бухгалтерском учете отражена соответствующая запись:
26.12.14
|
Операция 000064
|
Начисление ВЦ Элис за 4 кв-14 административно-управленческие расходы
|
86.16
|
86.7
|
255 241,38
|
По устным пояснениям главного бухгалтера, данная операция является искусственным занижением расходов по статье «Административно-управленческие расходы» в связи со значительным превышением фактических расходов на АУР над показателями сметы.
Обращаем Ваше внимание на то, что переброшенные суммы расходов были предъявлены к оплате членам ТСЖ в составе квартплаты, что повлекло завышение стоимости отопления в 2014 году, в результате чего к оплате членам ТСЖ неправомерно предъявлена сумма в размере 255 241,38 руб.
Таким образом, нарушен п. 8 ст. 138 ЖК РФ, согласно которому ТСЖ в отношении коммунальных услуг выступает в качестве представителя собственников, действуя от их лица и за их счет. Денежные средства, поступающие от собственников за коммунальные услуги предназначены только для расчетов с обслуживающими организациями и не могут покрывать расходы ТСЖ по другим статьям Сметы.
4. В бухгалтерском учете ТСЖ необоснованно сделана бухгалтерская запись на счете 86 «Целевое финансирование» по статье «Текущий ремонт»:
Дата
|
Документ
|
Содержание операции
|
Дебет
|
Кредит
|
Сумма, руб.
|
31.12.14
|
Операция 000081
|
начислен
|
90.9
|
86.5
|
7 000,00
|
По пояснениям главного бухгалтера, данная проводка сделана для исправления допущенной, но не выявленной ошибки.
5. ТСЖ осуществляло в 2014 годы расходы, не предусмотренные сметой, и неподходящие под категорию непредвиденных. Кроме того, расходы списаны за счет разных статей целевого финансирования:
5.1. В связи со смертью Председателя Правления Макеенкова Г.И. ТСЖ понесло расходы в сумме 37 478,16 руб.:
- 30 000,00 руб. на материальную помощь в связи со смертью сотрудника;
- 5 002,16 руб. на пособие на погребение;
- 2 476,00 руб. на траурный венок.
Расходы на сумму 32 476,00 руб. (30 000,00 руб. материальной помощи + 2 476,00 на венок) отражены по дебету счета 86.1 «Расходы по обслуживанию дома».
Пособие на погребение выплачено за счет средств ФСС в соответствии с действующим законодательством, оставшаяся сумма ни сметой, ни положением об оплате труда не обоснована. Следует отметить, что ревизией не получена информация о том, являлась ли для Макеенкова Г.И. работа в ТСЖ совместительством. В случае его работы на условиях совмещения, пособие на погребение могло быть выплачено по его основному месту работы.
5.2. Расходы ТСЖ на выплату подарков сотрудникам ТСЖ в связи с праздничной датой (по 500 рублей на Новый год, 8 марта, 23 февраля) или днем рождения (от 500 до 1000 руб.) на общую сумму 31 000,00 руб. Данные выплаты не облагались НДФЛ и взносами в ПФР, ТФОМС, ФСС.
В бухгалтерском учете стоимость подарков распределена по следующим субсчетам:
86.1 «Расходы по обслуживанию дома» – 4 000,00
86.3 «Расходы на уборку лестницы» – 2 500,00
86.7 «Административно-управленческие расходы» – 3 500,00
86.12 «Расходы на индивидуальную диспетчеризацию» – 7 000,00
86.13 «Расходы на диспетчеризацию» – 14 000,00
5.3. Также сотрудникам были выплачены суммы материальной помощи (в размере 3-4 тысяч рублей) на общую сумму 40 000,00 руб. Данные выплаты не облагались НДФЛ и взносами в ПФР, ТФОМС, ФСС (более подробно см. раздел «Трудовые отношения»).
Выдача материальной помощи осуществлялась на основании заявлений сотрудников без указания причины обращения за помощью. Фактически данные суммы выплачивались в качестве премии сотрудникам перед отпуском.
В бухгалтерском учете стоимость подарков распределена по следующим счетам:
86.7 «Административно-управленческие расходы» – 4 000,00
86.12 «Расходы на индивидуальную диспетчеризацию» – 12 000,00
86.13 «Расходы на диспетчеризацию» – 24 000,00
5.4. По условиям трудового договора от 27.11.2013г. с главным бухгалтером Данканич Т.И. работнику выплачивается компенсация за использование личного имущества (компьютер, телефон) в размере 1 000,00 руб. в месяц. Данная компенсация в смету доходов и расходов ТСЖ на 2014 год не заложена. Фактически указанная компенсация выплачивалась сотруднику до октября 2014 года включительно.
