Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях
Скачать 1.4 Mb.
|
4.4.5. В акте проверки наличия и состояния научно-технической документации <*> указываются: основание проверки; количество единиц хранения (документов), числящихся по учетным документам; количество единиц хранения (документов), не обнаруженных при проверке; причины их отсутствия; меры, принятые по их розыску, а также дается общая характеристика состояния документов. -------------------------------- <*> См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил. 14. Акт готовится на основании итоговых записей листов проверки <*>, составляемых на каждую инвентарную книгу (опись). Допускается составление единого листа на все инвентарные книги (описи) СНТД. -------------------------------- <*> См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил. 15. Листы проверки нумеруются в пределах каждой проверки. 4.4.6. По окончании проверки наличия и состояния единиц хранения (документов) в каждой инвентарной книге (описи) после заверительной подписи делается запись "Проверено" и проставляются дата проверки и подписи исполнителей. 4.4.7. Если проверкой обнаружена недостача единиц хранения (документов), то организуется их розыск. При недостаче и неисправимом повреждении научно-технических документов, подлежащих передаче на государственное хранение, составляются соответствующие акты <*>, которые утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением. -------------------------------- <*> См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил. 17, 18. 4.4.8. При реорганизации или ликвидации организации и передаче ее функций другой организации СНТД принимает научно-технические документы ликвидированной организации вместе с учетно-справочным аппаратом к ним. Ликвидационная комиссия, назначаемая руководителем организации, составляет акт сдачи-приема, к которому прилагается акт проверки наличия и состояния научно-технической документации. 4.5. Хранение особо ценных документов, создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 4.5.1. Члены ЭК по согласованию и при участии специалистов-разработчиков и куратора государственного архива проводят выявление особо ценных документов. Выявление особо ценных научно-технических документов проводится с соблюдением общих требований, изложенных в нормативно-методических документах Главархива СССР <*>, как самостоятельный вид работы и в процессе подготовки перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение. -------------------------------- <*> См.: Основные правила работы ведомственных архивов, п. 4.6.1 - 5.6.2; Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 1980. 4.5.2. При выявлении особо ценных научно-технических документов проводится изучение соответствующей управленческой документации, а также всего комплекса специальной документации на различных носителях, находящейся на хранении в СНТД. 4.5.3. Учет особо ценных научно-технических документов осуществляется по описи, составляемой по установленной форме <*> в четырех экземплярах. При передаче документов на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив. -------------------------------- <*> См.: Основные правила работы ведомственных архивов, прил. 19. 4.5.4. Особо ценные документы хранятся обособленно от остальных документов СНТД в отдельном хранилище или отдельной изолированной части хранилища с регулируемым климатом, с автономной охраной и противопожарной сигнализацией. Для хранения особо ценных документов рекомендуется использовать стационарные отсеки - сейфы, оборудованные металлическими стеллажами, или металлические шкафы. 4.5.5. Особо ценные документы с дефектами носителя или текста передаются на специальную обработку или воспроизведение в первоочередном порядке. 4.5.6. Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. 4.5.7. В целях обеспечения сохранности особо ценных документов должен создаваться страховой фонд копий, а также фонд пользования копий особо ценных документов. Подготовку документов для их страхового копирования осуществляет СНТД. 4.5.8. При передаче научно-технических документов на государственное хранение в соответствующий государственный архив передаются также страховой фонд особо ценных документов и комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования. 4.5.9. Подготовка документов (единиц хранения) к передаче на страховое копирование осуществляется с соблюдением требований нормативных документов Главархива СССР: Основных правил работы ведомственных архивов, п. 5.7.12 - 5.7.18; Положения о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов (М., 1980). В заверительной надписи к единице хранения делается отметка о количестве замикрофильмированных документов и листов. 4.5.10. Хранение микрофильмов страхового фонда и фонда пользования должно осуществляться в специальных хранилищах с регулируемым климатом. 