1. УЧЕТ ТОВАРОВ КАК ОБЪЕКТ АВТОМАТИЗАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ
Современные системы автоматизации учета товаров должны удовлетворять различным требованиям, среди которых одним из важнейших является требование функциональной полноты. Функциональная полнота системы автоматизации подразумевает наличие в программной системе необходимого и достаточного количества компонентов, которые:
наиболее полно соответствуют информационным потребностям пользователей;
автоматизируют все функции, охватывают все виды деятельности конкретной предметной области.
Автоматизированная система должна соответствовать требованиям предметной области, поскольку они влияют как на выделяемые в средствах автоматизации функциональные подсистемы, так и на состав задач, их взаимосвязь, алгоритмы обработки информации. Оценка систем автоматизации любых объектов экономического управления, в том числе организаций оптовой торговли, с позиций функциональной полноты базируется на знании особенностей предметной области, особенностей обработки информации.
Автоматизация организаций оптовой торговли базируется на выделении функциональных подсистем и задач, которые соответствуют ее хозяйственной деятельности. В соответствии с разделением функций между подразделениями предприятия в системах автоматизации организаций оптовой торговли, как правило, выделяют две функциональные подсистемы:
Складской учет товаров.
Бухгалтерский учет товаров.
Указанные подсистемы могут входить в комплексные системы автоматизации торгового предприятия, как отдельные программные модули, взаимосвязанные между собой в процессе обработки информации.
В оптовой торговле решают задачи:
учет поступления товаров в местах хранения;
отчетность материально ответственного лица;
контроль за количеством и качеством товара в местах хранения;
контроль правильности составления документов в местах хранения товаров;
учет поступления товаров в бухгалтерском учете;
формирование цены товара;
учет отгрузки, реализации товаров;
учет товарных запасов;
учет налога на добавленную стоимость;
учет тары;
инвентаризация товаров;
отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете;
учет расчетов с поставщиками и подрядчиками;
инвентаризации товаров.
Основным объектом автоматизации в организациях оптовой торговли являются товары. Порядок оценки товаров определен в ПБУ 5/01 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов», утвержденный Приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. N 44н, в соответствии с которым товары являются частью материально-производственных запасов (МПЗ), приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц, и предназначенные для продажи.
В ПБУ 5/01 определен порядок оценки товаров, которые принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.
Фактической себестоимостью товаров, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов. К ним относятся суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику; уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с товаром; таможенные пошлины; невозмещаемые налоги; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены товары; затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.
Организации, осуществляющие торговую деятельность, могут включать затраты по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу, в состав расходов на продажу.
Товары, приобретенные организацией для продажи, оцениваются по стоимости их приобретения.
При отпуске товаров в продажу (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) или ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов: по себестоимости каждой единицы; по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).
Применение одного из указанных способов оценки материально-производственных запасов и товаров устанавливается в учетной политике организации. Отметим, что документ «Об учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2012 г. по организации», который автоматически формируется в программе «БухСофт: Предприятие», приведен в приложении. В нем, в частности, установлен способ списания товаров, приобретенных для перепродажи, по средней себестоимости.
Схема регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете установлена в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденном Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).
В соответствии с этим выделяют синтетический учет товаров, который служит для учета наличия и движения хозяйственных средств в итоговой денежной оценке. Синтетический учет в конечном итоге используется при формировании законодательно установленной бухгалтерской отчетности организации, анализе финансового состояния предприятия.
По степени детализации учета в составе синтетических бухгалтерских счетов выделяют субсчета, предназначенные для группировки хозяйственных средств по их видам в составе синтетических счетов.
Так, в соответствии с «Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций» для обобщения информации о наличии и движении товаров, приобретенных для продажи, предназначен счет 41 «Товары».
К счету 41 могут быть открыты субсчета:
41.1 «Товары на складах».
41.2 «Товары в розничной торговле».
41.3 «Тара под товаром порожняя» и другие.
На субсчете 41.1 «Товары на складах» учитывается наличие и движение товарных запасов, находящихся на оптовых и распределительных базах, складах, в кладовых организаций.
На субсчете 41.2 «Товары в розничной торговле» учитывается наличие и движение товаров, находящихся в организациях, занятых розничной торговлей (в магазинах, палатках, ларьках, киосках и т.п.).
На субсчете 41.3 «Тара под товаром и порожняя» учитываются наличие и движение тары под товарами и тары порожней.
В плане счетов счет 45 «Товары отгруженные» предназначен для обобщения информации о наличии и движении товаров, выручка от продажи которой определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете.
Счет 90 «Продажи» предназначен для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации, а также для определения финансового результата по ним. На этом счете отражается выручка по товарам.
К счету 90 «Продажи» могут быть открыты субсчета:
90.1 «Выручка», на котором учитывается поступления активов, признаваемые выручкой.
90.2 «Себестоимость продаж» служит для учета себестоимости продаж, по которым на субсчете 90.1 «Выручка» признана выручкой.
