Министерство общего и профессионального образования
Свердловской области
ГБОУ СПО СО «ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ ЭКОНОМИКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»
СБОРНИК МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ
ДЛЯ СТУДЕНТОВ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ
ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ
МДК 01.03 «ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ»
профессиональный цикл
специальность
034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
ДЛЯ СТУДЕНТОВ ОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ
Екатеринбург, 2013 г.
Методические рекомендации печатаются по решению Методического Совета ГБОУ СПО СО «ЕЭТК»
Составитель: Кочурина, Л.А., преподаватель ГБОУ СПО СО «ЕЭТК»
Методические указания для выполнения практических работ являются частью основной профессиональной образовательной программы ГБОУ СПО СО «Екатеринбургский экономико-технологический колледж» по специальности СПО 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» в соответствии с требованиями ФГОС СПО третьего поколения.
Методические указания по выполнению практических работ адресованы студентам очной формы обучения.
Методические указания включают в себя учебную цель, задачи, обеспеченность занятия, краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме, вопросы для закрепления теоретического материала, задания для практической работы студентов и инструкцию по ее выполнению, методику анализа полученных результатов, порядок и образец отчета о проделанной работе.
СОДЕРЖАНИЕ
Темы практических занятий
|
страницы
|
Практическая работа № 1. Найм секретаря
|
5
|
Практическая работа № 2. Деловое общение по телефону
|
7
|
Практическая работа № 3. Проектирование рабочего пространства приемной
|
10
|
Практическая работа № 4. Организация командировки
|
12
|
Практическая работа № 5. Подходы к планированию рабочего дня секретаря
|
14
|
Практическая работа № 6. Организация и проведение совещания
|
17
|
Практическая работа № 7. Прием посетителей
|
18
|
Практическая работа № 8. Документационное обслуживание переговоров
|
20
|
Практическая работа № 9. Ведение деловой переписки
|
22
|
Практическая работа № 10. Аналитические функции секретаря
|
24
|
Практическая работа № 11. Организационная техника в работе секретаря
|
26
|
Практическая работа № 12. Электронные планировщики в работе секретаря и руководителя
|
29
|
Практическая работа № 13. Работа с почтовым агентом Microsoft Outlook
|
30
|
Практическая работа № 14. 1С: Документооборот. Внесение в базу сведений о сотрудниках и пользователях, изучение команд
|
32
|
Практическая работа № 15. Заполнение полей карты документа
|
38
|
Практическая работа № 16. Редактирование файлов. Контроль версий
|
41
|
Практическая работа № 17. Папки файлов. Рабочие каталоги папок
|
45
|
Практическая работа № 18. Права доступа к папкам. Проверка прав доступа
|
49
|
Практическая работа № 19. Загрузка и выгрузка файлов
|
51
|
Практическая работа № 20. Импорт каталога. Импорт файлов. Экспорт папки
|
54
|
Практическая работа № 21 Карточка обращений граждан
|
56
|
Практическая работа № 22. Рабочее место по обработке обращений граждан
|
63
|
Практическая работа № 23. Отчеты по обращениям граждан
|
66
|
Практическая работа № 24. Структура предприятия. Должности. Организации. Календарные графики
|
69
|
Практическая работа № 25. Настройка категорий данных. Создание категорий
|
71
|
Практическая работа № 26. Просмотр данных по категориям
|
74
|
Практическая работа № 27. Выбор категорий для данных. Проверка категорий
|
77
|
Практическая работа № 28. Отчет по категориям
|
79
|
Введение
УВАЖАЕМЫЙ СТУДЕНТ!
Методические указания по МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания» для выполнения практических работ созданы Вам в помощь для работы на занятиях, подготовки к ним, правильного составления проектов документов.
Приступая к выполнению практической работы, Вы должны внимательно прочитать цель и задачи занятия, ознакомиться с требованиями к уровню Вашей подготовки в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами третьего поколения, краткими теоретическими и учебно-методическими материалами по теме практической работы, ответить на вопросы для закрепления теоретического материала.
Наличие положительной оценки по практическим работам необходимо для получения зачета по МДК и/или допуска к экзамену, поэтому в случае отсутствия на уроке по любой причине или получения неудовлетворительной оценки за практическую работу Вы должны найти время для ее выполнения или пересдачи.
Внимание! Если в процессе подготовки к практическим работам или при решении задач у Вас возникают вопросы, разрешить которые самостоятельно не удается, необходимо обратиться к преподавателю для получения разъяснений или указаний в дни проведения дополнительных занятий.
Время проведения дополнительных занятий можно узнать у преподавателя или посмотреть на двери его кабинета.
Желаем Вам успехов!!!
Раздел 1. Секретарь в структуре управления
Тема 1.1. Профессиональный отбор и трудоустройство секретаря
Практическая работа № 1
«Найм секретаря»
Учебная цель: приобрести навыки трудоустройства по должности «секретарь».
Учебные задачи:
Получить представление о требованиях, предъявляемых работодателями к профессии «секретарь».
