4.2.5. Справочник Складов
Остатки товаров могут храниться на неограниченном количестве складов организации. Сведения о складах заносятся в справочник Складов, который открывается командой Учет → Учет перемещений, либо пиктограммой Склады, расположенной под меню команд, либо комбинацией клавиш Alt+4 (рис. 4.2.5.1).
Данное окно включает параметр Склад, который содержит совокупность складов организации. Если пользователь не ввел наименование склада, то все товары хранятся в «Складе по умолчанию». Например, ранее ввод остатков выполнялся без указания склада, в связи с чем они отнесены к «Складу по умолчанию».
 
 Рис.4.2.5.1. Окно Учет перемещений
В окне Учет перемещений вводят наименования складов, на которых хранятся товары. Для этого в ниспадающем списке (активизируется кнопкой левее параметра Склад) выбирают вариант Справочник (рис. 4.2.5.2), открывая тем самым справочник Складов (рис. 4.2.5.3). Затем кнопкой Добавить вводят наименование склада и ФИО материально ответственного лица.
Рис. 4.2.5.2. Ниспадающий список справочника Учет перемещений
Рис. 4.2.5.3. Окно справочник Складов
В справочнике складов параметр Приоритетный склад при оприходовании/списании позволяет указать склад, на котором по умолчанию отображается движение товара (поступление, отгрузка, продажа).
Задание. Ввести в справочник Складов склад хозяйственный (отв. Прокопьева Р.А.), а также склад товарный (отв. Краснов В.И), являющийся приоритетным складом при оприходовании/списании.
Результат выполнения задания отражен на рис. 4.2.5.4.
Рис. 4.2.5.4. Справочник Складов
4.2.6. Справочник Контрагенты
Контрагентами являются организации, с которыми наша организация вступает в финансовые отношения, в ходе которых денежные средства перемещаются с одного расчетного счета на другой. К ним относятся поставщики, покупатели ТМЦ, в том числе юридические и физические лица, предприниматели, а также ИФНС, ПФР, ФСС, фонды медицинского страхования, органы статистики.
Все сведения о контрагентах хранятся в справочнике Контрагенты. Активизируется командой Учет Учет покупок и продаж Контрагенты. Информация в справочник вводится либо до выполнения операций, связанных с покупкой, продажей ТМЦ, оплатой с расчетного счета организации, через кассу, либо дополняется в процессе заполнения соответствующих экранных форм, поскольку в программе предусмотрен автоматический доступ к требуемым справочникам.
Рис. 4.2.6.1. Активизация справочника Контрагенты
Справочник Контрагенты содержит информацию о поставщиках и покупателях, их наименования, банковские реквизиты, адреса, которые необходимы для выполнения взаиморасчетов с контрагентами, формирования первичных и выходных документов. Справочник разделен на 2 части (рис. 4.2.6.2):
в левой находится обозначение и наименование контрагента, либо обозначение папки и ее наименование.
в правой – реквизиты выделенного элемента.
Так, на рис. 4.2.6.2 выделена папка ЗАО «Магазин «Трикотаж», соответственно, в левой – находятся обозначение и наименование папки.
  
Рис. 4.2.6.2. Справочник Контрагенты
Отметим, что если наименование элемента не размещается в левой части, то для просмотра полного названия достаточно установить на него указатель мыши.
Для ввода элементов в справочник предназначена кнопка Добавить (Ctrl+N), которая включает 2 параметра: Наименование, Папку. Первый из них служит для ввода реквизитов контрагента, второй – создания папки.
Задание. Ввести в справочник папку ЗАО «Магазин «Детские товары».
Для создания папки необходимо:
Открыть справочник Контрагенты.
Выполнить команду Добавить → Папку. В результате в справочнике появится папка «Введите наименование» (рис. 4.2.6.3).
Ввести в поле Наименование в правой части окна название папки ЗАО «Магазин «Детские товары».
 
Рис. 4.2.6.3. Окно создания папки
Окно ввода реквизитов контрагента активизируется командой Добавить → Наименование и содержит поля описания его характеристик (рис. 4.2.6.4).
