Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения. Методические указания включают в себя учебную цель, задачи,
Скачать 0.95 Mb.
|
| Тема 2.12 Информационные технологии в секретарском обслуживании Практическая работа № 20 «Импорт каталога. Импорт файлов. Экспорт папки» Учебная цель: научиться выполнять импорт каталога и файлов, а также экспорт папки в программе «1С: Документооборот». Учебные задачи: 1. Выполнить импорт файла в базу данных «1С; Документооборот»; 2. Выполнить экспорт папки из базы данных «1С; Документооборот». Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения: Студент должен уметь:
знать:
Задания практической работы: В системе «1С: Документооборот» выполнить импорт каталога и файлов, а также экспорт папки Обеспеченность занятия: 1. Учебно-методическая литература:
2. Программное обеспечение: «Microsoft PowerPoint», «1С:Документооборот». 3. Рабочая тетрадь в клетку. 4. Калькулятор. 5. Ручка. 6. Карандаш простой. Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы Импорт каталога Пользователь может поместить в программу любой каталог, расположенный в файловой системе (вне программы). Чтобы импортировать каталог в программу, необходимо использовать команду Импорт каталога из контекстного меню папки файлов. После выбора каталога открывается форма импорта каталога. Каталог может быть скопирован в информационную базу программы или перенесен туда ( в последнем случае исходный каталог вместе со всем содержимым удаляется с диска). Если каталог необходимо именно перенести, а не скопировать, в форме импорта нужно установить флажок Удалять файлы после добавления. Флажок Хранить версии в форме импорта определяет, будет или не будет установлен флажок Хранить версии в карточках импортированных файлов. Если в папке есть графический файл (картинка), содержащий текстовую информацию, то при импорте этого файла можно выполнить настройку распознавания. По нажатию кнопки Импорт начинается процесс импорта каталога и файлов, которые он содержит, в информационную базу программы. Импорт файлов Процесс копирования или переноса в информационную базу отдельных файлов практически ничем не отличается от описанного выше процесса импорта каталогов. Чтобы импортировать в информационную базу файл или группу файлов, следует использовать команду Импорт файлов контекстного меню папки. Для выбора импортирования файлов нужно нажать кнопку Выбрать. Откроется системный диалог выбора файлов. В диалоге допускается множественное выделение файлов. Выбранные файлы показываются в списке. Для добавления других файлов нужно повторить выбор. В поле Папка указывается папка, в которую будут помещены файлы. При открытии в поле будет указана текущая папка. Если требуется разместить файлы в другой папке, следует изменить значение поля. Если настройка Удалять файлы после добавления установлена, импортируемые файлы после добавления в папку будут удалены. В поле Описание для создаваемых файлов можно ввести текст описания, который будет добавлен в карточке файлов в поле Описания. Если настройка Хранить версии установлена, то для каждого файла в карточке файлов будет установлена, то для каждого файла в карточке файлов будет установлена аналогичная настройка. Если импортируется графический файл (картинка), содержащий текстовую информацию, то при импорте файла можно выполнить настройку распознавания. При импорте внутренних документов, если установлен флажок Регистрировать создаваемые документы, будут созданы документы, они будут зарегистрированы (присвоен номер), и установлено состояние Зарегистрирован. Если флажок не установлен, но в поле Утвердил указан пользователь, который утвердил документы, то документы будут созданы, им будет присвоено состояние Утвержден. Если пользователь не указан, то документы будут созданы с состоянием Проект. Для импорта выбранных файлов следует нажать кнопку Импорт. Файлы можно также загрузить, перетащив их мышью, или использовать команду Импорт каталога контекстного меню папки. Экспорт папки Конфигурация «Документооборот КОПР» поддерживает операцию, обратную импорту каталога: папки файлов из информационной базы могут быть скопированы в указанный пользователем каталог файловой системы. Экспорт файлов осуществляется с помощью контекстной команды Экспорт папки у соответствующей папки. При выполнении этой команды будет предложено выбрать каталог для сохранения папки. Если у папки был установлен рабочий каталог, то он будет сразу подставлен в поле выбора каталога. Процесс экспорта начинается по нажатию кнопки Экспорт. Об успешном завершении процесса программа информирует пользователя служебным сообщением. Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию: 1. Что такое импорт каталога? 2. Как произвести экспорт папки? Форма контроля выполнения практических работ: Выполненная работа представляется преподавателю интерактивно путем демонстрации импорта каталога и файла, а также экспорта папки в программе «1С: Документооборот». Тема 2.12 Информационные технологии в секретарском обслуживании Практическая работа № 21 «Карточка обращений граждан» Учебная цель: научиться работать с обращениями граждан, выполнять отчет по обращениям граждан, а также работать с повторными обращениями граждан. Учебные задачи: 1. Включить учет обращений граждан в программе «1С: Документооборот»; 2. Научиться регистрировать обращения граждан. Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения: Студент должен уметь:
знать:
Обеспеченность занятия
- Система электронного документооборота "Университет", Общая инструкция по работе в системе 1С: Документооборот, http://doc.ssau.ru/files/sed_rukovodstvo.pdf; - Внедренческий центр «Раздолье», «1С: Документооборот», http://razdolie.ru/.
Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы В данном разделе мы рассмотрим бизнес-процесс работы с обращением гражданина в муниципальное образование. Стоит заметить, что для более удобной работы с обращениями граждан в базе данных СЭД "Корпоративный документооборот" существует отдельный вид документа "Обращение граждан". В данном виде документа добавлено два дополнительных реквизита (реквизиты "Отправитель" и признак коллективного обращения). Средства настройки видов документов позволяют не только добавить необходимые дополнительные реквизиты, но и включать в документы таблицу с настраиваемым составом полей и даже переименовать или скрыть поля и закладки формы документа.  На рисунке выше показан пример настройки вида документа "Обращение граждан". Документы с обращениями граждан могут быть получены различными способами, например через автоматическую загрузку с определенного адреса электронной почты или через мониторинг файлового каталога в котором формируются изображения, полученные с автоматического факса организации. И, конечно, их можно ввести в базу данных вручную. Непосредственная работа с обращением граждан выполняется с помощью отдельного бизнес-процесса "Обработка обращений граждан". Маршрут этого бизнес-процесса достаточно прост, но он может быть существенно переработан и расширен в визуальном редакторе бизнес-процессов СЭД "Корпоративный документооборот". На рисунке ниже показан маршрут бизнес-процесса "Обработка обращений граждан".  Согласно маршруту этого бизнес-процесса сначала выдается задача сотруднику организации на проверку поступившего документа и признания его корректным и подлежащим обработке. В своей задаче он определяет, кому попадет этот документ на рецензию. Если документ корректен, то он попадает к рецензенту, который кроме написания текста рецензии назначает исполнителя по документу. Исполнитель в полученной от системы задаче подготавливает ответ на обращение, далее процесс уведомляет рецензента (внутри системы и/или на электронную почту и/или в систему мгновенных сообщений Jabber) и передает подготовленный ответ (и другие элементы) сотруднику для отправки его гражданину. Более подробно процесс будет рассмотрен немного ниже. Бизнес-процесс "Обработка обращений граждан" может быть запущен автоматически после создания документа соответствующего вида. Можно запустить процесс и вручную, для этого в документе необходимо выбрать пункт меню "Бизнес-процессы \ Обработка обращений граждан". В примере показан только один вид процесса, но можно реализовать различные виды процессов обработки обращений и выбирать нужный для каждого конкретного случая.  После запуска процесса на выполнение система начнет обработку его маршрута, выполнение действий с документом и выдачу соответствующих задач пользователям. Формы задач пользователей могут быть настроены при проектировании бизнес-процесса, в формы можно включить нужные переменные (реквизиты) процесса и, при необходимости, задать нужные названия полей в форме задач. Существует полезная возможность установить требуемые от исполнителей в каждой точке маршрута результаты. Сформированные бизнес-процессом задачи поступают сотрудникам организации на рабочий стол системы (первая подсистема в основном окне программы). В системе также можно настроить различные уведомления, связанные с созданием задачи и отправлять их например, на электронную почту сотрудника. Первая задача, которая будет создана бизнес-процессом "Обработка обращений граждан" – это задача на первичную обработку нового документа. В этой задаче сотрудник определяет является ли документ корректным (например, текст документа может не читаться либо документ может не подходить по формальным критериям для обработки, быть анонимным и прочее). Если же документ корректный и подлежит обработке в установленном законом порядке, то сотрудник указывает кому попадает данный документ на рецензию, и при необходимости, пишет комментарий к документу.  Далее документ попадает к рецензенту. Рецензент в своей задаче видит само обращение гражданина (гиперссылку на него), а также комментарий первичной обработки. Рецензент прямо в форме своей задачи пишет рецензию и определяет исполнителя по данному обращению.  После выполнения задачи документ с рецензией попадает указанному исполнителю. Исполнителю необходимо подготовить ответ на обращение. Ответ готовится в виде нового документа. Если исполнитель попытается выполнить задачу без указания ссылки на подготовленный документ с ответом гражданину, то система не примет такую работу и не даст сделать задачу выполненной. На рисунке ниже показана задача исполнителя с уже созданным и добавленным ответом на обращение.  В маршрут бизнес-процесса после точки подготовки ответа включена точка отправки уведомлений. При прохождении такой маршрутной точки система сфомрирует и отправит уведомление на рабочий стол рецензента о готовности ответа (уведомление также можно отправить на электронную почту, в корпоративный чат, в систему Jabber). На рисунке ниже показан пример поступившего уведомления на рабочем столе рецензента.  Для отправки подготовленного ответа формируется отдельная задача. Сотрудник, получивший такую задачу, видит в ней комментарии ответственных сотрудников и ссылку на документ с подготовленным ответом. После отправки ответа гражданину бизнес-процесс успешно завершается. В маршрут процесса включена точка установки состояния документа "Обработан". Таким образом, документ (обращение гражданина) автоматически изменит свое состояние при успешном завершении процесса. Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию
Задания для практического занятия: 1. В системе «1С: Документооборот» оформите персональное обращение гражданина. Коллективное 2. Заполните поля карточки обращения гражданина. Форма контроля выполнения практических работ: Выполненная работа представляется преподавателю в виде проекта документа обращения гражданина (жалобы на отключение горячей воды) программы «1С: Документооборот». Пример проекта документа
| ||||||||||||
Похожие:
 | Номинация: «методические рекомендации по освоению учебной дисциплины, междисциплинарного курса, профессионального модуля» | | Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» по специальности 38. 02. 07 Банковское дело (базовая подготовка) в соответствии... |
| Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» в соответствии с требованиями фгос спо по специальности 38. 02. 01 Экономика... | | Гоу спо со «Екатеринбургский экономико-технологический колледж» по специальности спо 030912 «Право и организация социального обеспечения»... |
| ... |  | Методические указания для студентов очной формы обучения по выполнению практических работ (заданий) |
| | Методические указания к выполнению дипломных работ по специальности 080115 «Таможенное дело» для студентов очной и заочной форм обучения... | |
| ... | | Методические указания предназначены для студентов, обучающихся по направлению «Государственное и муниципальное управление» (степень... |