Научиться составлять личные документы, необходимые при приеме на работу.
Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения:
Студент должен
уметь:
- составлять, редактировать и оформлять документы по личному составу;
- редактировать личные документы;
- отслеживать логическую последовательность построения официально-деловых текстов документов.
знать:
- общие требования к содержанию текстов личных документов, формы изложения текстов;
- виды и состав бланков документов по личному составу.
Задачи практической работы:
1. Произвести анализ содержания вакансий по должности «секретарь».
2. Научиться составлять резюме и автобиографию секретаря.
3. Смоделировать ситуацию приема на работу и принять в ней участие.
Обеспеченность занятия
Учебно-методическая литература:
Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Уч.-практ. пособие. - М.:Дашков и К, 2004.
Справочная литература:
Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. – М.: ИКЦ «МорТ», 2005.
Справочник карьериста. Ежегодный проект газеты «Ведомости»//
http://www. vedomostivus.ru/career-guide/
Технические средства обучения:
Персональный компьютер с доступом в сеть Internet.
Программное обеспечение:
ПО «MS Office»
Рабочая тетрадь (в клетку)
Ручка.
Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы
Трудоустройство – система организационных, экономических и правовых мероприятий, направленных на обеспечение трудовой занятости населения, а так же процесс поиска подходящей работы, сбор и подготовка необходимых при приеме документов и их предоставление в кадровую службу предприятия.
Традиционно процесс трудоустройства производится в следующей последовательности:
- поиск подходящего места работы, изучение банка вакансий;
- составление и предоставление резюме;
- собеседование;
- написание заявления о приеме на работу;
- оформление анкеты и автобиографии, а так же предоставление необходимых документов.
Резюме - самохарактеристика специалиста, содержащая описание его профессиональных компетенций, знаний и навыков, а так же личностных качеств, необходимых для соискания той или иной вакансии.
В резюме отражаются:
- личные данные;
- цель составления резюме;
- образование;
- опыт работы в обратном хронологическом порядке;
- дополнительная информация.
Автобиография – составленное в произвольной форме изложение описания жизни человека с указанием информации об образовании, опыте работы, составе семьи, полученных наградах и поощрениях и предоставляемое при трудоустройстве на работу.
Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:
Сформулируйте определение трудоустройства.
С какой целью составляется резюме и автобиография?
Какие сведения являются ключевыми при составлении резюме?
Задания для практического занятия:
1. Запишите в тетради тему практической работы и кратко сформулируйте задание.
2. Проанализируйте содержание вакансий «секретарь» на сайтах предложений о работе (Headhunter, rabota.yandex, job.ru и другие) и заполните в тетради таблицу:
Требования к образованию
|
Требования к опыту работы и стажу
|
Требования к знаниям и умениям
|
Требования к личностным качествам
|
Должностные обязанности
|
|
|
|
|
|
3. Составьте резюме для соискания должности «секретарь».
4. Составьте автобиографию.
5. В паре проиграйте ситуацию собеседования при приеме на работу, затем поменяйтесь ролями. Для рекрутера (сотрудника, ответственного за организацию собеседования) можно опираться на следующие вопросы:
1. Почему Вы хотите работать у нас?
2. Каким опытом, который был бы Вам полезен на этой работе, Вы обладаете?
3. Что Вам нравится / не нравится на Вашем последнем месте работы?
4. Какие наиболее полезные уроки Вы вынесли с предыдущих мест работы?
5. Как Вы оцениваете свой профессиональный рост?
6. Как долго Вы планируете работать у нас?
7. Как быстро Вы можете войти в курс наших дел и активно преступить к выполнению своих обязанностей?
8. Что Вы планируете делать через пять лет?
9. Что стало Вашим самым крупным достижением?
10. Можете ли Вы работать в экстренной и напряженной производственной ситуации?
11. Что является Вашими лучшими чертами?
12. Почему мы должны нанять именно Вас?
13. Расскажите, как Вы поступаете в проблематичной ситуации?
14. Какую последнюю книгу Вы прочитали?
15. Как долго Вы ищете работу?
16. Почему Вы считаете, что можете претендовать на более высокую должность, чем у Вас когда-либо была?
17. Есть ли у Вас вопросы?
18. Приходилось ли Вам обманывать?
19. Хотели бы Вы занять место Вашего руководителя?
20. Что Вы думаете о своем руководителе?
21. Опишите ситуацию, когда Вы или Ваша работа были подвергнуты критике.
22. Расскажите мне о себе.
23. Оцените себя по шкале от одного до десяти?
24. Вы предпочитаете работать в коллективе или в одиночку?
26. Что является Вашей слабостью?
27. Когда принятие решения для Вас проблематично?
28. Можете ли Вы принять рискованное решение?
30. Почему Вы так мало зарабатывали?
32. Что Вы можете ответить людям негативно относящимся к Вашей профессии?
33. Почему Вы решили сменить место работы?
34. С какими людьми Вы любите работать, а с какими нет? Можете ли Вы успешно работать с разными людьми?