5. УЧЕТ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СНТД 5.1. Общие требования 5.1.1. Учет документов в СНТД является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в СНТД документы, извещения об изменении НТД, страховые копии, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на госхранение, а также описи единиц хранения. 5.1.2. Учет соответствующих видов документов в СНТД осуществляется по ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89. 5.2. Учетные документы СНТД 5.2.1. Единицей учета документации в СНТД являются: - для научной документации - отчет по теме НИР или другой вид документа, сброшюрованный в том (папку); - для конструкторской, технологической и проектной документации - лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованный в том (папку), микроформа, машиночитаемый документ. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, на каждом листе проставляется один инвентарный номер. 5.2.2. Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах по ГОСТ 2.501-88 и ГОСТ 28388-89. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной надписи чертежей, титульных листов переплетенных учетных единиц томов документов на машинных носителях. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе документации (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная для строительства). В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, микрофотокопии, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения, документация для служебного пользования. 5.2.3. Для учета научно-исследовательской документации ведутся отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: порядковый номер, обозначение, дата поступления, этап, наименование темы и ее номер, номер госрегистрации, через дробь - инвентарный номер ВНТИЦ, отдел (лаборатория) - разработчик, руководитель (отв. исполнитель) темы, количество листов, количество и номера экземпляров, примечание (Прил. 5). 5.2.4. Для конструкторской и технологической документации инвентарные книги учета подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов ведутся по ГОСТ ЕСКД 2.501-88 отдельно на изделия основного и вспомогательного производства; допускается вести отдельные инвентарные книги и по видам производства, при этом инвентарные номера не должны повторяться. В этом случае каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида изделия. Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно. 5.2.5. На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета по ГОСТ 2.501-88. На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточки учета можно не заводить. 5.2.6. Копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, могут регистрироваться не в отдельных инвентарных книгах, а в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ. 5.2.7. Инвентарная книга на проектную документацию, составленная в соответствии с требованиями по ГОСТ 21.203-78, аналогична инвентарной книге на конструкторскую документацию. Регистрация подлинников проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления проекта по отдельным самостоятельным частям. Допускается вести отдельные инвентарные книги на каждое сооружение, объект. В пределах каждой части на каждом чертеже или текстовом документе проставляют один инвентарный номер независимо от количества листов. Регистрация копийной проектной документации производится по отдельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета. 5.2.8. Принятые на хранение в СНТД микроформы регистрируются в инвентарной книге учета микроформ по ГОСТ 13.1.205-85. Допускается ведение отдельных инвентарных книг для учета микрофильмов на документацию по изделиям основного и вспомогательного производства, а также по видам производства, при этом инвентарные номера не должны повторяться. Каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида. Каждому принятому на хранение микрофильму (микрофише) присваивается инвентарный номер, который проставляется на начальном и конечном ракордах рулона (на специально установленном поле микрофиши). 5.2.9. Учет НТД на машинных носителях осуществляется по ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89. 5.2.10. Документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в СНТД, подлежат государственному централизованному учету в соответствии с прил. 30 к Основным правилам работы ведомственных архивов. 5.3. Учет передачи НТД другим организациям 5.3.1. Конструкторская и технологическая документация передается организациями-разработчиками другим организациям для изготовления опытного образца изделия, для освоения изделия на другом предприятии, для применения документации на изделие или его части в разработках других предприятий. Передача подлинников оформляется приемо-сдаточным актом по Р 50-81-88. Организации, передающие подлинники, оставляют у себя их дубликаты или копии, о чем делается запись в карточках учета документов. 