Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях
Скачать 1.4 Mb.
|
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается использование люминесцентных ламп типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Освещенность в соответствии с ГОСТ 7.50-84 и ОСТ 55.6-85 не должна превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 30 лк, на рабочих столах - 100 лк. Предельно допустимая освещенность на поверхности документов - 50 лк. Освещенность измеряется люксметром типа Ю-16. 4.1.21. В хранилищах и рабочих помещениях СНТД должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день. 4.1.22. Помещения хранилищ должны содержаться в порядке, исключающем возможность накопления пыли, появления плесени, насекомых, грызунов. Для защиты документов от пыли необходимо проводить систематическую влажную уборку. Полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей протирают водными растворами формалина (2-процентным) или катамина АБ (4 - 5-процентным) не реже одного раза в месяц. Не реже одного раза в год должно проводиться обеспыливание хранилищ, стеллажей, средств хранения с помощью электропылесосов. 4.1.23. В воздухе помещений хранилищ среднесуточная концентрация вредных примесей не должна превышать санитарные нормы, установленные Министерством здравоохранения СССР. Оценка количества вредных примесей осуществляется по ГОСТ ССБТ 12.1.014-84. При отсутствии приборов, позволяющих определить количество вредных примесей на месте, следует обращаться в лабораторию коммунальной гигиены санитарно-эпидемиологической станции. Содержание пыли в воздухе не должно превышать 0,15 мг/куб. м. 4.1.24. В помещениях, предназначенных для хранения документов на магнитных носителях, напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м в соответствии с РД 50-524-84. 4.1.25. Не допускается временное размещение или хранение документов в хранилище на полу, подоконниках, в неразобранных кипах. В хранилище запрещается временное размещение или хранение документов, пораженных биологическими вредителями. Запрещается пропитывать основу технических документов на калечных носителях машинным маслом, керосином, скипидаром. 4.1.26. Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов (в начале и конце отопительного сезона), в первую очередь документов, длительно хранящихся без использования, а также документов, поступающих на хранение. Особое внимание уделяют документам, находящимся в помещениях с неустойчивым режимом хранения. 4.1.27. При обнаружении в хранилище биологических вредителей должны приниматься необходимые меры по обработке документов, средств хранения, помещений. При массовом поражении документов проводят общую дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ и находящихся в них документов силами санэпидемстанций. 4.1.28. Механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами, проверок их наличия и состояния, мероприятий по п. 4.1.30. Степень повреждения оценивают визуально, выделяя при этом документы, подлежащие предупредительному ремонту, и документы, подлежащие реставрации. Ремонт могут выполнять работники СНТД с учетом рекомендаций, данных в прил. 1 к ГОСТ 7.50-84. Реставрацию документов должны осуществлять только специалисты. 4.1.29. Помещения для хранения научно-технической документации оборудуют стационарными или передвижными металлическими стеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками и сейфами. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки - боксы с металлическими перегородками и полками. Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом. 4.1.30. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Стеллажи и элементы конструкций помещений разделяют проходами. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих норм: ширина главных проходов между рядами стеллажей или шкафов - 1,2 м; расстояние между стеллажами, между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 0,75 м; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 0,45 м; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа должно быть не менее 0,15 м, в цокольных этажах - не менее 0,3 м. 4.1.31. Номенклатура и размеры оборудования, а также расстояние между полками стеллажей (шкафов) определяются с учетом применяемых систем и средств хранения, особенностей и размеров документов и требований к их размещению. 4.1.32. Для контроля за состоянием документов на пленочной основе должно быть предусмотрено следующее необходимое оборудование: монтажный стол, микроскоп, аппараты для чтения микрофильмов и прослушивания звукозаписей. Для размещения справочных картотек и каталогов научно-технических документов устанавливаются картотечные шкафы. 4.2. Размещение документов в хранилище 4.2.1. Все поступающие в СНТД документы размещаются в соответствующих хранилищах или отдельных изолированных частях хранилищ, специализированных на хранении подлинников или копий научно-исследовательских и технических документов на кальке, бумажной, пленочной и другой основе, в порядке их поступления. Подлинники аннулированных и замененных по "извещениям об изменениях" конструкторских документов хранят в бюро (группе) подлинников отдельно от действующих подлинников. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно. В необходимых случаях составляется план (схема) размещения документов в хранилищах. 