Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях
Скачать 1.4 Mb.
|
В графе "Дата окончания разработки" проставляется дата выпуска последней партии документов. В графе "Местонахождение объекта" указывается местонахождение объекта. В графе "Руководитель" приводятся инициалы и фамилия руководителя коллектива, разработавшего данный проект (проблему, тему). В графе "Наименование и местонахождение организации-разработчика" приводится полное и сокращенное наименование организации, разработавшей данный проект (проблему, тему), и ее местонахождение. В графе "Техническая характеристика" на обороте карточки дается аннотация разработки. Для автоматизированного поиска разрабатывается специальная каталожная карточка. 6.2.6. В систематическом каталоге карточки группируются по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри отраслей - по подотраслям, далее - по проблемам, комплексам или группам. В проектно-конструкторских организациях систематический каталог строится по разделам классификатора, где рубриками являются группы классификатора. Карточки заполняются на каждое изделие и расставляются внутри рубрик в порядке возрастания обозначений сборочных единиц (узлов, деталей) или инвентарных номеров. В научно-исследовательских организациях систематический каталог строится по УДК, а внутри индексов - по алфавиту наименований научных работ. 6.2.7. В предметном и предметно-тематическом каталогах карточки группируются по видам объектов, темам и подтемам научных работ. Предметно-тематические каталоги на проектную документацию рекомендуется составлять в организациях, проектирующих объекты промышленного и гражданского значения. Основными рубриками предметно-тематических каталогов в организациях указанного профиля являются виды комплексов или отдельных зданий и сооружений. Карточки в таком каталоге составляются на каждую часть проекта и систематизируются внутри основных рубрик в логической последовательности по значимости данной конкретной марки проекта. В научно-исследовательских организациях предметно-тематический каталог строится по наименованиям тем, а внутри - по наименованиям вопросов, относящихся к той или иной теме. 6.2.8. В авторском (именном) каталоге названия научных работ и научно-технической документации располагаются в алфавитном порядке по фамилиям авторов или наименованиям работ. Внутри алфавитных рубрик карточки располагаются по алфавиту наименований работ. Если руководителей работы или ответственных исполнителей несколько, карточки составляются на каждого руководителя и на каждого ответственного исполнителя. 6.2.9. В объектном каталоге карточки располагаются по наименованиям промышленных комплексов и входящих в них объектов и систематизируются в соответствии с принятой схемой классификации. Карточки заполняются на каждый проект (комплекс, подкомплекс) и на каждую часть (марку) проекта. Карточки объектного каталога систематизируются по номерам объектов, по алфавиту их наименований и по алфавиту наименований географических пунктов, в которых расположены объекты. 6.2.10. Для типовых проектов ведется самостоятельный каталог. 6.2.11. В географическом каталоге основными рубриками являются наименования географических пунктов, расположенные в алфавитной последовательности, в пределах каждого географического пункта карточки систематизируются по номерам объектов. 6.2.12. В каталогах сторонних организаций (контрагентских) карточки располагаются по алфавиту наименований организаций-соразработчиков. 6.2.13. На хранящиеся в СНТД фотографии, микрофильмы, карты и т.п. создаются каталоги на каждый вид документации. В организациях, ведущих проектирование в области архитектуры, создаются предметно-тематические каталоги фотодокументов или фототеки. На каталожной карточке фототеки наклеивается фотография здания, сооружения, отражающая его архитектурные или другие особенности. Аннотация на архитектурное сооружение должна содержать описание внешнего вида этого объекта, сооружения. Каталоги фототек могут быть комбинированными: по наименованию здания, сооружения, по его местонахождению, по автору и т.д. 6.2.14. Порядок создания автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) к НТД устанавливается ТЗ на АИПС. 6.2.15. Информационно-поисковые системы (ИПС) к НТД на машинных носителях создаются по ТЗ на соответствующую АС (см. ГОСТ 34.602-89). 7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Общие положения 7.1.1. Научно-технические документы используются организациями, в структуру которых входят СНТД, государственными и общественными организациями при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных и иных видов работ, при исследовании проблем истории науки и техники, а также для пропаганды передового опыта работы и в социально-культурных целях. 7.1.2. Научно-технические документы могут использоваться также для информирования партийных, государственных и общественных организаций, руководства и подразделений организаций, в структуру которых входит СНТД, о составе и содержании НТД для исполнения их запросов, для культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы. 7.1.3. Порядок использования научно-технической документации, хранящейся в СНТД, устанавливается организацией в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ ЕСКД 2.120-73, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89 и настоящими Правилами. 