Федеральное архивное агентство
Филиал государственного учреждения
Российского государственного архива
научно-технической документации в г. Самаре
(ФИЛИАЛ РГАНТД)
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД
Самара
2007
ББК
УДК
Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД. – Самара, 2007. – с.
Редактор и составитель: Л.Ю. Покровская, заместитель директора филиала РГАНТД
Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД подготовлены в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» на основе и в развитие «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук». М., 2007, а также действующих правил работы с НТД с учетом многолетнего практического опыта по экспертизе ценности научной, проектной по капитальному строительству, конструкторской и технологической документации на бумажных носителях, которыми комплектуется филиал РГАНТД.
Рекомендации предназначены сотрудникам отделов КВАД и СФ, организующим работу по экспертизе ценности НТД научно-технических организаций профиля филиала.
Рекомендации могут использоваться при проведении обучающих семинаров для работников архивных учреждений и служб научно-технической документации организаций-источников комплектования.
ISBN
|
© Филиал Российского государственного архива научно-технической документации
в г. Самаре
© Федеральное архивное агентство
|
Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД подготовлены в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» на основе и в развитие «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук». М., 2007, а также действующих правил работы с НТД с учетом многолетнего практического опыта по экспертизе ценности научной, проектной по капитальному строительству, конструкторской и технологической документации на бумажных носителях, которыми комплектуется филиал РГАНТД.
Рекомендации предназначены сотрудникам отделов КВАД и СФ, организующим работу по экспертизе ценности НТД научно-технических организаций профиля филиала.
Рекомендации могут использоваться при проведении обучающих семинаров для работников архивных учреждений и служб научно-технической документации организаций-источников комплектования.
Редактор и составитель: Л.Ю. Покровская, заместитель директора филиала РГАНТД
СОДЕРЖАНИЕ
I. Общие положения ………………………………………………………………..4
II Порядок формирования и ведения списка источников комплектования
филиала РГАНТД…………………………….….………………………………6
III. Экспертиза ценности научно-технической документации……………….…10
3.1. Организация проведения экспертизы ценности НТД. Роль, задачи и функции экспертных комиссий организаций ………………..…………....………….10
3.2. Принципы и критерии экспертизы ценности НТД ……………..……….…13
3.3. Методика составления перечней проектов, НТД которых подлежит передаче на постоянное хранение ………………………………..…….…..24
Приложения (образцы документов)…………………………………….………31
Приложение № 1. Образец заполнения граф списка источников
комплектования филиала РГАНТД………………….……....32
Приложение № 2. Образец перечня проектов, КД которых подлежит передаче на постоянное хранение ………..……………………..………...35
Приложение № 3. Образец карточки по составлению перечня ……..…..……..38
Приложение № 4. Образец предисловия к перечню …………………….....…...40
Список законодательных актов, нормативных документов и методических документов, использованных при составлении
рекомендаций…..…………………..…………………………43
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Научно-техническая документация (НТД), содержащая результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектных по капитальному строительству и технологических работ является продуктом интеллектуальной деятельности человека и относится к информационным ресурсам.
Включение НТД в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ в процессе экспертизы ценности документов.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности.
Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем документов и филиалом РГАНТД.
Государственные организации, в процессе деятельности которых образуются научно-технические документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в филиал РГАНТД, выступают источниками комплектования филиала РГАНТД архивными документами и включаются в список источников комплектования филиала РГАНТД. Включение в список негосударственных организаций и граждан осуществляется на основании договора.
В список источников комплектования филиала РГАНТД включаются государственные научно-технические организации федеральной собственности, расположенные на территории Российской Федерации за исключением г. Москвы и Московской области и г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Филиал информирует уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела о федеральных организациях региона, включенных в список источников комплектования филиала.
Негосударственные организации, в деятельности которых создается НТД Архивного фонда Российской Федерации вносятся в список источников комплектования филиала на основе договора.
Бывшие государственные организации, временно хранящие архивные документы, образовавшиеся в их деятельности до изменения формы собственности состоят в списке источников комплектования филиала РГАНТД до завершения передачи в филиал документов Архивного фонда Российской Федерации. Филиал может продолжить сотрудничество с организацией и после завершения передачи документов предшественников, если последняя не заявит об исключении из списка источников комплектования филиала.
II. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ СПИСКА ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ФИЛИАЛА РГАНТД
Источниками комплектования филиала РГАНТД являются организации федерального значения и граждане, в процессе деятельности которых образуются научно-технические документы Архивного фонда Российской Федерации. К ним относятся научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические организации, научно-производственные (научно-технические) и производственные объединения (комплексы, центры), промышленные предприятия, учебно-научные комплексы (академии, вузы), научные фонды, временные творческие коллективы, индивидуальные предприниматели без образования юридического лица.
Критериями отнесения к источникам комплектования филиала РГАНТД являются:
роль организации в научно-техническом процессе;
масштаб деятельности организации;
- оригинальность и новизна произведенной научно-технической продукции;
- степень разносторонности и/или комплексности научно-технической деятельности;
уровень общественного влияния или признания деятельности;
- полнота отображения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.
На основе названных критериев и в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства, подготовленными самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, составляется список источников комплектования филиала РГАНТД (Приложение № 1).
В филиале РГАНТД отдельно ведется список физических лиц-источников комплектования архива с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в филиал.