Аналогично с января по октябрь 2014 года компенсация за использование личного имущества в размере 1 000,00 руб. в месяц выплачивалась Макеенкову Г.И.
Таким образом, расходы на компенсацию составили 20 000,00 руб. и отражались на счете 86.1 «Расходы по обслуживанию дома».
5.5. Согласно смете по статье «ТВ-антенна (точка)» расходы за месяц определены в сумме 7 600,00 руб. как произведение 80 квартир на тариф 95,00 руб. с квартиры. Фактически в 2014г. ТВ-антенной пользовались 85 квартир (в ноябре – 86 квартир).
5.6. Трудовым договором б/н от 01.01.2012г. с Данканичем В.И. на должность дворника установлена доплата в размере 5 700,00 руб. за уборку снега в период с декабря по март и за покос травы летом (п. 5.1 договора). Итого надбавка должна предоставляться только в течение 7 месяцев в году. Фактически данная надбавка выплачивалась Данканичу В.И. во всех месяцах.
Таким образом, расходы ТСЖ на выплату надбавки дворнику завышены на 37 107,00 руб. (5 700,00 руб. * 5 мес. + 30,2% взносов в ПФР, ТФОМС и ФСС) и учтены на счете 86.1 «Расходы по обслуживанию дома».
5.7. Фактическая сумма расходов на выплату сотрудникам ТСЖ надбавок к окладам за 2014 год составила 530 955,60 руб. и отражена на следующих счетах:
86.1 «Расходы по обслуживанию дома» – 94 264,80
86.3 «Расходы на уборку лестницы» – 14 842,80
86.7 «Административно-управленческие расходы» – 234 360,00
86.12 «Расходы на индивидуальную диспетчеризацию» – 124 992,00
86.13 «Расходы на диспетчеризацию» – 62 496,00
Суммы приведены с учетом страховых платежей в соответствии со штатным расписанием №5 от 01.05.2013г. и варианта №1 штатного расписания №6 от 01.04.2014г. Согласно штатным расписаниям суммы надбавок и взносов по ним следовало покрывать за счет доходов от предпринимательской деятельности.
Следует отметить, что решение о надбавках за счет предпринимательской деятельности приняты заочным голосованием общего собрания в 2011 году (30.05.2011г.), которое является нелегитимным (см. разделы «Устав» и «Органы управления» в части «Общее собрание»).
5.8. ТСЖ понесло в 2014 году не предвиденные сметой расходы, из них на сумму 1 295 180,00 руб. в связи с заменой лифтового оборудования, включенные в статью «Текущий ремонт»:
Дата
|
Подрядчик
|
Договор
|
Сумма, руб.
|
01.01.14
|
ЯН
|
договор № 09/12/2013 от 09.12.2013г.-лебедка лифтовая
|
309 000,00
|
27.01.14
|
ЯН
|
договору № 10/12/2013 от 10.12.2013г.- лифтовое оборудование ст.управления
|
179 490,00
|
17.03.14
|
ПРОМИС-лифт
|
Счет№176 от 05.02.14г.-отделка лифта
|
159 100,00
|
18.11.14
|
ЯН
|
договору № 29/09/2014 от 29.09.2014г.- лифтовое оборудование-лебедка лифтовая
|
309 000,00
|
18.11.14
|
ЯН
|
договору № 30/09/2014 от 30.09.2014г.- лифтовое оборудование ст.управления
|
179 490,00
|
01.12.14
|
ЯН
|
договору № 31/09/2014 от 30.09.2014г.- лифтовое оборудование обшивка купе кабины
|
159 100,00
|
|
|
Итого:
|
1 295 180,00
|
Решение Правления ТСЖ об осуществлении расходов по замене лифтового оборудования и ремонту лифтов отсутствует.
По устным пояснениям данные работы выполнялись в соответствии с предписанием надзорной организации за техническим состоянием и безопасностью лифтов. Указанное предписание проверке не предоставлено.
Расходы по лифтовому оборудованию осуществлены на основании Счета №176 от 05.02.14г. за отделку лифта от подрядчика ООО «ПРОМИС-лифт» и нескольких договоров с подрядчиком ООО «Ян»:
По второй парадной
- договор № 09/12/2013 от 09.12.2013г. - лебедка лифтовая
- договор № 10/12/2013 от 10.12.2013г. - станция управления МСУ-06
По третьей парадной
- договор № 30/09/2014 от 30.09.2014г.- станция управления МСУ-06
- договор № 29/09/2014 от 29.09.2014г.- лебедка лифтовая
- договор № 31/09/2014 от 30.09.2014г.- обшивка купе кабины
Обращаем Ваше внимание на то, что в Акты сдачи-приемки работ по замене лифтового оборудования подписаны не уполномоченным лицом, а именно, членом Правления Борисовой Г.Н. Соответственно, Акты приемки работ от подрядчика ООО «Ян», со стороны ТСЖ не подписаны действовавшем в тот период Председателем Макеенковым Г.И.
