Формирование справочников
До начала ведения бухгалтерского, налогового, управленческого и прочих видов учета необходимо настроить справочники, расположенные в папке Формирование справочников.
Папка Формирование справочников включает в себя следующие справочники:
Допустимые корреспонденции;
Типовые операции;
Групповые операции;
Справочник журналов-ордеров;
Справочник ведомостей;
Справочник видов счетов;
Справочник кодов ОКУД;
Справочник документов свободного вида;
Рассмотрим структуру и правила заполнения перечисленных справочников.
Допустимые корреспонденции
Этот справочник содержит список корреспонденций, разрешенных между синтетическими счетами. На основании содержащейся в нем информации система позволяет проконтролировать правильность выполненных проводок. Однако использование данного справочника не является обязательным.
Каждая запись рассматриваемого справочника представляет собой пару из дебетуемого и кредитуемого счетов, имеющих право корреспондировать друг с другом.
Справочник поставляется в заполненном виде и ориентирован на типовой план счетов, применяемый в хозрасчетных организациях. В то же время содержимое данного справочника может быть дополнено или отредактировано бухгалтером-пользователем.
Если на предприятии применяется несколько планов счетов, которые предусматривают двойную запись, система проконтролирует принадлежность дебетового и кредитового счета к одному и тому же плану и не допустит ввода корреспонденций между счетами из разных планов.
Специальные операции
Кнопка
|
Функции
|
Свойства
|
Справочная информация о базе данных, работающем с ней пользователе и дате начала расчетного периода. Вызов функций экспорта данных (см.п.6.1.5).
| Типовые операции
Система БЭСТ-5 предусматривает несколько способов подготовки проводок. Простейший из них – ввод проводок вручную. Однако, при обработке большого количества документов, оформляющих похожие по содержанию операции, этот подход приводит к потерям времени и увеличивает вероятность ошибок в учетных данных. Поэтому гораздо удобнее выделить наиболее часто используемые виды хозяйственных операций, описать для них правила подготовки проводок и «научить» этим правилам систему БЭСТ-5 – чтобы проводки в дальнейшем формировались автоматически. Для решения этой задачи в системе БЭСТ-5 применяется механизм типовых операций.
Типовая операция представляет собой набор шаблонов проводок, в которых настроены алгоритмы для расчета суммы каждой проводки, исходя из общей суммы по операции.
При входе в справочник Типовые операции на экране выводится перечень операций, используемых в данном приложении. Окно для ввода и редактирования типовой операции (Рисунок 3 -2) состоит из двух частей.
Первая, верхняя, часть предназначена для общего описания типовой операции. Она включает в себя следующий набор реквизитов (полей):
Код операции. Трехсимвольный код, идентифицирующий данную операцию;
Наименование. Произвольное название операции;
Основной счет. Код (номер) основного счета, используемого в типовой операции. Этот параметр позволяет отфильтровать содержимое данного справочника при работе с Книгой учета операций по отдельно взятому счету. Код основного счета может вводиться под управлением плана счетов (клавиша ) или не заполняться вообще, т.к. его применение не является обязательным;
Применять в. Приложение предусматривает два варианта использования типовой операции: Применять в Книге хоз. операций или Применять в Реестре документов (речь идет о так называемых документах свободного вида). Выбор нужного варианта осуществляется нажатием клавиши <Пробел>, а подтверждение выбора – клавишей .
Рисунок 3 2 Режим для ввода типовой операции
В нижней части окна для ввода и редактирования типовой операции настраиваются шаблоны входящих в нее проводок – или, по-другому, типовые проводки. Для перехода в нижнюю часть используются кнопка «Операции» или клавиша . Типовая проводка состоит из следующих элементов:
Дебетовый счет, Кредитовый счет. Заполняют вручную или с использованием плана счетов, вызываемого клавишей . При этом заполнение данных полей вручную также происходит под управлением настроенного плана счетов;
Шифр аналитического учета. Указывается для дебетового и/или кредитового счетов в том случае, если на них при настройке плана счетов был открыт аналитический учет. Напомним, что шифр аналитического учета в системе БЭСТ-5 имеет составную структуру. Он состоит из взаимосвязанного набора сегментов – аналитических измерений. Шифр аналитического учета можно ввести непосредственно или, нажав клавишу , вызвать форму для ввода сегментов аналитики. Любые действия с шифрами аналитического учета возможны только в том случае, если перед этим был указан код дебетового/кредитового счета. Форма для ввода шифра аналитического учета включает в себя столько строк, сколько сегментов было настроено для соответствующего дебетового/кредитового счета. В каждой строке формы автоматически проставляется название сегмента. По каждому из этих сегментов указывают нужное значение аналитического измерения, которое выбирается из аналитического справочника;
Содержание проводки. Произвольный текст, поясняющий суть проводки;
Формула суммы. Формула, по которой определяется сумма проводки. В этой формуле можно использовать сумму всей операции, которая обозначается латинской буквой C. В настройке формуле суммы также можно задействовать и функцию округления ROUND. Например, ROUND(С,–3) означает округление значения C до тысяч, ROUND(С,–2) – до сотен. При вычислении суммы проводки в типовой операции, используемой в реестре документов свободного вида, Вы также можете использовать ряд специальных параметров. Для упрощения ввода эти параметры могут быть выбраны из вспомогательного окна, вызываемого клавишей . В их числе S1 – счет с аналитикой, S2 – счет без аналитики, Z1 – забалансовый счет, Z2 – забалансовый счет без аналитики.