Рис. 4.2.6.4. Окно записи реквизитов контрагента
Среди них:
Наименование служит для ввода названия контрагента, который автоматически отражается в документах, связанных с контрагентом.
Договор (счет) предназначено для организации аналитического учета в разрезе отдельных договоров (счетов). Если поле не заполнено, то взаиморасчеты ведутся по контрагенту в целом вне зависимости от количества поставок (покупок).
Статус используется для указания статуса контрагента путем выбора из предлагаемого перечня одного из вариантов: юридическое лицо, физическое лицо, предприниматель.
В окне выделены три закладки: Общие сведения, Банковские реквизиты, Адреса.
На закладке Общие сведения указывают ИНН, КПП, ОКАТО, ОКПО организации, фамилии и инициалы руководителя, главного бухгалтера, контактного лица и другие сведения.
Закладка Банковские реквизиты (рис. 4.2.6.5) служит для ввода наименования банка (поле Банк), его БИК, корреспондентского счета (Кор.счет), расчетного счета контрагента в банке (Расч. Счет). Для заполнения перечисленных реквизитов активизируется кнопка «ниспадающий список», которая отражает на экране строки ввода наименований банков: «Банк №1 введите наименование», «Банк №2 введите наименование» и т.д. Программа позволяет использовать 5 расчетных счетов одного и того же контрагента.
Рис. 4.2.6.5. Закладка Банковские реквизиты
Заполнение реквизитов банка возможно тремя способами:
Выбором банковских реквизитов из справочника банков. Об этом напоминает текст, появляющийся на экране, при заполнении поля Банк. Для заполнения полей банковскими реквизитами необходимо стереть текст «Банк №1 введите наименование» и ввести название банка контрагента.
Рис. 4.2.6.6. Закладка Банковские реквизиты
Копированием из текстового файла, либо файла в формате Excel.
Вводом реквизитов с клавиатуры.
На закладке Адреса указываются адреса контрагента (российский, иностранный, доставки в случае наличия удаленных складов). При заполнении российского адреса можно воспользоваться справочником КЛАДР, к которому программа обращается после нажатия кнопки с тремя точками программа (рис. 4.2.6.7). Иностранный и адрес доставки заполняются вручную, либо копированием.
Рис. 4.2.6.7. Окно ввода адреса контрагента
Задание. Ввести в справочник Контрагенты следующие характеристики ООО «Швейная фабрика «Пике»»:
Наименование контрагента – ООО «Швейная фабрика «Пике»;
Договор № 11 от 20.01.2012
Статус – юридическое лицо;
ИНН – 213000002345;
КПП – 212401001;
Телефон –721425;
ОКАТО – 97410000000;
ОКПО – 75692926;
Руководитель – Ильин И.И.;
Должность – генеральный директор;
Бухгалтер – Павлова Д.И.;
Контактное лицо – Самойлова А.П.;
Банк – АКБ «Энергобанк» (ОАО) г. Казань;
БИК – 049205770;
Кор. счет – 30101810300000000770;
Расчетный счет – 40702810300230010902;
Адрес – 429960, Россия, Чувашская Республика, г.Новочебоксарск, ул. 10 Пятилетки, 23.
Замечание. Закладку Адрес доставки не заполнять.
Результат выполнения задания отражен на рис. 4.2.6.8.
Рис. 4.2.6.8. Фрагмент окна с заполненными реквизитами
Учет товаров может быть выполнен в разрезе договоров, счетов на основе которых производятся взаиморасчеты с контрагентами. В программе предусмотрен ввод двух характеристик договора: номер, дата. Если поле договор заполнено, то в перечне контрагентов после названия контрагента автоматически появляется номер договора, заключенный в круглые скобки. Например, ООО «Швейная фабрика «Пике» (11) на рис. 4.2.6.8, где 11 – номер договора.
При заполнении справочника Контрагенты программа предоставляет следующие полезные функции.
Реквизиты контрагента могут быть не только введены вручную, но и импортированы из файла в формате Еxcel (xls) кнопкой Импорт из Еxcel в нижней части окна справочника Контрагенты.