90-3 «Налог на добавленную стоимость» - учитываются суммы налога на добавленную стоимость, причитающиеся к получению от покупателя.
90-4 «Акцизы» - учитываются суммы акцизов, включенных в цену проданного товара и другие.
90-9 «Прибыль/ убыток от продаж» предназначен для выявления финансового результата (прибыль или убыток) от продаж за отчетный месяц.
Таким образом, для учета товаров применяются различные бухгалтерские счета, связанные с переходом товара из одного состояния в другое.
Отметим, что наиболее точно указанные преобразования отображаются при рассмотрении экономических информационных систем с позиций категорий сущности и процессы. В информационных системах с точки зрения автоматизации существуют только два объекта - сущности и процессы.
Сущности взаимосвязаны между собой и являются узловыми точками сбора информации. Они соответствуют понятию «объекты», из которых состоит информационная система. Так, в системе автоматизации организаций оптовой торговли сущностями, как узловые точки сбора информации, являются:
товар, который определяется наименованием, единицей измерения, ценой, сортом, артикулом и т.д.;
поставщик (покупатель) определяется наименованием, адресом, расчетным счетом и другими реквизитами и т.д.
Процессы – преобразование одних сущностей в другие, либо движение сущностей во времени и пространстве, в которых могут участвовать другие сущности. Например, в процессе поступления товара на склад организации принимают участие, как минимум, сущности товар и поставщик.
Вышесказанное позволяет оценить различие товара, хранящегося на складе, и товара, учет которого ведется в бухгалтерии. Товар на складе определяется следующими характеристиками:
наименование;
сорт;
цена;
единица измерения, количество (объем);
стоимость;
таможенная декларация и другие реквизиты.
Указанные характеристики являются исходной информацией для автоматизированного учета товара.
В бухгалтерии реквизитами товара являются счет, на котором учитывается товар, и его наименование, которое соответствует наименованию товара на складе. Этим предопределяется взаимосвязь складского и бухгалтерского учета товаров. При этом наименование товара позволяет вести аналитический учет в разрезе конкретных товаров. Кроме этого, аналитический учет товаров на счете 41.1 может быть организован по наименованиям и складам (местам хранения товаров), по партиям поставок товаров. Таким образом, товар, принятий на учет в бухгалтерию по счету 41.1, – это новая сущность, одной из важнейших реквизитов которой является счет, определяющий состояние товара.
Счета бухгалтерского учета являются способом вторичной регистрации товаров и операций с ними. На них товары, как правило, фиксируются в денежном измерении. Процессы, происходящие с товарами и другими средствами, приводят либо к их уменьшению, либо к увеличению. С целью раздельного учета указанных процессов по каждому счету учет ведется по дебету и кредиту. По дебету отражается увеличение средств, по кредиту – уменьшение
Для учета движения товаров составляют бухгалтерские проводки, которые отражают вид движения товаров: поступление товаров на склад, отгрузка, реализация, инвентаризация и другие.
Проводки (хозяйственные операции) отражаются на счетах с помощью двойной записи, которая показывает взаимную связь объектов учета. Двойная запись, по сути, показывает внутреннюю связь объектов, экономический смысл и содержание каждой операции, переход средств из одного состояния в другое. В бухгалтерском учете взаимосвязь счетов в проводке называют корреспонденцией, а счета, составляющие проводку, корреспондирующимися.
Таким образом, бухгалтерская проводка представляет собой корреспонденцию счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащей регистрации.
Процессы движения товаров могут происходить в различных условиях. Например, поступление товаров, как правило, определяется договором купли-продажи (поставки). Покупатель оплачивает товар безналичным перечислением денежных средств, или другим способом, предусмотренным законодательством. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки или передачи товаров покупателю или лицу, указанному в договоре. При этом поставка товаров может выполняться транспортом третьего лица. Товар может быть получен со склада поставщика. Перечень и содержание проводок зависит от времени оплаты стоимости товаров, перехода прав собственности от поставщика к покупателю.
В плане счетов указаны все корреспонденции счетов по тому или иному счету. В соответствии с планом счетов в табл. 1.1 приведены проводки по учету поступления товара с оплатой за товары после получения товара (в тот же день), в табл. 1.2 – проводки по купле товаров по предоплате
Таблица 1.1
Проводки по учету поступления товара с оплатой за товары после поступления товаров
|
Дебет
|
Кредит
|
Содержание проводки
|
Сумма
|
15.02.2012
|
41.1
|
60.2
|
Отражается поступление товара от поставщика
|
Стоимость товара без НДС
|
15.02.2012
|
19.3
|
60.2
|
Отражается сумма НДС, относящаяся к поступившим товарам
|
Сумма НДС
|
15.02.2012
|
68.2
|
19.3
|
Принят НДС к зачету
|
Сумма НДС
|
15.02.2012
|
60.1
|
51.1
|
Отражается факт погашения кредиторской задолженности за полученные ранее товары
|
Стоимость товаров
|
Таблица 1.2
Проводки по учету покупки товаров по предоплате
|
Дебет
|
Кредит
|
Содержание проводки
|
Сумма
|
15.02.2012
|
60.1
|
51.1
|
Отражается перечисление денежные средства поставщику
|
Сумма оплаты
|
17.02.2012
|
19.10
|
60.2
|
Отражается сумма НДС, относящаяся к поступившему товару
|
Сумма НДС
|
17.02.2012
|
41.1
|
60.2
|
Отражается поступление товара от поставщика
|
Стоимость товара
|
17.02.2012
|
60.2
|
60.1
|
Зачтен аванс
|
Сумма аванса
|
17.02.2012
|
68.2
|
19.10
|
Принят НДС к зачету
|
Сумма НДС
|
В проводках использованы следующие счета:
19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»;
19.10 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»;
51.1 «Расчетный счет организации»;
60.1 «Расчеты по авансам выданным»;
60.2 «Расчеты с поставщиками за поставленные ценности»;
68.2 «Расчеты по налогам и сборам».
