3.6.Обязанности помощника депутата по обеспечению работы с обращениями граждан
Помощник депутата по обеспечению работы с обращениями граждан обязан не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным полугодием, предоставлять за подписью депутата в отдел по работе с обращениями граждан правового управления аппарата Законодательного Собрания информацию по обращениям граждан (приложения 37/1 и 37/2 Инструкции по работе с документами); получать и регистрировать обращения (заявления, предложения, жалобы) граждан, поступающие на имя депутата; ежедневно отслеживать поступление в адрес депутата электронных обращений из интернет-приемной; по поручению депутата рассматривать обращения граждан и при необходимости от имени депутата и за его подписью направлять запросы в соответствующие органы государственной власти, органы местного самоуправления и должностным лицам, готовить ответы на заявления, предложения, жалобы и сообщать заявителям о результатах рассмотрения обращений; осуществлять контроль за сроками исполнения решений, принятых по обращениям, поступившим в адрес депутата, систематически информировать депутата о результатах их исполнения, в случае необходимости готовить информацию депутату о продлении срока рассмотрения обращения и сообщать об этом заявителю; представлять депутату материалы по обращениям граждан после исполнения для снятия их с контроля; организовывать прием депутатом граждан по личным вопросам в соответствии с графиком приема; обеспечивать предварительную запись граждан на прием к депутату, готовить либо запрашивать в органах государственной власти, органах местного самоуправления, у должностных лиц информацию, необходимую для проведения приема; по поручению депутата вести прием граждан, давать в рамках своей компетенции разъяснения по поставленным заявителями вопросам.
4.Работа помощника депутата с документами депутата
Инструкция по работе с документами в Законодательном Собрании, утвержденная распоряжением председателя Законодательного Собрания от 02.02.2015 № 33 (далее – Инструкция), является основополагающим нормативным правовым актом, определяющим систему документационного обеспечения, систему работы с документами, систему документооборота и систему делопроизводства в Законодательном Собрании.
Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов возлагаются на их помощников.
Помощник депутата обеспечивает:
получение, учет и представление депутату поступающих на его имя документов;
по поручению депутата – исполнение поступающих документов;
правильное и своевременное составление и оформление документов за подписью депутата, их учет, подготовку к отправке, систематизацию документов и формирование документов в дела;
оформление заказов (за подписью депутата) на печатные и копировально-множительные работы с документами только служебного характера.
Служебная корреспонденция, поступившая на имя депутата, передается в соответствующий аппарат комитета Законодательного Собрания для последующей передачи депутату или его помощнику.
4.1.Подготовка и оформление документов
Для оформления писем и других служебных документов за подписью депутата используется депутатский бланк с угловым или продольным расположением реквизитов. Депутатские бланки могут быть в цветном изображении с гербом Приморского края в красках его геральдического описания или черно-белом изображении (приложения 6-9 Инструкции), шаблоны – в папке "Документация" на сетевом диске Z Законодательного Собрания.
Депутаты, имеющие офис вне помещения Законодательного Собрания, на бланке могут указывать свой адрес, номера телефонов, факса и адрес электронной почты. Одновременно им предоставляется право пользоваться бланком депутата с адресом Законодательного Собрания.
Депутатские бланки не могут быть именными.
Подписание документа предусматривает собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).
Факсимильное воспроизведение подписи (вместо собственноручной подписи) при подписании документов служебного характера не допускается.
Внесение в подписанные документы исправлений не разрешается.
Служебные документы оформляются в электронном виде на бланках формата А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги.
Служебные письма печатаются, как правило, шрифтом Times New Roman № 12-14 через один интервал, таблицы – № 8-14 через один интервал.
Отметка об исполнителе обязательна на служебных письмах.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона, например:
Иванов
Иван Иванович
2223344
Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется шрифтом Times New Roman № 10 в левом нижнем углу лицевой стороны, оформляется от поля без абзацного отступа на нижнем поле листа.
Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами в правом верхнем углу документа без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания, на первой странице номер не ставится.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:
Приложение: на … л. в … экз.
Если названия приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той же форме, но с указанием их названий.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Служебные письма адресуются учреждениям и организациям, названия которых пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма.
В письмах, направляемых конкретному должностному лицу, указываются его должность (при необходимости с наименованием учреждения или организации), фамилия (в дательном падеже) и инициалы, например:
Председателю
Брянской областной Думы
Ю.Е. Лодкину
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать почтовый адрес, а затем фамилию (в дательном падеже) и инициалы этого лица, например:
188040, Ленинградская обл.,
Гатчинский р-н, пос. Вырица,
ул. Слуцкая, д. 11, кв. 48
Васильеву А.В.
Работа с исходящими служебными документами депутата Законодательного Собрания включает их регистрацию, учет и отправку.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью.
Подлежащий передаче по каналам факсимильной связи документ учитывается в журнале установленной формы (приложения 5, 5/1 Инструкции) для исходящей корреспонденции. Подлинники документов после передачи хранятся у исполнителей с отметкой о времени отправки.
Служебные документы за подписью депутата Законодательного Собрания, адресованные председателю Законодательного Собрания, руководителю аппарата Законодательного Собрания, должны сдаваться на регистрацию в управление делопроизводства и ведения электронного документооборота аппарата Законодательного Собрания, которые регистрируются с 08.30 до 16.00, документы, поступившие после 16.00, регистрируются на следующий рабочий день.
|