Если какие-либо реквизиты контрагента были введены в справочник контрагентов ранее, то их можно скопировать, используя комбинации клавиш Ctrl+C, и вставить в заполняемый элемент – с помощью Ctrl+V. Кроме этого, аналогичным образом реквизиты можно копировать из Word`а (например, из электронного варианта данного пособия), и, наоборот, из справочника контрагентов – в Word. При этом настройка регистров клавиатуры не имеет значения. В частности, российский адрес контрагента можно скопировать из карточки организации, сформированной в Еxcel.
Задание. Используя комбинации клавиш, скопировать на закладку Адрес доставки из карточки организации (из электронного варианта пособия) фактический адрес ООО «Швейная фабрика «Пике», который совпадает с юридическим адресом. Проверить правильность заполнения реквизитов, распечатав карточку организации.
Отметим, что для вставки адреса, предварительно необходимо щелкнуть по кнопку Добавить, расположенную на закладке Адрес доставки.
Удаление ненужных элементов в справочнике Контрагенты выполняется кнопкой Удалить в нижней части окна. Для удаления элемента справочника следует:
щелкнуть по кнопке Удалить – на экране появится диалоговое окно с текстом о необходимости отметить папки и позиции и нажать кнопку Удалить. Пользователь выбирает вариант «Да»;
отметить строку щелчком мыши по прямоугольнику перед обозначением элемента. В нем должен появиться символ « » (рис. 4.2.6.9);
повторно нажать Удалить.
Рис. 4.2.6.9. Справочник с отмеченной для удаления папкой
Задание. Удалить из справочника ЗАО «Магазин «Детские товары».
С контрагентом может быть заключено несколько сделок по различным договорам (счетам), по каждой из которых предполагается осуществляться контроль взаиморасчетов. В этом случае для удобства поиска в справочнике создается папка контрагента, в которую контрагент записывается столько раз, сколько договоров используется в программе. Отличие одного элемента папки от другого заключается в номере договора.
Заполнение папки контрагентами осуществляется кнопкой Вложить справочника контрагенты, расположенной в нижней части окна.
Задание. Создать папку ЗАО «Магазин «Трикотаж» и записать в нее магазин «Трикотаж», имеющий следующие реквизиты:
Наименование контрагента – ЗАО «Магазин «Трикотаж»;
Договор – 45 от 12.02.2012 г.
Статус – юридическое лицо;
ИНН – 2129058089;
КПП – 213001001;
Телефон – 682211;
ОКАТО – 97410000000;
ОКПО – 75703133;
Руководитель – Светлов А.М.;
Должность – генеральный директор;
Бухгалтер – Мастеров И.И.;
Контактное лицо – Смирнов З.А.;
Банк – АКБ Чувашкредитпромбанк (ОАО) г. Чебоксары;
БИК – 049706725;
Кор. Счет – 30101810200000000725;
Расчетный счет – 40702810600000010793;
Адрес – 428003, Чувашская Республика, г. Чебоксары, проспект Ленина, д. 30
С этой целью необходимо:
Выполнить команду Добавить → Папку.
Ввести имя папки ЗАО «Магазин «Трикотаж»;
Щелкнуть по кнопке Вложить с параметром Наименование. В результате на экране появиться окно, которое в правой части содержит обозначение элемента справочника, после которого вместо названия элемента находится текст «Введите наименование …», в левой – области ввода реквизитов контрагента (рис. 4.2.6.10).
Ввести реквизиты контрагента в соответствии с условием.
 
Рис.4.2.6.10. Фрагмент окна ввода элемента справочника
Организация аналитического учета в разрезе договоров (счетов) имеет следующие особенности: контрагент записывается в справочник столько раз, по скольким договорам ведется аналитический учет. В результате в справочнике возможен перечень контрагентов, которые отличаются друг от друга только реквизитами договора.
В программе предлагаются удобные средства разрешения указанной ситуации: команда Создать копию контекстного меню (запускается правой кнопкой мыши) позволяет создать копию контрагента, у которого пользователь изменяет один реквизит – договор.
Отметим, следующие особенности команды Создать копию:
До активизации команды необходимо выделить копируемый элемент.
Активизировать Создать копию.
