Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях
Скачать 1.4 Mb.
|
8.7.5. ЭК является совещательным органом, работает в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения, получает от него организационно-методическую помощь и указания. 8.7.6. Работа членов ЭК является составной частью научно-производственной деятельности организации, включается в план работы организации и в индивидуальные планы сотрудников - членов ЭК. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании типового положения, утвержденного Главархивом СССР. Положение об ЭК утверждается руководителем организации по согласованию с архивным учреждением. 8.7.7. Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценности НТД, отбору ее на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению НТД, утратившей научно-историческое и практическое значение; участие в составлении и рассмотрении перечней проектов, проблем; рассмотрение актов о неисправимом повреждении дел и актов о необнаруженной НТД, подлежащей передаче на государственное хранение; рассмотрение вопросов о приеме на хранение в СНТД документов личного происхождения выдающихся деятелей науки и техники; рассмотрение перечней и описей особо ценных научно-технических документов; участие в составлении проектов ведомственных и отраслевых перечней НТД со сроками хранения, методических пособий и инструкций; рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий НТД, установленных действующими перечнями документов, и внесение решений о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК государственного архива <*>; консультирование сотрудников СНТД и оказание им помощи в работе; привлечение специалистов, имеющих непосредственное отношение к конкретным научно-техническим разработкам, а также сотрудников структурных подразделений, в которых откладывается управленческая документация, к работе по экспертизе ценности НТД. -------------------------------- <*> Предложения об установлении сроков хранения для вновь образовавшихся документов вносятся на рассмотрение ЦЭПК Главархива СССР через соответствующее министерство, ведомство. 8.7.8. В своей работе ЭК руководствуется Положением о ГАФ СССР, требованиями государственных стандартов ЕГСД, ЕСКД, ЕСТД, СПДС, ЕСТПП, ЕСПД, САПР, ЕКС АС, ЕСС и СТД АСУ, СИБИД и др., приказами, указаниями руководства организации и Главархива СССР, нормативно-методическими документами других учреждений государственной архивной службы СССР, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения, перечнями НТД по строительству и машиностроению, подлежащей приему в государственные архивы СССР, положением об ЭК. При проведении экспертизы ценности в необходимых случаях следует привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений государственной архивной службы СССР, а также специалистов других учреждений. 8.7.9. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже одного раза в год. При определении ценности научно-технической и управленческой документации на заседании комиссии присутствуют все ее члены. ЭК является совещательным органом. Решения принимаются большинством голосов и утверждаются руководителем организации. Решения, касающиеся отбора НТД на государственное хранение или уничтожение, вступают в силу после рассмотрения их на ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР и утверждения руководителем организации. 8.7.10. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы ЭК содержат следующие решения: - об одобрении перечней проектов, проблем; - об одобрении описей НТД, отобранной для постоянного хранения и актов на уничтожение НТД, утратившей научно-историческое и практическое значение; - об изменении сроков хранения НТД, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения; - об определении состава особо ценных документов; - об установлении сроков хранения НТД после создания фонда микрокопий; - об одобрении номенклатур дел. Протоколы ЭК утверждаются руководителем организации после их рассмотрения на ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. Документирование деятельности ЭК организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии. 9. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА НТД НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ 9.1. Организация работы по подготовке НТД к передаче на государственное хранение 9.1.1. Работа СНТД организации по подготовке НТД к передаче на государственное хранение ведется на основании отраслевого плана-графика упорядочения и передачи НТД на государственное хранение в государственные архивы и пятилетнего плана работы СНТД. 9.1.2. Основными частями пятилетнего плана работы СНТД являются ежегодные планы-графики упорядочения и передачи документов на государственное хранение в государственные архивы, согласованные с соответствующими государственными архивами и утвержденные руководством организаций, в которых функционируют СНТД (Прил. 8). 9.1.3. Выполнение СНТД ежегодных планов-графиков контролируется министерством или ведомством (главным техническим управлением, управлением делами и т.д.), которому подчинена организация, и соответствующим государственным архивом. 