4.2.2. Хранение подлинников технических документов осуществляется в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ ЕСПД 19.602-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80 и ОСТ 55-6-85. Допускается хранить подлинники в пределах индекса изделия без учета формата. Подлинники (кальки), выполненные на листах формата А1 и более, хранят в свернутом виде на скалках. Допускается хранить подлинники, выполненные на листах формата А1, в развернутом виде. Складывать подлинники не разрешается. Кинодокументы могут храниться на стеллажах ДЖЭ4.393-001 или в металлических шкафах. Микрофильмы и кинодокументы рекомендуется хранить с соблюдением требований ОСТ 55.1-84 в горизонтальном положении в металлических коробках, которые размещаются в металлических шкафах или на стеллажах. Микрофиши устанавливаются в ящики (кассеты) и хранятся в вертикальном положении в шкафах в соответствии со СТ СЭВ 372-76. Фотодокументы хранятся в вертикальном положении на ребре в соответствующей упаковке (контейнеры, банки, коробки, папки, обложки, конверты) и с соблюдением требований ОСТ 55.2-84; размещаются в выдвижных шкафах, ящиках картотечного типа, сейфах, на полках с закрывающимися дверцами. Коробки с фонодокументами на магнитной ленте шириной 6,25 мм размещаются на стеллажах, изготовленных из неферромагнитного материала, в вертикальном положении с соблюдением требований ОСТ 55.3-84. Документы на машинных носителях хранятся в соответствии с ГОСТ 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88 и ГОСТ 28388-89. Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах. 4.2.3. Расстановка средств хранения на полках стеллажей и шкафов и плотность их заполнения документами должны обеспечивать свободное перемещение коробок, размещение документов в них. Зазор между полкой стеллажа и коробкой должен быть не менее 0,02 м. 4.2.4. Все помещения хранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки, коробки или контейнеры нумеруются. Коробки нумеруются в соответствии с учетными документами СНТД. Помещение рекомендуется нумеровать буквенными индексами; стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - сверху вниз слева направо. 4.3. Порядок выдачи документов из хранилищ, транспортировка и упаковка документов 4.3.1. Научно-технические документы выдаются из хранилищ для использования (см. разд. 7); для проведения архивных работ; для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию, обработке документов с целью обеспечения их сохранности. Перед выдачей каждой единицы хранения или документа из хранилища и при возвращении в хранилище проверяется их соответствие учетным документам. 4.3.2. Подлинники научно-технических документов для использования, как правило, из хранилищ не выдаются. Выдача подлинников осуществляется только в случаях, предусмотренных в п. 7.2.1 настоящих Правил. В остальных случаях выдаются копии научно-технических документов. Выдача микрофильма-подлинника для использования допускается ГОСТ 13.1.101-79 в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с обязательной регистрацией в карточках учета. Подлинники документов на машинных носителях выдаются только для изготовления дубликатов (ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89). 4.3.3. Документы, как правило их копии, выдаются из хранилищ на срок, не превышающий 10 дней, - для сотрудников организации, в отдельных случаях на 3 месяца - для сотрудников других организаций, подчиненных тому же министерству. По истечении установленных сроков при необходимости задержать документы пользователи должны представить их в СНТД для перерегистрации с одновременной проверкой их сохранности. 4.3.4. При получении документов пользователи обязаны проверить их состояние, комплектность и расписаться в получении. При возвращении документов сотрудники СНТД обязаны проверить их состояние, комплектность и погасить расписку пользователя в его присутствии. 4.3.5. При выездах в командировки на срок свыше 2 недель, уходе в отпуск или увольнении сотрудники организации обязаны сдать в СНТД полученные ими экземпляры документов. 4.3.6. Выдача документов из хранилищ регистрируется в соответствующих книгах и карточках учета движения НТД (Прил. 2): для рабочего использования сотрудниками СНТД; для использования в других подразделениях данной организации; для выдачи во временное пользование другим организациям. 4.3.7. Выдача документов из хранилищ производится на основании: - разрешения руководителя организации; - заказа на снятие светокопий; - заказа на выдачу документов в помещение для работы сотрудников, в читальный зал (Прил. 3); - акта приема-передачи НТД во временное пользование (Прил. 4); - заказов на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и др. 4.3.8. Выдача документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, составленным в двух экземплярах, на основании гарантийного письма организации-получателя. Направление единиц хранения (документов) для реставрационно-восстановительных работ в другие организации оформляется заказом по форме акта о выдаче дел во временное пользование. Приемо-сдаточные акты хранятся в СНТД передающей и принимающей организаций вместе с гарантийными письмами. 4.3.9. При возвращении документов, выданных во временное пользование другим организациям, проверяется наличие и физическое состояние каждого листа документа. В приемо-сдаточном акте и гарантийном письме делается отметка о получении документов, проставляется дата и подпись лица, принявшего эти документы. 