Команда создает контрагента, имя которого начинается со слова «Копия», а реквизиты совпадают с оригиналом (рис. 4.2.6.11).
После замены в копии старого договора на новый контрагент автоматически записывается под своим именем без слова «Копия» (рис. 4.2.6.12).
 
Рис.4.2.6.11. Окно с копией контрагента
Рис. 4.2.6.12. Окно с измененным именем копии
Задание. Используя команду Создать копию, записать в папку ЗАО «Магазин «Трикотаж» реквизиты ЗАО «Магазин «Трикотаж» с договорами № 58 от 14.03.2012 г. и № 66 от 05.04.2012 г.
Для выполнения задания необходимо:
Открыть папку ЗАО «Магазин «Трикотаж».
Отметить в папке ЗАО «Магазин «Трикотаж» обозначение контрагента ЗАО «Магазин «Трикотаж» (45).
Выполнить команду Создать копию.
Изменить номер и дату договора у контрагента с именем Копия1 ЗАО «Магазин «Трикотаж» на 58 от 14.03.2012 г.
Выполнить пп. 2 – 4, указав следующий договор 66 от 05.04.2012 г.
В случае необходимости элемент справочника можно преобразовать в папку и наоборот, папку в элемент справочника с помощью команд контекстного меню Наименование сделать папкой (рис. 4.2.6.13) и Папку сделать наименованием. Контекстное меню активизируется правой кнопкой мыши. При этом указатель мыши предварительно должен быть установлен на обозначение элемента (папки).
Рис.4.2.6.13. Контекстное меню
Кнопка Отчеты справочника Контрагентов позволяет формировать следующие документы (рис. 4.2.6.14):
«Карточка организации», которая содержит все реквизиты организации, введенной в справочник Контрагентов.
«Список контрагентов» представляет собой таблицу, включающую перечень контрагентов, их ИНН, КПП, адрес, ОКАТО, ОКПО, руководителей и другие реквизиты.
«Акт сверки расчетов» отражает уровень взаиморасчетов с контрагентами-поставщиками, покупателями товаров и иного имущества по данным бухгалтерского учета. Поскольку на данном этапе в базе данных отсутствуют хозяйственные операции о покупке-продаже, оплате товаров, акт сверки более подробно описан в 4.7.Акт сверки расчетов.
Рис. 4.2.6.14. Документы, формируемые справочником Контрагенты
Все перечисленные документы заполняются программой автоматически, открываются в Excel.
Задание. Распечатать карточку организации «Швейная фабрика «Пике» и проверить правильность ввода ее реквизитов в справочник Контрагентов.
Для ее вывода на экран необходимо:
отметить в справочнике строку с контрагентом;
щелкнуть по кнопке Отчеты и выбрать строку Карточка организации.
В результате распечатается представленный ниже документ, который среди прочих реквизитов содержит номер договора (рис. 4.2.6.15).
КАРТОЧКА ОРГАНИЗАЦИИ
|
|
|
Общие учетные сведения
|
Наименование организации
|
ООО «Швейная фабрика «Пике», договор 11
|
Юридический адрес
|
Россия, 429960, Чувашская Республика – Чувашия, Новочебоксарск г, 10 Пятилетки ул, д.23
|
Фактический адрес
|
Россия, 429950, Чувашская Республика – Чувашия, Новочебоксарск г, 10 Пятилетки ул, д.23
|
Иностранный адрес
|
|
ИНН/КПП организации
|
213000002345/212401001
|
Телефон
|
721425
|
E-mail по фактическому адресу
|
|
Руководители организации
|
Директор (Ф.И.О.)
|
Ильин И.И.
|
Главный бухгалтер (Ф.И.О.)