7.1.4. Научно-технической документацией, хранящейся в СНТД, могут пользоваться все сотрудники организации, ее отделений и филиалов в соответствии с установленным порядком. Лицам, не являющимся сотрудниками организаций, документы выдаются для ознакомления, как правило, по письменному запросу заинтересованной организации и разрешению руководства организации - держателя документов. 7.1.5. Организации и граждане, использующие научно-технические документы, несут ответственность за их сохранность и правильность использования содержащейся в них информации. 7.1.6. Разрешение на пользование научно-технической документацией, получение архивных справок, копий и выписок организациям и гражданам иностранных государств дается в установленном порядке. 7.2. Порядок использования подлинников, дубликатов и копий НТД 7.2.1. Подлинники научно-технических документов, хранящихся в СНТД, выдаются в следующих случаях: - для государственной регистрации во ВНТИЦентре и в других органах информации; - для изготовления копий, дубликатов и микрофильмов документов, в том числе страховых копий особо ценных документов; - для восстановления при износе; - для внесения изменений при наличии оформленных извещений об изменениях по стандартам ЕСКД: ГОСТ 2.503-74, ГОСТ 2.505-82, ГОСТ 2.004-88; Р 50-75-88, ГОСТ СПДС 21.201-78; Р 50-92-88; ГОСТ СТД АСУ 24.402-80; ГОСТ УСД 6.10.4-84; стандартам ЕСПД: ГОСТ 19.603-78, ГОСТ 19.604-78, ГОСТ 28388-89; - для снятия светокопий (по наряду, подписанному начальником СНТД). В остальных случаях выдаются копии научно-технических документов. 7.2.2. Использование подлинников особо ценных документов, в том числе экспонирование на выставках и многократное их копирование, как правило, не допускается. 7.2.3. Порядок выдачи документов для использования изложен в п. 4.3.3 - 4.3.8 настоящих Правил. 7.2.4. На всех сотрудников, пользующихся документами архива, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в картотеке по алфавиту фамилий пользователей. 7.2.5. Сторонние организации могут приобретать по безналичному расчету ксерокопии, микрофильмы, копии научно-технических документов, а также машинограммы. 7.3. Порядок передачи НТД во временное пользование 7.3.1. В отдельных случаях СНТД с разрешения руководства организации на основании письменных запросов может высылать подлинники документов организациям, подчиненным тому же министерству (ведомству), если документы не входят в состав других проектов (разработок). 7.3.2. Порядок выдачи во временное пользование заверенных светокопий документов (если по техническим возможностям ксерокопии и микрофильмы не изготовляются) или подлинников изложен в п. 4.3.7 - 4.3.11 настоящих Правил. 7.3.3. Организация, которой передается НТД во временное пользование, ставится в известность о запрещении публиковать в печати в любой форме сведения из документов, полученных во временное пользование, а также делать ссылки на них без письменного разрешения организации - автора документов. 7.4. Организация информационной работы 7.4.1. СНТД по заданию руководства организации принимает участие совместно с ОНТИ в информировании партийных, государственных организаций своей отрасли, а также руководства и структурных подразделений организации - держателей документов о документах СНТД путем составления и направления им информационных документов, выдачи светокопий и микрофильмов, а в специально установленных случаях - и подлинников документов. 7.4.2. Информационные письма содержат подобранную по определенной тематике информацию с рекомендациями по ее использованию, предназначаются для внешних потребителей и подготавливаются, как правило, по запросам заинтересованных организаций. Информационные письма подписываются руководством организации. 7.4.3. Тематические обзоры могут подготавливаться как по инициативе организаций - держателей документов, так и по официальным запросам сторонних организаций. В обзоре углубленно раскрывается содержание отдельных тематических взаимосвязанных групп документов, их научно-историческое и историко-техническое значение, возможности их использования различными категориями потребителей. В необходимых случаях СНТД подготавливает информационные обзоры совместно с ОНТИ и информационными институтами отрасли. 7.5. Организация использования НТД в культурно-просветительских и агитационно-пропагандистских целях 7.5.1. Формами культурно-просветительской и агитационно-пропагандистской работы СНТД совместно с ОНТИ являются: организация выставок документов, подготовка средств наглядной агитации, материалов для использования средствами массовой информации. 7.5.2. Выставки документов организуются СНТД совместно с органами НТИ и другими информационными службами организаций. Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. Экспозиционные планы выставок утверждаются руководителями организаций. 7.5.3. На основе документов СНТД могут подготавливаться следующие основные средства наглядной агитации и рекламные издания: плакаты, карты, схемы, проспекты, рекламные буклеты; сценарии документальных фильмов. Как правило, эти материалы подготавливаются сторонними организациями по официальным письмам-запросам. Один экземпляр подготовленных материалов в обязательном порядке предоставляется СНТД организации - держателя документов. 