Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения. Методические указания включают в себя учебную цель, задачи,

Тема 2.12 Информационные технологии в секретарском обслуживании Практическая работа № 17 «Папки файлов. Рабочие каталоги папок» Учебная цель: научиться работать с файлами, папками файлов, каталогом файлов в программе «1С: Документооборот». Учебные задачи: 1. Просмотреть каталог файлов и папок в Базе данных; 2. Создать новую папку и файл в Базе данных. Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения: Студент должен уметь: редактировать служебные файлы; составлять и оформлять номенклатуру дел организации. знать: компьютерную технику и современные информационные технологии, применяемые при документировании и организации работы с документами; классификацию служебных документов. Задания практической работы: В системе «1С: Документооборот» выполнить просмотр файлов и папок документов, создать новую папку и файл внутреннего документа в базе данных системы. Обеспеченность занятия: 1. Учебно-методическая литература: Система электронного документооборота "Университет", Общая инструкция по работе в системе 1С: Документооборот, http://doc.ssau.ru/files/sed_rukovodstvo.pdf; Внедренческий центр «Раздолье», «1С: Документооборот», http://razdolie.ru/. 2. Программное обеспечение: «Microsoft PowerPoint», «1С: Документооборот». 3. Рабочая тетрадь в клетку. 4. Калькулятор. 5. Ручка. 6. Карандаш простой. Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы В программе все файлы хранятся в папках. Папки используются для удобной организации массива файлов и для назначения прав доступа. Для проектирования структуры папок и прав доступа удобно пользоваться такой метафорой: каждая папка – это дверь на площадку для коллективной работы. Площадка- это место, предназначенное для хранения и работы с информацией, которая имеет какие-то общие признаки, например, общую тематику ( планы развития), или общие права доступа ( общие регламенты), или отношение к подразделению (например, планы развития отдела продаж). Личные папки являются персональным, а не коллективным инструментом, и решают такие задачи, как, например: Единообразная работа с персональными рабочими файлами; Хранение версий персональных файлов; Доступ к персональным файлам через Интернет в случае работы вне офиса (например, командировка или выезд к клиенту). Как только файл перестает быть личным, он должен быть помещен на какую-то площадку (папку) для того, чтобы с ним могли работать другие сотрудники организации, которые имеют доступ к этой площадке (папке). Подходы к построению структуры папок могут быть разными, например: В соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба); По тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т.д.); По уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные). Каждой папке могут быть настроены права доступа к папке, содержащимся в ней файлам и их версиям. Для этого нужно использовать команду Права доступа в карточке папки. Рассмотрим подходы к проектированию структуры папок на примерах. Подход 1. «От подразделений» Каждому подразделению назначается своя папка, например, «Отдел продаж». Права этой папке назначаются так: Все сотрудники – только просмотр. Ответственное лицо из отдела продаж - полные права. Права не распространяются на дочерние папки. Внутри этой папки ответственное лицо отдела продаж может создавать любые другие подпапки с различным уровнем доступа, например: Папки, открытые другим сотрудникам организации для просмотра (например «Рекламные материалы отдела продаж»). Папки, открытые только сотрудникам отдела продаж (например «Инвойсы»). Папки, открытые только руководителям групп отдела продаж (например, «Конкуренты»). Подход 2. «От тематики» За каждой тематикой закрепляется ответственный, например «Реклама» - Иванов, «Проектирование» - Петров и так далее. Для каждой тематики создается своя папка с такими правами: Все сотрудники – только просмотр. Ответственные за тематику - полные права. Права не распространяются на дочерние папки. Этот подход очень похож на подход от подразделений, но только корнями дерева папок будут не отделы, а уже сложившиеся в организации тематики. Далее права могут устанавливаться по аналогии с тем, как это описано для подхода «от подразделений». Можно комбинировать оба подхода в разном порядке, например: Сначала построить дерево папок от подразделений, а уже затем внутри подразделений сделать папки по тематикам. Сначала построить дерево папок от тематик, а уже внутри тематик разбить их на подразделения. Построить дерево папок одновременно и от тематик, и от подразделений так, чтобы смысловое назначение всех папок было однозначным и у пользователей не возникло коллизий при выборе папки для создания нового файла. Этот вариант наиболее часто применяется как для средних объемов данных, так и для больших файловых хранилищ. Важным моментом здесь является отказ от наследования прав родительской папки. Такой отказ можно обеспечить двумя способами: Снять в родительской папке флажок Распространяется в иерархии. В дочерних папках снять флажок Наследовать права родителей. Первый способ предпочтительнее, т.