|
Павлова Д.И
|
Реквизиты банка организации
|
Полное наименование учреждения банка
|
АКБ «Энергобанк» (ОАО) г. Казань
|
Расчетный счет
|
40702810300230010902
|
Корреспондентский счет
|
30101810300000000770
|
БИК
|
049205770
|
Рис. 4.2.6.15. Карточка организации ООО «Швейная фабрика «Пике»
Задание. Ввести в справочник Контрагентов организацию:
Наименование контрагента – ФГУП «НПП «Ритм»;
Статус – юридическое лицо;
ИНН – 7728044373;
КПП – 772801001;
ОКАТО – 45293566000;
ОКПО – 11462347;
Банк – ОАО «Промсвязьбанк»;
БИК – 044583119;
Кор. счет – 30101810600000000119;
Расчетный счет – 40502810810020065201;
Адрес – РФ, 117420, Москва, ул. Профсоюзная, д. 115, стр.1;
Грузополучатель:
Наименование контрагента – Екатеринбургский НТЦ ФГУП «НПП «Ритм»;
Статус – юридическое лицо;
ИНН – 7728044373;
КПП – 667032001;
Почтовый адрес – 620078, г. Екатеринбург, а/я 286;
Фактический адрес – 620078, РФ, г. Екатеринбург, ул. Студенческая, д. 34.
4.2.7. Справочник Товары
Справочник Товары служит для ввода и сохранения всех характеристик товаров, а также упаковки, связанных с товарными операциями организации. Используется при вводе остатков товаров, а также учете их движения в организации, позволяет вести учет в различных валютах. Отметим, что предопределенные параметры выбираются из классификаторов стран, валют, единиц измерения, которые заполнены разработчиками программы и представляют собой встроенные справочники.
Справочник Товары активизируется командой Учет → Оборотные активы → Товары.
В справочнике товаров наглядно просматриваются принципы, заложенные в организацию справочников программы «БухСофт: Товары, услуги» (рис. 4.2.7.1):
Местоположение кнопок справочника взаимосвязано с его структурой, т.е. если справочник разделен на две части, левая часть служит для отражения перечня объектов справочника - элементов справочника и папок, которые позволяют организовать иерархические структуры; правая - для ввода и отображения характеристик активного (выделенного) элемента.
В нижней части окна расположены кнопки, которые в соответствии со структурой справочника также сгруппированы в левой и правой частях. Таким образом, если в справочнике можно создать групповой элемент, то кнопка расположена в левой части. Кнопки правой касаются функций, связанных с содержимым элементов справочника.
Рис. 4.2.7.1. Окно справочника Товары
В соответствии с вышесказанным кнопки Добавить, Вложить, Удалить, Поиск служат для работы с элементами и позволяют создать в группу товаров, элемент, предназначенный для указания характеристик товара, вложить его в папку, выполнить быстрый поиск товара.
Кнопки ←Excel, Отчеты соответственно позволяют скопировать сведения о товаре из Excel, сформировать документы, связанные с товарами (прайс-лист, ценник, список товаров). Кроме этого, справочник можно заполнить стандартным копированием из Word`a.
Поскольку все перечисленные возможности были подробно описаны в предыдущем параграфе перейдем к описанию реквизитов товара, используя пример.
Пример. В справочник Товары необходимо ввести характеристики товара халат женский трикотажный, который приобретен для перепродажи, учет ведется в рублях, страна-изготовитель – Россия, единица измерения товара – штук (шт.), артикул - 686-14, ГОСТ Р-53142-2008, сорт – 1, товар поступил без упаковки, ставка НДС – 18%, налоговых льгот (в соответствии с учетной политикой) нет.
Справочник включает следующие реквизиты.
Наименование предназначено для указания названия товара, указываем халат женский трикотажный.
Единица измерения характеризуется тремя полями, которые позволяют присваивать несколько единиц измерения каждому наименованию товара (рис. 4.2.7.2).
Рис. 4.2.7.2. Закладка Единица измерения
Они расположены на одноименной закладке и включают:
поле Ед. изменения служит для указания наименования единицы измерения, заполняется путем выбора из предлагаемого перечня с помощью кнопки с изображением трех точек (кнопка обращения к встроенному справочнику). Перечень единиц измерения может быть скорректирован пользователем кнопками Добавить, Удалить (рис. 4.2.7.3). Выбираем вариант шт.