7.5.4. Использование документов средствами массовой информации осуществляется в форме подготовки статей, сценариев документальных и научно-популярных фильмов, игровых и учебных передач и аналогичных материалов. 7.5.5. СНТД готовит указанные материалы самостоятельно или совместно с органами массовой информации, а также отраслевыми информационными институтами (центрами), с которыми предварительно согласовывается тематика статей, сценарии фильмов (передач), их объем и сроки подготовки. Тематика и тексты статей, сценариев, литературных записей бесед, подготовленных по научно-техническим документам, утверждаются руководством организации или структурных подразделений, в состав которых входит СНТД. 7.5.6. В экземплярах материалов, оставшихся в СНТД, указываются поисковые данные использованных документов, автор-составитель, дата и место публикации (передачи), оценка слушателей. 7.6. Использование документов в читальном зале СНТД <*> -------------------------------- <*> В разделе не рассматривается организация использования НТД в машиночитаемой форме в вычислительных центрах и по каналам связи. 7.6.1. В целях создания условий для работы заинтересованных организаций и лиц в СНТД имеются читальные залы или специально отведенные для работы с НТД помещения. Выдавать документы исследователям для работы вне помещения СНТД запрещается. При отсутствии специального помещения или читального зала сотрудникам организации - держателя документов копии документов могут выдаваться для работы непосредственно в структурных подразделениях на срок до 10 дней. Каждая СНТД в соответствии с настоящими Правилами разрабатывает правила работы читального зала (или при отсутствии читального зала - правила выдачи документов). 7.6.2. Исследователям предоставляется в пользование научно-справочный аппарат читального зала СНТД (каталоги, тематические указатели, описи и пр.) и оказывается консультационная помощь. 7.6.3. Для работы с документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, читальные залы СНТД оборудуются специальной аппаратурой. 7.6.4. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами СНТД осуществляется на основании официального письма руководителя организации с указанием тематики исследования, цели исследования, должности, фамилии, имени, отчества исследователя. В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям. Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к работе с документами СНТД в установленном порядке по личным заявлениям с разрешения руководства организации - держателя документов. 7.6.5. Исследователь, допущенный к работе с документами СНТД, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале СНТД. 7.6.6. На каждого исследователя в читальном зале заводятся абонентская карточка и личное дело, включающее следующие документы: личное заявление или письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале, анкету исследователя, заказ (требование) на выдачу документов, копии заказов на копирование документов. Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив СНТД. 7.6.7. В читальном зале исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. 7.6.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают под расписку документы и научно-справочные пособия заведующему читальным залом (сотруднику СНТД). При получении от исследователя использованных дел заведующий (сотрудник) читального зала расписывается в бланке-заказе на выдачу дел. Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, то об этом составляют акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале на срок, определенный руководителем организации. В случае хищения или умышленной порчи документов, а также внесения изменений в их текст виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке. 7.6.9. Исследователи, работающие в читальном зале СНТД, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. 7.6.10. Копирование документов СНТД по заказам исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации или специального запроса. Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю при наличии заказа на копирование. Категорически запрещается снимать копии с текста, чертежей и рисунков без соответствующего разрешения. |
Похожие:
 | Журнал – это книга для записи, учета, регистрации сведений и информации. Журнал позволяет быстро определить и проконтролировать ход... | | Рекомендации по заполнению Формы 1 по учету сведений о результате научно-технической деятельности (объекте учета), полученном за... |
 | Дисциплина: «Подготовка технической документации и правовое сопровождение строительства» | | Проверять у граждан, пребывающих в запасе, основные документы воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки... |
| Департамент труда и социальной защиты населения администрации города евпатории республики крым | | О-эпидемиологические правила и нормативы (далее санитарные правила) направлены на охрану здоровья детей при осуществлении деятельности... |
| Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования... | | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
| Настоящим регламентом устанавливаются правила обращения пользователей системы «Управление закупками» в службу технической поддержки,... | | Данное приложение регламентирует правила оформления научно-исследовательской работы, представляемой на конкурс |