к. при создании новой папки она не будет наследовать права родительской папки и станет по умолчанию недоступной. Это позволяет существенно снизить риск случайного раскрытия информации. Рабочие каталоги папок Для каждой папки пользователь может настроить индивидуальный рабочий каталог (поле Рабочий каталог в карточке папки). Если у папки установлен рабочий каталог, то файлы из этой папки или её подпапок в данной папке будут открываться не в основном рабочем каталоге пользователя, а в указанном каталоге (с учетом подпапок). Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию: Что такое категория данных? Как просмотреть иерархию файлов по категориям в системе «1С: Документооборот»? Форма контроля выполнения практических работ: Выполненная работа представляется преподавателю интерактивно путем демонстрации каталога файлов и созданной «Новой папки» в папке «Общие файлы» в программе «1С: Документооборот». Тема 2.12 Информационные технологии в секретарском обслуживании Практическая работа № 18 «Права доступа к папкам. Проверка прав доступа» Учебная цель: научиться работать с правами доступа к файлам, папками файлов, каталогом файлов в программе «1С: Документооборот». Учебные задачи: 1. Просмотреть каталог файлов и папок в Базе данных; 2. Выполнить проверку прав доступа. Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения: Студент должен уметь: редактировать служебные файлы; правильно употреблять корректурные знаки в ходе правки официально-деловых текстов. знать: компьютерную технику и современные информационные технологии, применяемые при документировании и организации работы с документами; Положения действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.). Задания практической работы: В системе «1С: Документооборот» выполнить просмотр файлов и папок документов, выполнить проверку прав доступа к просмотренным файлам. Обеспеченность занятия: 1. Учебно-методическая литература: Система электронного документооборота "Университет", Общая инструкция по работе в системе 1С: Документооборот, http://doc.ssau.ru/files/sed_rukovodstvo.pdf; Внедренческий центр «Раздолье», «1С: Документооборот», http://razdolie.ru/. 2. Программное обеспечение: «Microsoft PowerPoint», «1С: Документооборот». 3. Рабочая тетрадь в клетку. 4. Калькулятор. 5. Ручка. 6. Карандаш простой. Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы Права доступа к папкам В программе “1C:Документооборот 8 КОРП” права доступа на папки файлов и содержащиеся в них документы настраиваются администратором или другим пользователем, имеющим соответствующие права. Для установки прав доступа к папке нужно открыть её карточку и выполнить команду Права доступа. Права доступа к файлам и папкам устанавливаются на папки с поддержкой наследования: Если для строки в списке прав доступа установлен флажок наследования, то такие же права будут установлены всем дочерним папкам. Если флажок наследования не установлен, то это право не будет распространено на дочерние папки. Если указано Унаследовано, то это право определено в родительской папке и не может быть изменено в дочерней. Для проверки настроенных прав доступа на папки файлов удобно использовать поиск: 1. Создать в защитной папке файл с контрольным словом (например, Секретно) в коком-либо реквизите или в самом файле. 2.Обновить индекс полнотекстового поиска (Настройка и администрирование – Сервис - Управление поиском). 3. Войти в систему от лица того пользователя, чьи права нужно проверить. 4. Выполнить полнотекстовый поиск контрольного слова Секретно. 5. Если поиск оказался нерезультативным, значит права доступа настроены правильно. Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию: Что такое права доступа данных? Как проверить права доступа к файлам? Форма контроля выполнения практических работ: Выполненная работа представляется преподавателю в виде презентации, созданной в ПО «MS Power Point» с использованием видеопроектора и защищается студентом устно. Тема 2.12 Информационные технологии в секретарском обслуживании Практическая работа № 19 «Загрузка и выгрузка файлов» Учебная цель: научиться выполнять загрузку и выгрузку файлов в программе «1С: Документооборот». Учебные задачи: 1. Выполнить загрузку файла в базу данных «1С; Документооборот»; 2. Выполнить выгрузку файла из базы данных «1С; Документооборот». Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения: Студент должен уметь: Вести работу с документами (экспедиционная обработка, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа); редактировать служебные файлы. знать: правила организации архивного хранения дел; способы документирования. Задачи практической работы: В системе «1С: Документооборот» выполнить загрузку и выгрузку файлов и папок документов в программе «1С: Документооборот». Обеспеченность занятия: 1. Учебно-методическая литература: Система электронного документооборота "Университет", Общая инструкция по работе в системе 1С: Документооборот, http://doc.ssau.ru/files/sed_rukovodstvo.pdf; Внедренческий центр «Раздолье», «1С: Документооборот», http://razdolie.ru/. 2. Программное обеспечение: «Microsoft PowerPoint», «1С:Документооборот». 3. Рабочая тетрадь в клетку. 4. Калькулятор. 5. Ручка. 6. Карандаш простой. Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы В конфигурации «Документооборот КОРП» предусмотрена возможность импорта и экспорта файлов, в том числе целыми каталогами. Под импортом подразумевается перенос файла из файловой системы (то есть с диска компьютера, съемного носителя и пр.) в информационную базу; под экспортом – обратная операция. Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами: Перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop); Импортировать каталоги; Импортировать файлы; Создать новый файл с выбором варианта Из файла. Перенос файлов мышкой (Drag&Drop) Самый простой способ добавить файлы в программу – перенести их из Проводника Windows мышкой. При этом можно переносить сразу несколько файлов или папок. Если переносится только один файл, то он сразу добавляется в информационную базу, после чего открывается карточка файла. Если переносится несколько файлов или хотя бы одна папка, то открывается полный перечень файлов и папок, которые будут загружены информационную базу. Для импорта файлов с жесткого диска или сетевого диска в форме хранилища файлов в структуре папок достаточно выделить в Проводнике нужные файлы (и/или папки) и перетащить их с помощью мыши. Выбранные файлы и папки показываются в списке. Для добавления других файлов нужно повторить перетаскивание. Если настройка Удалять файлы после добавления установлена, импортируемые файлы после добавления в папку будут удалены. В поле Описания для создаваемых файлов можно внести текст описания, который будет добавлен в карточке файлов в поле Описание. Если Настройка Хранить версии установлена, то для каждого файла в карточке файлов будет установлена аналогичная настройка. При импортировании графического файла (картинки), содержащего текстовую информацию, можно выполнить настройку распознавания, если требуется изменить стандартные настройки (язык распознавания <Русско-английский>, смена автора нового документа или версии не установлена). В списке выбранных файлов нужно установить флажки для тех файлов, которые требуется импортировать. Для импорта отмеченных файлов нажать кнопку Импорт. Файлы будут импортированы в текущую папку хранилища файлов. Загрузку файлов можно также выполнить с помощью перетаскивания мышью или использовать команду Импорт файла или Импорт каталога контекстного меню папки. Примечание. Перетаскивание мышкой файлов и каталогов из проводника Windowsработает только в том или ином клиенте «1C:Предприятия 8» Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию: 1. Что такое выгрузка и загрузка файлов? 2. Как произвести выгрузку и загрузку файлов? Форма контроля выполнения практических работ: Выполненная работа представляется преподавателю интерактивно путем демонстрации загрузки и выгрузки файлов в программе «1С: Документооборот».

Похожие:

	Методические указания по выполнению практических работ адресованы... Номинация: «методические рекомендации по освоению учебной дисциплины, междисциплинарного курса, профессионального модуля»		Методические указания по выполнению практических работ адресованы... Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» по специальности 38. 02. 07 Банковское дело (базовая подготовка) в соответствии...
	Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения Омской области «Омский промышленно-экономический колледж» в соответствии с требованиями фгос спо по специальности 38. 02. 01 Экономика...		Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения Гоу спо со «Екатеринбургский экономико-технологический колледж» по специальности спо 030912 «Право и организация социального обеспечения»...
	Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой... ...		Российской Федерации Старооскольский технологический институт им. А. А. Угарова Методические указания для студентов очной формы обучения по выполнению практических работ (заданий)
	Методические указания для студентов очной формы обучения по выполнению...		Методические указания Методические указания к выполнению дипломных работ по специальности 080115 «Таможенное дело» для студентов очной и заочной форм обучения...
	Федерации ...		Методические указания по организации и проведению производственной... Методические указания предназначены для студентов, обучающихся по направлению «Государственное и муниципальное управление» (степень...