2.2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
В процессе автоматизированного решения задач учета товаров программные средства должны обеспечить формирование всех документов, предусмотренных законодательством.
При учете товаров применяют унифицированную систему документации, под которой понимают комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям, содержащих необходимую информацию для решения задач учета товаров.
Отметим, что в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и электронных носителях информации.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) включены в «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», утвержденный Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Указанные документы можно разделить на следующие группы:
Документы для оформления отгрузки, продаж.
Акты.
Документы, формируемые материально-ответственным лицом склада.
Документы, сопровождающие первичные документы.
К первой группе относится Товарная накладная (ТОРГ-12), которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, отгружающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Применение формы ТОРГ-12 является обязательным для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность во всех отраслях экономики
Товарная накладная включает заголовочную часть, в которой указывают наименования, местонахождения, банковские реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, поставщика, плательщика товара.
В строке «Основание» указываются номер и дата договора купли-продажи. Если перевозка товара осуществляется сторонней организацией, то в товарной накладной заполняют поля, отражающие реквизиты товарно-транспортной накладной (номер и дата), выписанной для организации-перевозчика.
Товарную накладную составляет уполномоченное лицо организации-продавца, заверяется подписями работника, разрешившего отпуск товара, главного бухгалтера, материально-ответственного лица, производящего отпуск товара.
Если товар принимается по доверенности, то ее данные вносятся в накладную и заверяются подписью. Причем доверенность или ее заверенная копия прикладывается к возвратному экземпляру накладной.
Содержательная часть товарной накладной (наименование, количество товара в натуральных единицах измерения, стоимостные характеристики товара - цена, стоимость без НДС, сумма НДС, стоимость с НДС) соответствует данным счета-фактуры.
Акты предназначены для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Среди них акты о приемке товаров (ТОРГ-1), об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2), импортных товаров (ТОРГ-3), о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ТОРГ-3), об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (ТОРГ-5).
В эту же группу можно отнести акты о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15), о списании товаров (ТОРГ-16), которые составляются на местах хранения товара в связи с боем, порчей, ломом товарно-материальных ценностей, а также потерей качества товара в связи с чем товар уценивается, списывается.
Акты составляются членами комиссии, экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации - получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.
Документы, формируемые материально-ответственным лицом склада, применяются для учета товаров на складе (Товарный ярлык (ТОРГ-11), Журнал учета товаров на складе (ТОРГ-18); при внутреннем перемещении товара (Накладная на внутреннее перемещение товара (ТОРГ-13), Карточка количественно-стоимостного учета (ТОРГ-28).
Товарный ярлык (ТОРГ-11) применяется для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара, заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.
Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.
Журнал учета товаров на складе (ТОРГ-18) используется для учета движения и остатков товаров и тары на складе. Ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сортам, количеству и цене.
Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.
Накладная на внутреннее перемещение товара (ТОРГ-13) применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами.
Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего ТМЦ. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.
Заполненный документ подписывают материально ответственные лица (соответственно, сдатчик и получатель) и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.
Карточка количественно-стоимостного учета (ТОРГ-28) составляется на складах организаций торговли для аналитического учета товаров, которые учитываются в количественно - стоимостном выражении.
Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно - стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться на одной карточке.
Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.
Документы, сопровождающие первичные документы о поступлении и отгрузке товаров при передаче их из склада в бухгалтерию, служат средством контроля правильности, точности, своевременности передачи документов от материально ответственного лица склада в бухгалтерию. К ним относятся товарный отчет (ТОРГ-12), отчет по таре (ТОРГ-30), сопроводительный реестр сдачи документов (ТОРГ-31).
Товарный отчет (ТОРГ-29) применяется для учета товарных документов в организациях торговли, составляется материально-ответственным лицом склада в двух экземплярах, один из которых оставляет у себя, второй передает в бухгалтерию. Подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером при приемке документов.
Товарный отчет состоит из трех частей. В заголовочной части указывается наименование организации, вид деятельности, дата составления, отчетный период, должность, фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица. В таблице первой части товарного отчета отражаются:
остаток товаров на начало отчетного периода;
перечень поступившего за отчетный период товара;
дата и номер документа, по которому поступил товар;
стоимость поступившего товара и тары;
итого прихода товаров;
итого прихода с остатком.
Аналогичные сведения указываются во второй части товарного отчета применительно к отгрузке товара со склада, включая документы, по которым отгружен товар.
Общее количество передаваемых документов, на основании которых составлен товарный отчет записывается в конце отчета.