Таким образом, расходы по замене лифтового оборудования и обшивке кабины лифтов на общую сумму в размере 1 295 180 руб. осуществлены в 2014 году неправомерно.
Указанные расходы собственникам помещений не выставлены.
Обращаем Ваше внимание на то, что работы по замене лифтового оборудования начались еще в 2013 году, таким образом данные расходы могли быть предусмотрены при составлении сметы на 2014 год, однако это сделано не было.
Выводы:
1. В ТСЖ отсутствует утвержденная Смета доходов и расходов на 2014 год. Расходы денежных средств велись хаотично.
2. В ТСЖ не составлен Отчет об исполнении Сметы за 2014 год.
По данным ревизии фактические расходы ТСЖ за 2014 год значительно превысили расходы, установленные сметой:
- без учета сумм экономии на 2 275 813,71 руб., что составляет 28 % от сметных расходов.
- с учетом сумм экономии на 1 870 658,64 руб., что составляет 23 % от сметных расходов.
3. В Отчете «Финансовая деятельность….», предоставленном проверке в качестве отчета по исполнению Сметы, представлена недостоверная информация о суммах экономии и перерасхода как в целом, так и в разрезе каждой статьи, так как фактически в данном Отчете суммы экономии и перерасхода определены как разницы между фактическими расходами и доходами, вместо разницы между фактическими расходами и расходами по Смете, а также между фактическими доходами и доходами по Смете.
4. Итоговые суммы экономии и перерасхода отражены в Отчете свернуто, в результате чего, в итоговой строке Отчета отражена только сумма перерасхода, что не соответствует действительности.
Таким образом, неправомерно произведен взаимозачет между статьями расходов, что относится к исключительной компетенции общего собрания членов ТСЖ.
По сравнению с данными ревизии сумма перерасхода в Отчете занижена на 1 225 222,44 руб. (2 275 813,71 - 1 050 591,27), то есть более, чем в 2 раза.
5. В Отчет «Финансовая деятельность….» не включены фактически осуществленные расходы на услуги банка по приему платежей за 2014 год в размере 67 155,58 руб.
6. В 2014 году осуществлены расходы на капитальный ремонт лифтов в общей сумме 1 295 180,00 руб. при отсутствии в Смете статьи «Капитальный ремонт» или «Резерв на капитальный ремонт».
7. В 2014 году имеются случаи осуществления расходов на основании первичных документов, подписанных членом Правления, а не Председателем.
8. В 2014 году имеются случаи отражения фактических расходов в составе статей расходов, к которым они не относятся. Причем, это было изначально заложено в Смете.
9. В 2014 году имеются случаи отражения на счете 86 «Целевое финансирование» документально неподтвержденных сумм.
10. В 2014 году имеются случаи преднамеренного искажения статей расходов, в частности, часть фактически осуществленных административно-управленческих расходов в сумме 255 241,38 руб. была перенесена в бухгалтерском учете в состав расходов по статье «Отопление». В результате на эту сумму были завышены коммунальные расходы, перевыставленные в дальнейшем членам ТСЖ.
11. Неправомерно уменьшало суммы начисленного целевого финансирования на расходы, непредусмотренные Сметой.
Выплаты сотрудникам ТСЖ, не предусмотренные Сметой, и неподходящие под категорию «непредвиденные», составили сумму в размере 123 476,16 руб., в том числе:
- 32 476,16 руб. (в связи со смертью Председателя Правления Макеенкова Г.И.);
- 31 000,00 руб. (денежные выплаты в качестве подарков в связи с праздничными датами);
- 40 000,00 руб. (материальная помощь в размере 3-4 тысяч руб. на 1 чел.);
- 20 000,00 руб. (компенсация за использование личного имущества (компьютер, телефон).
Указанные выплаты списаны за счет разных статей целевого финансирования.
12. Надбавки к окладам сотрудников ТСЖ, покрытие которых согласно штатному расписанию предусмотрено за счет доходов от предпринимательской деятельности, включены в Смету и осуществлены за счет средств членов ТСЖ.
Фактическая сумма расходов на выплату сотрудникам ТСЖ надбавок к окладам (с учетом страховых платежей) за 2014 год составила 530 955,60 руб.
Кроме того, решение о надбавках за счет предпринимательской деятельности приняты заочным голосованием общего собрания в 2011 году (30.05.2011г.), которое является нелегитимным (см. разделы «Устав» и «Органы управления» в части «Общее собрание»).
Рекомендуем:
- Смету доходов и расходов обязательно утверждать на общем собрании членов ТСЖ с указанием в Протоколе собрания информацию о Смете, по которой можно было бы идентифицировать какая именно Смета была утверждена собранием.