Государственные и негосударственные организации в списке источников комплектования систематизируются вначале по регионам, в соответствии с административно-территориальным делением, затем по отраслям народного хозяйства в соответствии с действующим общероссийским классификатором, а в пределах соответствующей отрасли - по алфавиту официальных наименований или принятой в архиве схеме.
К списку составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, в котором характеризуются особенности заполнения граф списка. Для удобства пользования списком и количественного учета по разным параметрам могут составляться статистические таблицы, например, для учета количества организаций по регионам, в том числе государственных и негосударственных; или для учета количества организаций-источников комплектования по отраслям.
Работа по составлению списков источников комплектования начинается с изучения отраслевых дислокаций, каталогов, списков, справочников предприятий, организаций, учреждений отрасли, действующих в зоне комплектования филиала РГАНТД; выявляются потенциальные источники комплектования, в которых изучаются уставы, положения, учредительные, организационно-распорядительные, планово-отчетные, аналитические документы, образующиеся в деятельности организации, проводится анкетирование.
По результатам изучения организаций составляется проект списка, который представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) филиала РГАНТД вместе с аналитической справкой по его обоснованию.
Одобренный ЭПК проект списка источников комплектования федерального архива и выписка из протокола ЭПК по его рассмотрению направляется на согласование центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве.
Решение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения директором филиала РГАНТД.
Уточнение списков источников комплектования архива проводится по мере необходимости. Изменения наименования организации, формы собственности вносятся в список источников комплектования сотрудниками по мере поступления информации.
При выявлении организаций, подлежащих включению в список или исключению из него, отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства или отдел спецфондов готовят справку о включении (исключении) организации в список источников комплектования филиала РГАНТД и направляют его на рассмотрение ЭПК филиала, а затем на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.
Решение об исключении организации из списка источников комплектования филиала РГАНТД в случае ее ликвидации принимается ЭПК филиала РГАНТД.
Причинами, из-за которых организация может быть исключена из списка источников комплектования являются:
ликвидация организации;
прекращение научно-технической деятельности, в процессе которой создавалась НТД;
завершение негосударственными организациями передачи на постоянное хранение документов предшественников;
потеря статуса юридического лица с переходом в качестве структурного подразделения в состав организации, являющейся источником комплектования иного архивного учреждения;
решение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве о передаче организации в список источников комплектования другого архива;
прекращение в организации образования документов Архивного фонда Российской Федерации.
После включения (исключения) организаций из списка источников комплектования делается новая итоговая запись о количестве внесенных в список организаций по состоянию на 01.01. следующего года. Переутверждение списков источников комплектования филиала проводится только при внесении в список принципиальных изменений.
Для учета возможных источников комплектования в филиале ведется картотека учета, в которую включаются намеченные к изучению организации; организации и физические лица, до заключения с ними договора о передаче документов на постоянное или временное (депозитарное) хранение в архив; организации-заказчики; эксплуатирующие организации; серийные заводы-изготовители, в которых могут концентрироваться научно-технические документы в виде подлинников или заменяющих их копий.
III. экспертиза ценности научно-технической документации
Отнесение НТД к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в процессе экспертизы ее ценности.
Экспертиза ценности НТД – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией филиала РГАНТД.
Главная задача, решаемая в процессе экспертизы ценности НТД – обеспечение отбора на постоянное хранение оптимального состава научно-технических документов, представляющих научно-историческую, историко-техническую и длительную практическую значимость.
3.1. Организация проведения экспертизы ценности НТД. Роль, задачи и функции экспертных комиссий организаций.
Для организации и проведения экспертизы ценности НТД и отбора ее для передачи на постоянное хранение в организациях-источниках комплектования создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК создается в организациях любой формы собственности приказом ее руководителя. В некоторых предприятиях и организациях, где имеются самостоятельные технические архивы в разных подразделениях (например, при управлениях главного конструктора, главного металлурга) может быть создано несколько экспертных комиссий. Для координации их деятельности создается Центральная экспертная комиссия под руководством заместителя руководителя организации (предприятия).
Как правило, создается единая экспертная комиссия для решения вопросов экспертизы ценности научно-технической, специальной, управленческой и др. документации. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с основными направлениями деятельности организации и с содержанием НТД. В комиссию в обязательном порядке входят начальник и один из сотрудников службы научно-технической документации (СНТД), выполняющий функции секретаря ЭК, представители режимно-секретного подразделения (спецчасти) и службы документационного обеспечения управления (ДОУ) (зав. канцелярией, секретарь).
Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации (заместитель директора по научной работе, главный инженер, главный конструктор, главный технолог, главный металлург или их заместители).
По согласованию с директором филиала РГАНТД к работе ЭК привлекается в качестве консультанта представитель отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства или отдела спецфондов.
ЭК является совещательным органом и работает в тесном контакте с ЭПК филиала РГАНТД, получает от нее соответствующие организационно-методические указания. Работа членов ЭК включается в план работы организации и ее структурных подразделений.
Функции и права ЭК, организация ее работы определяются Положением об ЭК, которое разрабатывается на основе Типового положения об ЭК организации. Положение об ЭК регламентирует все стороны ее деятельности, определяет функции, закрепляет права и организацию работы комиссии. Положение об ЭК утверждается руководителем организации по согласованию с начальником отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства филиала РГАНТД.
|