Принимая товарный отчет, бухгалтер в присутствии материально ответственного лица проверяет:
правильность его составления;
наличие подписей на всех документах поступления товара и отгрузки;
соответствие дат, указанных в документах периоду и датам, указанным в товарном отчете.
После проверки товарного отчета в него записывают корреспонденцию счетов по каждому товару.
Кроме перечисленных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации документов, при учете товаров применяется транспортная накладная, которая служит для учета затрат при перевозке грузов. При доставке товаров автомобильным транспортом в дополнение к товарной накладной составляют транспортную накладную, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. N 272 «Правила перевозок грузов автомобильным транспортом»
Транспортная накладная применяется при транспортировке товара сторонней организацией по поручению поставщика или покупателя, а также, если транспортировка товарно-материальных ценностей оплачивается отдельно и не входит в стоимость товара.
Транспортная накладная составляется грузоотправителем, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, по форме согласно приложению N 4 Постановления, подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами.
Особое внимание со стороны государства, контролирующих органов уделяется документам, связанным с учетом налогов. Налогоплательщики налога на добавленную стоимость по реализуемым товарам в обязательном порядке оформляют счета-фактуры, ведут журнал учета счетов-фактур, книгу покупок и продаж.
Новые правила оформления указанных документов определены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». В Постановлении утверждены формы счета-фактуры; корректировочного счета-фактуры; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книг покупок, продаж, которые применяются при расчетах по налогу на добавленную стоимость, а также правила заполнения указанных документов.
В соответствии с «Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость», в заголовочной части счета-фактуры указываются:
порядковый номер и дата составления счета-фактуры. При этом порядковый номер устанавливается в соответствии с индивидуальной хронологией составления счетов-фактур каждым налогоплательщиком;
порядковый номер внесенного в счет-фактуру исправления и дата внесения этого исправления;
наименование, идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет, место нахождения налогоплательщика-продавца;
наименования грузоотправителя, грузополучателя и его почтовый адрес;
реквизиты платежно-расчетного документа или кассового чека в случае получения авансовых платежей в счет предстоящих поставок товаров;
наименование, место нахождения, идентификационный номер, код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя;
наименование, цифровой код валюты товаров в соответствии с Общероссийским классификатором валют.
В графах указываются следующие сведения:
а) в графе 1 - наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, а в случае получения оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав - наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав;
б) в графах 2 и 2а - единица измерения (код и соответствующее ему условное обозначение (национальное) в соответствии с разделами 1 и 2 Общероссийского классификатора единиц измерения) (при возможности ее указания). При отсутствии показателей ставится прочерк;
В табличной части счета-фактуры имеются графы для указания характеристик товара: наименование, единица измерения, количество (объем), цена, стоимость товара, сумма акциза по подакцизным товарам, налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; стоимость с учетом НДС, страна происхождения товара, номер таможенной декларации.
Кроме правил заполнения обычного счета-фактуры в Постановлении № 1134 приводятся правила заполнения корректировочного счета-фактуры, который выставляется при изменении стоимости ранее отгруженных товаров из-за изменения цены или количества (объема) товара.
Все счета-фактуры регистрируются в едином журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, который состоит из двух частей: часть1 «Выставленные счета-фактуры»; часть 2 «Полученные счета-фактуры».
Полученные от поставщиков счета-фактуры регистрируются в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты оприходованных товаров. Дополнительным условием записи счетов-фактур в книгу покупок является их регистрация в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Книга продаж служит для регистрации выписанных поставщиком счетов-фактур. Регистрации в книге продаж подлежат составленные и (или) выставленные счета-фактуры (в том числе корректировочные) во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость. В книге продаж регистрируются счета-фактуры независимо от даты их выставления покупателям и от даты их получения покупателями.
Счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок, продаж, сформированные программой «БухСофт: Предприятие» в соответствии с Постановлением № 1134, представлены в главе 4.
Кроме перечисленных документов, при учете товаров также применяются банковские и кассовые документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера).
Одновременно с этим при учете товаров используют документы, форма которых не предусмотрена в установленных альбомах, не определена в нормативных актах. Такие документы в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дату составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
К неунифицированным документам, например, относится счет на оплату, с помощью которого покупателем производится оплата (предоплата) отгружаемого поставщиком товара. Счет применяется продавцом для учета товаров, покупателем для обоснования платежа. Применительно к таким документам организации применяют собственные бланки, отражая необходимые реквизиты.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Отметим, что характеристики и содержание различных форм документов предопределяют информационные взаимосвязи структурных подразделений предприятия в процессе учета товаров.
|