9.1.4. Подготовка НТД к передаче на государственное хранение проводится СНТД или специализированным отделом (группой) государственного архива, или кооперативом по договору, заключенному с организацией. Руководитель специализированного отдела государственного архива в соответствии с состоянием НТД организации и на основании перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, определяет объем и виды работ, согласовывает с руководством организации сроки начала и окончания работ, устанавливает их общую стоимость в соответствии с действующими расценками. В процессе выполнения работ при согласии обеих сторон допускается внесение в договор тех или иных изменений и дополнений, которые фиксируются в дополнительном соглашении. Оно составляется и в том случае, если срок действия договора требует продления. 9.1.5. Обработка и описание документов проводится только при наличии утвержденного ЭПК учреждения государственной архивной службы СССР перечня проектов, проблем. 9.1.6. Обработка и описание НТД - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания определяется фондовая принадлежность документов, проводится систематизация, экспертиза ценности НТД по проектам (темам), формирование и описание единиц хранения, составляется опись, единицы хранения шифруются по описи, составляется (дополняется) историческая справка. 9.2. Определение фондовой принадлежности документов 9.2.1. В процессе определения фондовой принадлежности создаются архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции. 9.2.2. Архивный фонд создается из документов организации, обладающей правовой самостоятельностью, имеющих политическое, народнохозяйственное, научно-историческое, социально-культурное значение. В состав архивного фонда может входить: управленческая, научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная, картографическая документация, документы на машинных носителях, кинодокументы, микроформы, фотодокументы, видеофонограммы, фонограммы. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующей организации, указываются переименования в хронологической последовательности. 9.2.3. Объединенный архивный фонд создается из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, имеющих между собой исторически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, местонахождение, преемственность и т.д.). Объединенному архивному фонду присваивается обобщенное наименование. 9.2.4. Архивная коллекция НТД создается из научно-технических документов, образовавшихся в результате деятельности одной или нескольких организаций и объединенных по одному или нескольким признакам. В названии архивной коллекции отражается принцип подбора документов (тематический, географический, хронологический, номинальный) и при необходимости указывается ее составитель (частное лицо, организация). 9.2.5. Фондовая принадлежность определяется для каждой группы документов по названию организации или предприятия-разработчика, взятому: - для научно-исследовательской, технологической и программной документации - с титульного листа; - для проектной и конструкторской документации - с основной надписи документа, титульного листа; - для документов на машинных носителях - на основании их реквизитов по ГОСТ 6.10.4-84. 9.2.6. Научно-техническая документация, созданная организацией - соразработчиком проекта (темы), поступает на государственное хранение в составе фонда организации-генпроектировщика (головной организации), а также в составе фонда организации-соразработчика, являющейся источником комплектования государственного архива. 9.3. Составление исторической справки 9.3.1. Историческая справка составляется при упорядочении управленческой документации. При составлении перечня проектов, проблем и упорядочении научно-технической документации историческая справка дополняется необходимыми сведениями. 9.3.2. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда. В первом разделе справки приводятся в хронологической последовательности следующие сведения: - названия распорядительных документов о создании, преобразовании и ликвидации организации; - крайние даты деятельности организации; - задачи и функции организации и их изменения; - основные проблемы, стоявшие перед организацией в течение всего периода ее деятельности; - место организации в системе ведомственного аппарата, народного хозяйства или общественно-культурной жизни; - масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; - изменения в названии и подчиненности организации; - структура организации и ее изменения; - наличие организаций-соразработчиков; - наличие и фамилии выдающихся авторов научно-исследовательских, конструкторских, технологических, проектных разработок. Во втором разделе справки приводятся следующие сведения: - наличие в фонде различных групп документов; - количество дел в фонде по каждой группе и крайние даты дел фонда; - время поступления фонда в СНТД; - изменения в составе и объеме фонда и их причины; - факт передачи некоторых подлинников в другие организации; - состав и содержание НТД, ее значение для истории отрасли, науки и техники; - крайние даты первой передачи документов на государственное хранение; - место передачи; - степень сохранности документов. В третьем разделе справки приводятся следующие сведения: - обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда; - состояние учета НТД; - состояние научно-справочного аппарата к фонду; - исследование документов фонда (его цели). 