Бухгалтерские проводки в табл. 1.1 отражают ситуацию, когда переход собственности на товары от поставщика к покупателю происходит в момент передачи товаров.
В табл. 1.2 представлен вариант, когда оплата стоимости товаров происходит до поступления товара в организацию, в результате у поставщика возникает кредиторская задолженность перед покупателем, которую он гасит, передавая товары.
Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. На основе Плана счетов организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. В этой связи отметим, что, как правило, современные бухгалтерские программы позволяют формировать рабочий план счетов организации.
При решении задач учета расчетов с поставщиками в бухгалтерском учете применяются понятия дебиторской и кредиторской задолженности.
Под дебиторской задолженностью понимают долг других организаций, за приобретенные товары, или подотчетных лиц данной организации за выданные им под отчет денежные суммы и т.д.
Организации и лица, которые связаны с данной организацией задолженностью, называют дебиторами. С позиций бухгалтерского учета покупатели – это дебиторы, задолженность у которых возникла в связи с приобретением товара.
Понятие «Кредиторская задолженность» отражает противоположную ситуацию, когда должником является данная организация. Задолженность, например, возникает в связи с покупкой товаров у других организаций, которых называют поставщиками. К поставщикам товаров относятся организации, индивидуальные предприниматели, физические лица, которые поставляют товары, а также другие товарно-материальные ценности, оказывающие различные виды услуг, выполняющие разные работы.
В бухгалтерском учете выделяют отдельные счета для дебиторской и кредиторской задолженности. Аналогичным образом в бухгалтерских документах, связанных с взаиморасчетами поставщиками и покупателями, выделяют графы «Дебет» и «Кредит», в которых отображаются суммы дебиторской и кредиторской задолженности. Совпадение сумм дебетовых и кредитовых оборотов свидетельствует об оплате поступивших или отгруженных товаров.
Дебиторская задолженность отражается на счетах:
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Для кредиторской задолженности в плане счетов выделены счета:
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В большинстве сделок по приобретению и продаже товаров учитывается налог на добавленную стоимость. Законодательство предусматривает обязательное выделение НДС в первичных документах (товарных накладных, платежных поручениях, кассовых ордерах, счетах-фактурах).
В соответствии с гл. 21 Налогового кодекса РФ налоговая база при реализации налогоплательщиком товаров определяется как стоимость этих товаров, исчисленная исходя из цен и без включения в них налога.
При реализации товаров дополнительно к цене реализуемых товаров следует предъявить к оплате покупателю соответствующую сумму налога, которая исчисляется по каждому виду товаров как доля цен, соответствующая налоговой ставке. В документах, связанных с движением товара, сумма налога на добавленную стоимость выделяется отдельной строкой.
При получении налогоплательщиком оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров налоговая база определяется исходя из суммы полученной оплаты с учетом налога.
Для учета НДС предусмотрен счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», который предназначен для обобщения информации об уплаченных (причитающихся к уплате) организацией суммах налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям. К счету 19 могут быть открыты различные субсчета, в том числе, 19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам», на котором учитываются уплаченные (причитающиеся к уплате) организацией суммы налога на добавленную стоимость, относящиеся к приобретению сырья, материалов, полуфабрикатов и других видов производственных запасов, а также товаров.
Списание накопленных на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» сумм налога на добавленную стоимость отражается по кредиту счета 19 - дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». При этом на счете 68 отражаются суммы, фактически перечисленные в бюджет. Так, в проводках, представленных в табл. 1.1, 1.2 представлены корреспонденции счета 68.2 «Расчеты по налогам и сборам» с 19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам», 68.2 с 19.10 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам». При этом если налог оплачен после поступления товара, то использован счет 19.3, если выполнена предварительная оплата – счет 19.10. Выделение указанных субсчетов служит для оперативного анализа взаиморасчетов в процессе компьютерной обработке информации.
В процессе решения задач учета товаров необходимо сформировать значительное количество документов. Особенности информационного обеспечения учета товарных операций рассмотрены в следующем разделе.
|