Форма контроля выполнения практических работ
Выполненная работа представляется преподавателю в виде демонстрации документов, выполненных в текстовом редакторе MS Office Word. Учитывается так же самооценка студентов при работе в паре.
Список рекомендуемой литературы и нормативных актов:
Бирюкова Л.А., Вялова С.М. Современные требования к профессии секретаря. //Секретарское дело. 2000, №3 - с.6-9.
Демин Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник. - М.: Бератор-Пресс, 2003.
Тема 1.2. Этические аспекты секретарской деятельности. Деловой этикет
Практическая работа № 2
«Деловое общение по телефону»
Учебная цель: научиться ведению телефонных переговоров в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним
Учебные задачи:
Изучить этические требования, предъявляемые к ведению телефонных переговоров.
Отработать навыки грамотного делового общения по телефону.
Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения:
Студент должен
уметь:
- вести телефонное обслуживание, принимать и отправлять сообщения, передаваемые по факсу.
знать:
- правила ведения делового разговора;
- правила телефонного обслуживания, приема и передачи информации по факсу.
Задачи практической работы:
Научиться анализировать телефонные переговоры по критериям.
Закрепить навыки грамотного делового общения по телефону.
Освоить технологию отправки телефонограмм.
Обеспеченность занятия
Учебно-методическая литература:
- Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Уч.-практ. пособие. - М.:Дашков и К, 2004.
- Формановская Н.И. Культура общения и речевой этикет. М.: Икар, 2002.
Справочная литература:
- Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. – М.: ИКЦ «МорТ», 2005.
Технические средства обучения:
Персональный компьютер с подключенной гарнитурой, либо видеопроектор с системой воспроизведения звука (колонки).
Программное обеспечение:
- Проигрыватель звуковых файлов (к примеру, Windows Media Center);
- ПО «MS Office»
Рабочая тетрадь (в клетку)
Ручка.
Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме практической работы
Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, который передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для срочного оповещения о каких-либо экстренных совещаниях, деловых переговорах, либо при сообщении изменений в каких-либо запланированных мероприятиях.
Типовой образец телефонограммы приведен ниже:
---------------------------------------------------------------------¬
¦ Наименование учреждения - автора Адресат ¦
¦ Должность, Должность, ¦
¦ инициалы и фамилия лица, Инициалы и фамилия лица, ¦
¦ передавшего телефонограмму, принявшего телефонограмму, ¦
¦ номер его телефона номер его телефона, ¦
¦ время приема телефонограммы ¦
¦ ¦
¦ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦
¦дата No. _____ ¦
¦место создания ¦
¦ ¦
¦ Текст телефонограммы (не более 50 слов) ¦
¦ ¦
¦Должность лица, подписавшего телефонограмму, или ¦
¦от имени которого телефонограмма передается ¦
¦Подпись ¦
Деловое общение по телефону должно производиться в соответствии со следующими требованиями:
1. Приветствие. Необходимо следовать заранее выработанной форме приветствия, а также контролировать звук и тембр голоса, и размеренность речи.
2. Прояснение причины обращения клиента. Следует применять технику «активного слушания», т.е. задавать уточняющие вопросы, контролировать тему разговора и перефразировать услышанное. Этим вы даете понять собеседнику, что он услышан и понят.
3. Предоставление информации или решения. Говорите на понятном клиенту языке, без использования специфических терминов. Предоставьте ему полную, исчерпывающую информацию, контролируйте время разговора. Если данный вариант решения не подходит клиенту, предложите альтернативу.
4. Разработка и согласование совместного плана действий. Вовлеките клиента в решение его вопроса, добейтесь того, что он с вами согласится.
5. Завершение разговора. Подведите итог беседы и выйдите из разговора.
Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию:
Чем телефонограмма отличается от обычного телефонного разговора?
Какие реквизиты входят в состав телефонограммы?
Каковы правила ведения телефонных переговоров?
Задания для практического занятия:
Запишите в тетради тему практической работы и кратко сформулируйте задание.
Обратитесь к базе сохраненных заданий в своем ПК. Выберите папку «Практическая работа №2». Прослушайте аудиофайлы, представленные в папке. Проанализируйте каждый диалог и заполните таблицу:
-
Номер записи
|
Участники диалога
|
Тип переговоров
|
Допущенные ошибки
|
|
|
|
|
Работая в паре, сообщите коллеге информацию в виде телефонограммы о том, что визит сотрудника Иванова в г. Саратов переносится на 14.01.2014. В связи с этим вы просите изменить бронирование номера, а так же данные о заказе ж/д билетов. Остальные реквизиты дополните самостоятельно. Поменяйтесь ролями.
Форма контроля выполнения практических работ
Выполненная работа представляется преподавателю в виде демонстрации заполненной таблицы, заполненного бланка телефонограммы.
Список рекомендуемой литературы и нормативных актов:
- Стенюков М. В. Секретарская практика. – М.: Приор-издат., 2005.
Раздел 2. Организация работы секретаря
|
