Учебное пособие для бакалавров направления подготовки 230700. 62 «Прикладная информатика в области экономики» Чебоксары 2012 удк 620(075. 8)
Скачать 2.24 Mb.
|
2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УЧЕТА ТОВАРНЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОПТОВОЙ ТОРГОВЛЕ2.1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯПод информационным обеспечением (ИО) понимают совокупность всей информации, которая отражает состояние предметной области и используется для решения задач управления. Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации; унифицированную систему документации и различные информационные массивы, хранящиеся на машинных носителях и имеющие различную степень организации. В ходе разработки информационного обеспечения определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи, перечень входных и выходных документов по каждой задаче, выявляется структура базы данных. Основное назначение информационного обеспечения – своевременное предоставление сведений, необходимых для принятия управленческих решений. Поэтому ИО должно удовлетворять следующим требованиям:
В связи с этим особую роль в экономических информационных системах вообще, и в системах автоматизации оптовой торговли в частности, играет смысловое или семантическое значение информации, важность ее для потребителей. При этом понятие информации тесно связано с конкретной задачей управления. Информацию можно определить как новые сведения, принятые пользователем, понятные пользователю и оцененные им как полезные для выполнения профессиональных функций, решения профессиональных задач. Под пользователем информации понимают отдельное лицо, коллектив, человеко-машинную систему, использующие полученные сведения для выполнения определенной работы, связанной с должностными обязанностями. Исходя из этого определения, сообщение о поступлении товаров на склад не является для бухгалтера, ведущего учет товаров, информацией, которая служит основанием для бухгалтерского учета поступления товаров. Для него информация – это сведения, содержащиеся в документах, сопровождающих товар (товарная накладная, счет-фактура), в которых подтверждается факт поступления товаров, на основании которых осуществляется бухгалтерский учет. Для бухгалтера информация – это сведения, зарегистрированные документально в соответствии с нормативными актами. В автоматизированных системах бухгалтерского учета используется только документированная информация. При этом под сведениями, «понятными пользователю», следует понимать наличие общепринятого соглашения о смысловом содержании всех реквизитов документа либо соглашения между источником и приемником информации, которые позволяют однозначно идентифицировать все реквизиты документа. К таким общепринятым соглашениям можно, например, отнести идентификационный номер предприятия-налогоплательщика (ИНН), который для организаций состоит из последовательности 10 натуральных цифр (2130034208) и начинается в Чувашской Республике с цифр 21 (код республики). Документирование информации является способом обеспечения достоверности данных, придает юридическую силу носителям информации, организационную форму сообщению, включает необходимые для пользователя реквизиты. Достоверность данных достигается документированием первичной, внешней, промежуточной, результатной информации на основе регистрации на бумажных и машинных носителях информации. Документ – это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для передачи его во времени и пространстве. Документ выполняет несколько функций:
Бухгалтерский документ – письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции, дает право на ее совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, то есть совершают документооборот [26]. Во всех отраслях экономики используют унифицированные формы документов и унифицированные системы документации (УСД) Унифицированная форма документа (УФД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унификация документов предусматривает:
Унифицированная система документации создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. При учете торговых операций применяются унифицированные первичные учетные документы, регламентированные Постановлением Госкомстата РФ 25.12.98 г. № 132 «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций». В соответствии со ст. «9. Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет [1]. К первичным учетным документам относятся документы, составленные в момент совершения операций, либо, если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания. Основным требованием к документам в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» является соответствие их по форме и содержанию формам, содержащимся в соответствующих альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций рассмотрены в 2.2. В информационном обеспечении первичная учетная документация относится к внемашинному ИО, поскольку информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное. Отметим, что внемашинное информационное обеспечение – более широкое понятие, чем первичные документы, поскольку включает совокупность всех документированных сведений и сообщений, используемых при автоматизированной обработке данных. Оно состоит из первичной, промежуточной, выходной документации, а также классификаторов и кодов. К внутримашинному информационному обеспечению относится база данных (БД), под которой понимают совокупность взаимосвязанных данных с минимальной избыточностью, которые отражают состояние предметной области. В составе базы данных можно выделить нормативно-справочную информацию и файлы переменной информации, поскольку в основе функционирования программ автоматизации бухгалтерского учета лежит деление учетной информации на условно-постоянную и переменную. Обусловлено такое положение тем, что бухгалтерский учет оперирует двумя группами объектов. К первой относятся имущество, их источники, и работники организации, ко второй – хозяйственные процессы и их результаты. Именно это разделение предопределяет деление информации на условно-постоянную и переменную и является ключевым моментом современного компьютерного учета. В системах компьютерной обработки учетной информации особое значение имеют вопросы организации нормативно-справочной информации, так как НСИ учетных задач, по сути, является описанием имущества предприятия, трудовых ресурсов, а также определяет условия финансово-хозяйственной деятельности, реквизиты дебиторов и кредиторов. Переменная информация является входной при автоматизации отдельных участков учета, таких, как учет товаров, заработной платы, денежных средств. Она формируется на основе первичных документов и используется однократно на конкретном участке учета. Так, при поступлении товаров основой формирования проводок является приходная накладная, платежные поручения, счета-фактуры, в сопровождении которых поступает товар. В отличие от нее условно-постоянная информация не изменяется в течение определенного достаточно длительного периода времени (реквизиты предприятия, список сотрудников, учетная политика предприятия, план счетов и т.п.). В базе данных условно-постоянная информация образует различные файлы нормативно-справочной информации. К ним относятся нормативные, справочно-табличные, постоянно-учетные файлы. Нормативные файлы БД представляют собой систему научно и технически обоснованных нормативов, реализующих различные элементы процесса производства и реализации товаров, например, нормы естественной убыли товаров. Справочно-табличная информация содержит показатели справочного и расшифровочного характера, обеспечивающие расшифровку кодовых группировок. К справочно-табличным файлам относятся справочник счетов бухгалтерского учета, общегосударственные, отраслевые классификаторы предприятий, классификаторы товаров. Файлы постоянно-учетной информации содержат совокупность сведений, характеризующих те или иные объекты, предметы и ресурсы, многократно используемые и длительное время остающиеся без изменений. В программах автоматизации бухгалтерского учета нормативно-справочная информация организована в виде справочников, Например, при учете товаров к ним относятся справочники товаров, складов, сотрудников, должностей, подразделений предприятия. |
Похожие:
 | П. П. Рабочая программа производственной практики для студентов, обучающихся по направлению подготовки 230700. 62 «Прикладная информатика»,... |  | Методические указания предназначены для студентов, обучающихся по направлению подготовки 230700. 62 Прикладная информатика и научных... |
| Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия для студентов направления 230100... | | Учебное пособие предназначено для студентов вузов, обучающихся по направлениям подготовки Информатика и вычислительная техника; Прикладная... |
| Учебное пособие предназначено в первую очередь для студентов бакалавриата, обучающихся по направлениям подготовки «Менеджмент», «Бизнес-информатика»,... | | Учебное пособие предназначено для студентов направления подготовки «Юриспруденция» (квалификация бакалавр) удк 347. 73/76 |
| Государственная итоговая аттестация выпускника по направлению подготовки бакалавров 01. 03. 02 Прикладная математика и информатика... | | Методические указания предназначены для студентов направления «Прикладная информатика» профиля «Прикладная информатика в экономике»,... |
| Методические указания выполнению самостоятельной работы по курсу «Информатика» и «Информатика и программирование»: Авт сост Н. В.... | | Учебное пособие предназначено для студентов технических вузов направления подготовки 230100 «Информатика и вычислительная техника»... |