9.3.3. В первом разделе исторической справки к архивной коллекции приводятся сведения по истории ее создания, о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве), о составителе. Второй и третий разделы исторической справки о коллекции аналогичны соответствующим разделам справки о фонде. 9.3.4. Историческая справка печатается в четырех экземплярах, подписывается руководителем организации и передается в государственный архив вместе с перечнем проектов, проблем. В государственный архив поступает три экземпляра, один хранится в СНТД. При последующих представлениях описей единиц хранения приводятся дополнительные сведения об изменениях в истории фонда и документов. 9.4. Систематизация документов в пределах фонда 9.4.1. Систематизацией документов фонда называется научная группировка и последовательное расположение их в пределах фонда. 9.4.2. В пределах фонда НТД прежде всего систематизируется по группам (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация по строительству). По каждой группе систематизация проводится самостоятельно, а в пределах группы - по комплексам. 9.4.3. Комплекс научно-технических документов - это совокупность научно-технических документов, образующихся при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления, проектировании объекта капитального строительства. Систематизация документов по комплексам проводится по признакам, которые служат основой систематизации документов для каждой группы НТД. 9.4.4. Научно-исследовательская документация систематизируется по логической взаимосвязи и последовательности создания документов (в отчеты по НИР, например, включаются промежуточный отчет, этапный, итоговый). Систематизация научных документов может вестись по хронологии составления документов, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей). Отчеты, выполненные по заказам сторонней организации, систематизируются отдельно. 9.4.5. Конструкторская документация систематизируется в соответствии с последовательностью (стадийностью) разработки машин и механизмов и структурой самого изделия. Документы проектных стадий располагаются в соответствии с последовательностью их подготовки (техническое предложение, эскизный проект, технический проект, рабочие чертежи). Документы по испытаниям изделия систематизируются в соответствии с хронологией их составления. Конструкторскую документацию на модифицированное изделие располагают после документации либо на все базовое изделие, либо на ту часть базового изделия, на которую имеется модификация. 9.4.6. Технологическая документация систематизируется по ГОСТ 3.1201-85. 9.4.7. Проектная документация для строительства систематизируется по одному из признаков (предметно-тематическому, хронологическому, географическому), обеспечивающему логическую группировку и поиск документов. Типовые проекты систематизируются по номерам серий. Документы проектных стадий располагают в принятой последовательности проектирования (проектное задание, технический проект, рабочие чертежи). Систематизация ПД по реконструкции аналогична систематизации КД на модификацию. Проектная документация по строительству систематизируется внутри стадий по частям. 9.4.8. Одновременно с систематизацией проводится экспертиза ценности документов проекта. К уничтожению выделяются дубликаты документов, документы, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники по ГОСТ 13.1.101-79, документы, не имеющие практической и исторической ценности; чертежи, отсутствие на которых основной надписи не позволяет отнести их к какому-либо проекту. По завершении обработки документов составляется акт о выделении НТД к уничтожению (Прил. 9). Документы в акте группируются по проектам (темам), чтобы не вписывать отдельно каждый документ. Акт подписывается членами ЭК, утверждается руководителем организации и согласовывается с архивным учреждением. 9.5. Формирование и техническое оформление единиц хранения <*> -------------------------------- <*> В разделе не рассматривается процесс формирования и технического оформления единиц хранения из машиночитаемых документов. Об этом см. ГОСТ 28388-89 и Р 50-75-88. |
Похожие:
 | Журнал – это книга для записи, учета, регистрации сведений и информации. Журнал позволяет быстро определить и проконтролировать ход... | | Рекомендации по заполнению Формы 1 по учету сведений о результате научно-технической деятельности (объекте учета), полученном за... |
 | Дисциплина: «Подготовка технической документации и правовое сопровождение строительства» | | Проверять у граждан, пребывающих в запасе, основные документы воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки... |
| Департамент труда и социальной защиты населения администрации города евпатории республики крым | | О-эпидемиологические правила и нормативы (далее санитарные правила) направлены на охрану здоровья детей при осуществлении деятельности... |
| Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования... | | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
| Настоящим регламентом устанавливаются правила обращения пользователей системы «Управление закупками» в службу технической поддержки,... | | Данное приложение регламентирует правила оформления научно-исследовательской работы, представляемой на конкурс |