- На общее собрание членов ТСЖ вынести вопросы об утверждении фактически осуществленных в 2014 году расходы, включая сверх сметы, а также о взаимозачете между статьями расходов сумм экономии и перерасхода.
- В части расходов 2014 года, которые не будут утверждены общим собранием, произвести перерасчет сумм квартплаты за 2014 год.
Комментарий:
В пп. 2 п. 1 ст. 137 ЖК РФ содержится указание на то, что ТСЖ вправе определять смету на год, в том числе необходимые расходы на содержание и ремонт общего имущества в МКД, затраты на капитальный ремонт и реконструкцию многоквартирного дома, специальные взносы и отчисления в резервный фонд, а также расходы на другие установленные законом и уставом товарищества цели. Круг расходов, включаемых в смету, ограничен лишь законом и уставом ТСЖ.
- Информацию обо всех фактах перерасхода (дефицита) или экономии (профицита) Сметы представлять в годовом отчете Председателя, а также в отчете ревизионной комиссии. На собрании члены ТСЖ должны принять решение либо о проведении взаимозачета между статьями, либо о покрытии перерасхода за счет поступлений от предпринимательской деятельности конец года сч. 86 без закрытия всех субсчетов на один в конце отчетного периода (по аналогии со счетами 90 «Выручка», 91 «Прочие доходы и расходы»).
Равномерно начисляемая плата собственников помещений в большинстве случае не соответствует по величине фактически осуществленным в конкретном месяце расходам, в связи с чем по счету учета целевого финансирования всегда будет сальдо. По итогам года оно должно быть отражено в отчете по смете для принятия общим собранием членов ТСЖ решения об использовании экономии и источниках финансирования перерасхода.
- Произвести перерасчет стоимости отопление за 2014 год.
- Представить на обсуждение общему собранию вопрос утверждения возможности использования доходов от предпринимательской деятельности на выплату надбавок к окладу, материальной помощи, подарков сотрудникам, а также на покрытие дефицита целевого финансирования.
- С целью снижения платежей членов ТСЖ или для формирования резервов при составлении Сметы учитывать запланированные доходы от предпринимательской деятельности.
- Главному бухгалтеру расходы, не предусмотренные Сметой осуществлять только на основании решения Правления и с учетом того, что источник их финансирования не определен, отражать их на отдельном аналитическом счете "Расходы, не предусмотренные сметой", а по окончании года выносить на общее собрание вопрос об утверждении произведенных расходов.
- Главному бухгалтеру принимать к исполнению и оплате первичные документы и счета, подписанные Председателем ТСЖ и предусмотренные Сметой.
- При составлении Сметы на 2015 год учесть выявленные нарушения.
- Внести соответствующие изменения в данные бухгалтерского учета и отчетности, в данные Отчета «Финансовая деятельность ТСЖ «Мурино» за 2014 год».
- Усилить контроль за составлением и исполнением Сметы.
- Вынести на общее собрание вопрос о создании резерва на непредвиденные расходы, что позволит осуществить неотложные непредвиденные работы по содержанию и ремонту общего имущества, не предусмотренные сметой. Источниками создания такого резерва могут служить взносы членов ТСЖ, доход от предпринимательской деятельности, экономия средств членов ТСЖ.
Следует отметить, что отчисления в резерв на проведение ремонта общего имущества производят все собственники, а в резерв непредвиденных расходов ТСЖ - только члены товарищества.
Комментарий:
Средства резерва на непредвиденные расходы накапливаются для чрезвычайных (аварийных) или непредвиденных ситуаций ,проведение которых требуется безотлагательно. Прогнозирование таких расходов можно осуществлять исходя из объемов потраченных на эти цели средств в предыдущий год или в процентном отношении от образующихся доходов по квартплате. По сути, это резервный фонд ТСЖ, формирование и расходование которого должно осуществляться в порядке, установленном общим собранием членов ТСЖ. В состав непредвиденных расходов могут быть, например, включены расходы на устранение аварий, штрафы, судебные издержки, компенсация причиненного ущерба, на выполнение незапланированных работ, на своевременную оплату услуг (работ) внешних поставщиков, недофинансированную собственниками помещений в доме, иные непредвиденные расходы.
- Для формирования резервов общим собранием членов ТСЖ разработать и утвердить положение о резервном фонде ТСЖ, регулирующее порядок создания резервного фонда; расходования средств резервного фонда; контроля за расходованием средств резервного фонда.
Комментарий:
На основании решения общего собрания членов товарищества собственников жилья в товариществе могут быть образованы специальные фонды, расходуемые на предусмотренные уставом цели. Порядок образования специальных фондов определяется общим собранием членов товарищества (п. 3 ст. 151 ЖК РФ)
|