5.3.2. Подлинники проектной документации для строительства передаются проектными организациями другим организациям в порядке, установленном ГОСТ СПДС 21.203-78 и Положением о порядке передачи подлинников документации действующим предприятиям, утвержденным министерствами и согласованным с Главархивом СССР. Подлинники типовой проектной документации на здания и сооружения подлежат учету и хранению в Центральном институте типового проектирования (ЦИТП) Госстроя СССР. Документация, имеющая научно-историческое значение и подлежащая передаче на государственное хранение, передается дирекции предприятия в виде дубликатов. Передача документов оформляется приемо-сдаточным актом, о чем делается запись в карточке учета документов. 5.3.3. Документы на машинных носителях передаются другим организациям в порядке, установленном ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89. 6. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ СНТД 6.1. Общие требования 6.1.1. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в СНТД создается научно-справочный аппарат (НСА) к документам, который включает в себя справочники по учету и содержанию документов, создаваемых в организации. 6.1.2. Состав научно-справочного аппарата СНТД определяется составом и содержанием хранящейся в СНТД документации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. 6.1.3. Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: перечни проектов, проблем, описи единиц хранения, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания 6.2. Виды НСА к НТД 6.2.1. Перечни проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение (Прил. 6), создаются в процессе экспертизы ценности НТД и служат одновременно целям учета и обеспечения сохранности документации, подлежащей передаче в государственные архивы <*>, а также ее поиска. -------------------------------- <*> О составлении перечней проектов, проблем и описей единиц хранения см. разд. 9 настоящих Правил. 6.2.2. Описи единиц хранения создаются в результате описания и научно-технической обработки НТД, включенной в перечень проектов, проблем, служат целям учета и одновременно являются справочниками по составу и содержанию, обеспечивают поиск документов. 6.2.3. Каталоги научно-технических документов создаются в процессе каталогизации для обеспечения оперативного и полного поиска документов и документной информации, являются справочником по составу и содержанию НТД. Как правило, в СНТД создаются карточные каталоги. Систематизация карточек в каталогах производится в соответствии с индексами принятой в организации схемы классификации информации (отраслевым классификатором или рубрикатором). 6.2.4. Формирование и функционирование каталогов определяются составом и содержанием НТД, способом передачи информации. По способу включения информации каталоги научно-технических документов делятся на предметные, авторские (именные), систематические, инвентарные, номерные, объектные, географические, тематические. Каталоги могут быть созданы по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической документации, каталоги карт); способу передачи информации (каталоги микрофильмов, фотодокументов и т.п.); бывают служебными (для внутреннего пользования) и для исследователей; существуют каталоги традиционные (для ручного поиска) и автоматизированные. 6.2.5. Каталожная карточка (Прил. 7) имеет основные графы, порядок заполнения которых следующий. В графе "Обозначение" проставляется шифр отрасли, комплекса, объекта, изделия, научной работы согласно принятой в организации системе индексации. В следующих графах полностью указываются наименование комплекса (проблем), проекта (объекта, изделия, темы НИР), части проекта (узла, сборочной единицы), чертежа (текстового документа). В графе "Номер госрегистрации ВНТИЦентра" в числителе указывается номер государственной регистрации, а в знаменателе - инвентарный номер, присвоенные научной работе или опытно-конструкторской разработке во Всесоюзном научно-техническом информационном центре. В графе "Стадия (этап)" указывается стадия проектирования объекта, изделия или этап научной разработки. |
Похожие:
 | Журнал – это книга для записи, учета, регистрации сведений и информации. Журнал позволяет быстро определить и проконтролировать ход... | | Рекомендации по заполнению Формы 1 по учету сведений о результате научно-технической деятельности (объекте учета), полученном за... |
 | Дисциплина: «Подготовка технической документации и правовое сопровождение строительства» | | Проверять у граждан, пребывающих в запасе, основные документы воинского учета, на основании которых заполняется раздел 2 личной карточки... |
| Департамент труда и социальной защиты населения администрации города евпатории республики крым | | О-эпидемиологические правила и нормативы (далее санитарные правила) направлены на охрану здоровья детей при осуществлении деятельности... |
| Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования... | | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
| Настоящим регламентом устанавливаются правила обращения пользователей системы «Управление закупками» в службу технической поддержки,... | | Данное приложение регламентирует правила оформления научно-исследовательской работы, представляемой на конкурс |