При вводе каждой проводки, входящей в состав типовой операции, система контролирует принадлежность ее счетов к одному и тому же плану, не позволяя выбрать счета из разных планов счетов.
Стандартные операции
При работе в данном режиме доступны следующие стандартные операции:
Создание новой записи – клавиша , или кнопка на панели инструментов «Новая запись», или команда меню Правка Новая запись;
Редактирование записи – клавиша , или кнопка «Редактировать», или команда меню Правка Редактировать;
Удаление записи – клавиша , или кнопка на панели инструментов «Удалить», или команда меню Правка Удалить;
Поиск данных – клавиша , или кнопка «Поиск общий» на панели инструментов, или команда меню ПравкаПоиск;
Печать реестра типовых операций – клавиши , , или кнопки «Печать», «Печать с выбором шаблона» на панели инструментов, или команды меню Файл Печать, Файл Печать с выбором шаблона;
Сохранение записи – клавиша , или соответствующая кнопка на панели инструментов, или команда меню ПравкаСохранить.
Специальные операции
Кнопка
|
Функции
|
Операции
|
Переход между окном типовых проводок и окном типовых операций.
|
Свойства
|
Справочная информация о базе данных, работающем с ней пользователе и дате начала расчетного периода. Вызов функций экспорта данных (см.п. 6.1.5).
|
ПРИМЕР.
Выполним настройку типовой операции для решения следующей задачи. Предположим, что 1 июля 2007 года наше предприятие взяло краткосрочный кредит у банка для приобретения ценных бумаг под 12% годовых сроком на 2 месяца. Сумма кредита – 800 000 руб. Уплата процентов осуществляется ежемесячно.
В общем случае операция ежемесячного начисления процентов за пользование кредитом оформляется следующей проводкой:
Д-т 76 К-т 66.
Сумма процентов, подлежащих уплате банку вначале за июль, а потом за август, рассчитывается по формуле:
S*Пр/(365*100)*P, где Пр – величина годовой процентной ставки за пользование кредитом, P – количество дней пользования кредитом (для июля и августа в нашем случае эта величина равна 31 дню) и S – сумма выданного кредита.
Решая поставленную задачу, будем исходить из настройки плана счетов, представленной в демо-версии системы БЭСТ-5. Согласно настроенному нами плану счетов, учет расчетов с дебиторами и кредиторами в рублях ведется на счете 765. На этом счете открыт аналитический учет в разрезе партнеров. Для расчетов по краткосрочным кредитам и займам в рублях используется счет 661.
Откроем справочник Типовые операции, нажмем клавишу и настроим в нем новую операцию. Настройка начинается с заполнения реквизитов заголовочной части. Подтвердим предлагаемый системой по умолчанию код операции (или же введем его сами) – допустим, 03, и дадим ей название – Начислены проценты по краткоср. кредиту банка. Далее укажем планируемое место использования типовой операции – к примеру, оставим предлагаемый по умолчанию вариант Применять в Книге хоз. операций. Закончив заполнение реквизитов заголовочной части, нажмем клавишу , после чего система запросит у нас разрешение на ввод новой записи. Вслед за этим нам будет предложено приступить ко вводу проводок. Подтвердив системе свое согласие на данные действия, перейдем к настройке типовой проводки:
Дебетовый счет – 765. Код данного счета можно ввести вручную или выбрать из плана счетов (клавиша );
Шифр аналит. учета (Дт). Напомним, что в качестве аналитик по данному дебетовому счету выступают партнеры. Так как мы планируем уплачивать проценты только одному контрагенту, а именно банку «Европа», то эта аналитика может быть указана в настройке типовой проводки в явном виде. Нажмем в данном поле клавишу и в появившемся Справочнике партнеров введем (если это не было сделано ранее) нового контрагента – Банк «Европа». Для ввода новой записи в Справочник партнеров используется клавиша ;
Кредитовый счет – 661. Код данного счета можно ввести вручную или выбрать из плана счетов (клавиша );
Содержание проводки – Проценты по краткосрочному кредиту банка;
Формула суммы. Исходя из условий нашего примера, данная формула имеет следующий вид: C*12/(365*100)*31, где C является суммой полученного кредита. Еще раз обратите внимание, что C – это буква ЛАТИНСКОГО АЛФАВИТА.
По окончании ввода настройки проводки в справочнике Типовые операции должна появиться новая запись (Рисунок 3 -3). Пример формирования проводки по этой операции приведен в п. 6.1.4.
Рисунок 3 3 Пример настройки типовой операции
|