4.3.10. При утрате или повреждении документов заведующий (начальник) СНТД в присутствии представителя организации, использовавшей материалы, составляет акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта направляется руководителю организации, которой были переданы во временное пользование документы, для принятия мер к розыску утраченных или восстановлению поврежденных документов; второй экземпляр акта направляется руководителю организации - держателя подлинника; третий экземпляр акта остается в организации, предоставившей документы во временное пользование. В инвентарной книге делается соответствующая отметка. 4.3.11. При выдаче документов во временное пользование на место каждой выдаваемой из хранилища единицы хранения или документа помещается карта-заместитель, в которой указываются: номер единицы хранения, номера листов, количество листов (отдельно текст и графическое изображение), номер по книге выдачи, когда и кому выдана единица хранения или документ, срок возврата, отметка о возвращении единицы хранения или документа, а также проставляются подпись и должность сотрудника, выдавшего документ. После возвращения единицы хранения (документа) в хранилище проводится проверка соответствия ее данным, содержащимся в карте-заместителе, затем карта-заместитель изымается и используется при следующей выдаче. 4.3.12. Перемещение и транспортировка документов осуществляется с соблюдением необходимых мер предосторожности, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту от технических повреждений, воздействия света, высокой влажности. 4.3.13. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте с соблюдением плотной укладки документов. 4.3.14. Документы, поступающие в СНТД после внутригородской или дальней перевозки, проходят контрольную проверку, при необходимости - специальную обработку и акклиматизацию. 4.4. Проверка наличия и состояния НТД 4.4.1. В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет в соответствии с требованиями разд. 4 настоящих Правил, проводит периодические и единовременные проверки наличия и состояния документов. При этом решаются следующие задачи: - установление фактического наличия научно-технических документов, находящихся на хранении в СНТД, и их соответствия итоговым записям учетных документов, а также проверка комплектности подлинников и копий научно-технических документов; - выявление научно-технических документов, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации. 4.4.2. Проверки проводятся не реже одного раза в 5 лет, а также в случае каких-либо нарушений условий хранения документов, необходимости их перемещения в другое помещение, при реорганизации и / или ликвидации организации, при смене заведующего СНТД. В обязательном порядке проверка наличия и состояния научно-технических документов проводится перед передачей их на государственное хранение. Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в СНТД, документы конкретного хранилища, отдельные виды научно-технических документов. 4.4.3. В ходе проверки устанавливается: соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) фактическому наличию единиц хранения (документов), внесенных в данную книгу (опись); соответствие имеющихся в наличии документов указанным в спецификациях или во внутренней описи единиц хранения; литерные и пропущенные номера единиц хранения в книге (описи), физическое состояние документов (фиксируются номера документов, нуждающихся в профилактической, реставрационной и другой обработке). Проверка наличия графической документации осуществляется полистно, при этом сверяется наименование реквизитов спецификации с наименованием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки). 4.4.4. Проверка наличия и состояния научно-технических документов в зависимости от поставленных задач может проводиться работниками СНТД или специальной комиссией, которая назначается руководителем организации. Результаты каждой проверки оформляются актом, утверждаемым руководителем организации. В учетные документы (инвентарные книги, описи) вносятся необходимые изменения. |
Похожие:
 | Журнал – это книга для записи, учета, регистрации сведений и информации. Журнал позволяет быстро определить и проконтролировать ход... | | Рекомендации по заполнению Формы 1 по учету сведений о результате научно-технической деятельности (объекте учета), полученном за... |
 | Дисциплина: «Подготовка технической документации и правовое сопровождение строительства» | | Проверять у граждан, пребывающих в запасе, основные документы воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки... |
| Департамент труда и социальной защиты населения администрации города евпатории республики крым | | О-эпидемиологические правила и нормативы (далее санитарные правила) направлены на охрану здоровья детей при осуществлении деятельности... |
| Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования... | | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
| Настоящим регламентом устанавливаются правила обращения пользователей системы «Управление закупками» в службу технической поддержки,... | | Данное приложение регламентирует правила оформления научно-исследовательской работы, представляемой на конкурс |