Рис. 4.2.7.3. Перечень единиц измерения
количество знаков (Кол-во знаков) связано с единицей измерения конкретного товара, заполняется во встроенном справочнике единиц измерения. В поле указывается количество знаков после запятой, предусмотренных для единицы измерения. Предназначено для более точного отражения количества товара. Переносится в справочник товаров автоматически вместе с наименованием единицы измерения. Для рассматриваемого примера указываем вариант – 0 знаков после запятой;
Код ОКЕИ - код единицы измерения в соответствии с общероссийским классификатором единиц измерения, заполняется путем выбора из встроенного справочника ОКЕИ, в соответствии с которым код ОКЕИ равен 796.
Номенклатурный номер (Номенкл. №) код товара, который по умолчанию является порядковым номером. Может принимать значение в соответствии с методом кодированием товаров, принятым в организации.
Вид товара - заполняется выбором из ниспадающего списка, в котором предлагаются варианты «Товары, приобретенные для перепродажи», «Сельхозпродукция, закупленная у населения». В примере - товары, приобретенные для перепродажи.
Код льготы НДС указывается код налоговой льготы по НДС. Заполняется либо вручную, либо копируется из «Справочника в ред. Приказа Минфина РФ от 11 сентября 2008 г. N 94н …», который активизируется кнопкой обращения к справочнику (рис. 4.2.7.4). Справочник включает разделы, содержимое которых выводится на экран кнопкой «+» находящейся в крайней левой позиции строки. При этом содержимое раздела распечатывается выше его наименования. Выход из раздела осуществляется кнопкой «-». Для копирования кода льготы необходимо:
отметить клетку с нужным кодом (коды расположены во второй колонке) и выполнить копирование комбинацией клавиш Ctrl+C;
вернуться в поле Код льготы НДС справочника Товары и вставить код, нажав Ctrl+V.
Рис. 4.2.7.4. Справочник льгот по НДС
Таможенная декларация на товар вводится в поле № ГТД. Для данного товара в соответствии с условием не заполняется, так как товар не импортный.
Акциз заполняется для акцизных товаров, к которым относятся отдельные виды товаров и услуг, поле не заполняется.
Страна - страна-производитель товара, выбирается из встроенного в программу Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ), обращение к которому происходит нажатием кнопки список. Реквизит служит не только для указания страны-производителя, но и для валютного учета товаров. Выбираем Россия.
В примечании указываются дополнительные сведения о товаре, не введенные в другие поля.
Закладка Цена, НДС, Валюта предназначена для отображения цены товара, ставки НДС, валюты, в которой ведется учет товара (рис. 4.2.7.5). При этом способ заполнения цена товара зависит от цели записи товара в справочник. Так, если товар вводится для отражения остатков товаров, то поле заполняется. В случаях, когда вводятся поступившие от поставщика товары, цена указывается непосредственно в документах, связанных с поступлением товара. Особенности заполнения цены описаны в параграфах «Ввод остатков товаров», «Учет поступления товаров». На данном этапе поля не заполняются.
Поле Вид цены принимает два значения Покупная, Продажная. Первое служит для квалификации товара покупного, приобретенного для продажи, второе – для продажи товаров в розничной торговле;
Поле Валюта служит для учета товаров в иностранной валюте, взаимосвязано с описанным выше полем Страна. Если страной-производителем является Россия, то поле отключено по умолчанию, поскольку программа автоматически выбирает в качестве учетной валюты рубль. В остальных случаях выбирается валюта учета из встроенного справочника валют.
Рис. 4.2.7.5. Закладка Цены, НДС, валюта
11. Закладка Коды включает поля для ввода ГОСТа, артикула, сорта товара. Вводим артикул - 686-14, ГОСТ Р-53142-2008 , сорт – 1.
12. Реквизиты упаковки Вид упаковки, Количество мест (Кол-во мест), Количество штук в месте, Масса брутто указываются на закладке Упаковка (рис. 4.2.7.6). Поля не заполняются.
Рис. 4.2.7.6. Закладка Упаковка
В результате в справочнике товаров формируется строка с товаром халат женский трикотажный (рис. 4.2.7.7).
Рис. 4.2.7.7. Закладка Коды справочника Товары
Справочник Товары с помощью кнопки Отчеты позволяет сформировать прайс-лист, ценник, список товаров (рис. 4.2.7.8).
Рис. 4.2.7.8. Документы кнопки Отчеты
|
